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采购控制制度受控状态制度采购控制制度________________文件名称但=考证执行监督部门部门部门第章总则1明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规的定,确保采购过程透明化第2条责权单位.采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作
1.总裁负责本制度制定、修改、废除等的审批2财务部门对采购订单进行审核,特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关第条合同审批23根据《采购授权审批制度》的相关规定,报相关人员按权限进行审批第条登记采购订单
24.采购员应该按编号编制采购订单一式四联1一联提出请购部门,以便让请购部门验证订单的内容是否符合他1们的要求一联提交质量管理部门,一联提交仓库保管部门,作为验收的标2准一联提交财务部,作为入账凭证3采购员要及时对采购订单进行归档,在采购订单每月存档时应检查
2.已处理的采购汀单是否连续编号.定期汇总所有被取消和修改过的订单,并编制报表
3.定期汇总所有未完成的采购申请,并编制报表4第章附则7第条本制度经总裁审批后,自颁布之日起执行25第条本制度由采购部负责解释编制审核批准26日期日期日期修改修改修改标记处数日期精品文档精心整理采购质量控制制度、目的1对采购过程质量进行控制,确保本公司采购的原材料及产品能满足规定的要求、适用范围2适用于本公司对采购过程质量的控制、职责3企业的物资采购有供销部归口管理控制
3.1供销部组织实施供方的调查评定及业绩考核,并负责向合格供方采购所需物资
3.2生技部、质量部按管理分工的范围,参与对采购质量的控制
3.
3、工作程序4供方的分类
4.1为便于供方评定及控制,企业将材料、辅料,按重要性分为、二类,即A B类直接影响最终产品使用或卫生安全性能,可能导致顾客投诉的物资如、A BOPPLDPE膜等;类不影响产品使用性或稍有影响但可补救的物资,包装及辅助材料等起辅助作用的B物资,如合格证、包装物供方的控制
4.2对合格供方,供销部负责执行动态管理,每年组织相关部门及人员按、分类要
4.
2.1A B求,对其进行综合评价根据评价结论,适当调整《合格供方名录》日常管理可依据供货质量记录,准确掌握其产品质量的波动情况类物资出现一
4.
2.2A次质量问题应以质量情况通知的形式向其提出警告,限期整改类出现两次同类A质量问题,应以质量情况通知的形式通知其停止供货,经整改合格后,应重新申请供货整改期间质量部应调整抽检方案类整改后,经验证仍不能达标者,应从《合格供方名录》中予以剔除423A类物资出现质量问题按退货处理,并考虑其合格供方资格B供销部应根据供货计划,汇总采购资料该资料应清楚说明
4.
2.
3、物资标识类别、型号、等级等A、技术资料标识标准规范、过程要求、检验规程等的名称、编号、版本等B、适用于该产品的质量体系标准标识标准名称、编号、版本等C采购资料发放前,应经供销部经理审批其适用性
4.
2.4供销部根据生技部提供的采购资料和生产计划及库存情况,形成每次采购所需要的
4.
2.5《采购清单》,供应人员凭《采购清单》的要求向合格供方进行采购外协加工的电话通知.采购或外协加工回来的材料由供销部安排送检.(本公司无外协加工产品)
4.
2.6本公司所采购的原材料由于无法检验出该产品的卫生指标,故对所采购的产品由供
4.
2.7方提供原材料检验合格证明或报告;其中直接与食品接触的原料应符合成型品的卫生标准,并提供相应的证据检验合格证明或报告是有自检能力的厂家提供的合格证明,或无自检能力的厂家委托有检验能力的厂家或机构提供的证明或检验报告;原辅材料必须使用食品用原辅材料企业应制定原辅材料使用台帐,原材料不得使用外购回收料及受污染的原料
4.
2.8经质量部验收合格的材料,由仓库保管员填写《入库单》,办理入库手续,并按《仓
4.
2.9库管理制度》进行保管、相关文件5《不合格品控制制度》《仓库管理制度》、质量记录6《采购清单》《入库单》供方评价准则、目的1为选择合适的供方,对采购过程质量进行控制,特编制本规则、适用范围2适用于本公司对供方选择评价的控制、准则内容3供方的分类
3.1为便于供方的评定及控制,公司将原材料、外购件、外协件,按重要性分为、类,A B-即类直接影响最终产品使用或安全性能,可能导致顾客投诉的物资如、等;A BOPPLDPE类不影响产品使用性能或稍有影响但可补救的物资,包装及辅助材料等起辅助作用B的物资,如合格证、包装箱类供方选择评价准则
3.2A根据满足本公司采购合同要求,对供方评价、选择准则可包括)供应商的产品质量、售后服务及历史业绩,如满足质量要求的生产设备、人员、技术A水平和检测手段,确保供货及时,售后服务到位,价格合理)供应商的质量保证能力B)经济实力、商业信誉及物资证明C)供应商的合法性,满足法律法规的要求D类供方选择评价准则
3.3B)供应商的产品质量、售后服务及历史业绩,如满足质量要求的生产设备、人员、技术A水平和检测手段;确保供货及时,售后服务到位,价格合理)供应商的合法性,满足法律和法规的要求B)可随时进行调换C供方评价
3.4评价、选择原则
3.
4.1企业本着“求近避远,专业对口,择优和促进竞争”的原则选择供方对提供类物资的供方
3.
4.
24.2A)初选调查+营业执照+产品质量认证(如有)A对提供类物资的供方,供销部牵头组织质检部及相关部门人员对该供方进行现场评A价,结合《供方评价准则》,选择评价供方,平定结果作为列入合格供方的主要依据)已选每年业绩评定B对已建立供货关系的供方,由供销部根据该供方的供货业绩,作出评定结论,决定是否列入合格供方对提供类物资的供方,供销部进行调查了解情况,作出选择评价意见343B供方选择
3.
4.4供销部依据评定意见及调查或业绩评定等情况,提出《合格供方名录》,分别建立各供方档案,并妥善加以保管、质量记录4《供方调查表》《供方(业绩)评价表》《合格供方名录》采购文件、目的按采购文件规定的要求对原辅材料以及外协件质量的控制
1、职责2供销部负责采购文件的编制及管理
2.1质量部负责采购的原辅材料、以及外协件质量的控制(检验/验证)
2.
2、工作程序3采购文件
4.
4.1供销部负责人应按规定的要求制定采购计划、采购清单、采购协议、采购合同等采购文件采购文件应包括拟采购产品的信息
4.
4.
1.1)对产品的质量要求(可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件);a)对产品的验收要求;b)其他要求,如价格、数量、交付等c采购文件的管理应按《技术文件管理制度》执行
441.2计划
441.
2.1供销部根据《月生产计划》及库存情况编制《月采购计划》,经总经理批准后实施采购对于临时采购的物资,相关部门填写《临时采购要求单》,报供销部经理批准,交供销部实施的实施
441.
2.2)供销部根据批准的《月采购计划》、《临时采购要求单》,按照采购物资技术标a准在《合格供方名录》中选择供方并进行采购;)第一次向合格供方采购重要和一般物资时,应签定《采购合同》,明确品名规格、b数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等;)供销部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方;c)采购前采购员应核实提供给供方技术的要求是否有效,将《采购清单》交供销部d经理确认后实施采购、质量记录5《采购计划》《采购清单》采购检验(验证)制度《采购合同》、目的采购的原辅材料、零科件以及外协件质量的控制
1、职责2供销部负责实施采购,以及采购回物质的送检
2.1质量部负责采购的原辅材料、以及外协件质量的控制(检验/验证)
2.
2、工作程序3送检
3.1供销部采购回材料和辅料,并及时报检,由仓库保管员填写《送检单》,报质量部检验员进行检验检验/验证
3.2质量部检验员接到《送检单》后,核对送检产品及数量、质保单,然后开展检验工作检验员依据《进货检验卡片》抽取原辅材料,按照检验项目、内容进行检验,并按照判定方案进行判定,检验员应做好检验记录检验/验证判定
3.3检验/验证合格的在《送检单》上签字“合格”检验中发现的不合格品,由质检
3.
3.1员作好标记按照《不合格品控制制度》进行退货处理所采购的原材料由于无法检验出该产品的卫生指标的,故对所采购的产品由供方提
3.
3.2供原材料检验合格证明或报告;检验合格证明或报告是有自检能力的厂家提供的合格证明,或无自检能力的厂家委托有检验能力的厂家或机构提供的证明或检验报告;原辅材料必须使用食品用原辅材料原材料不得使用外购回收料及受污染的原料检验合格材料由仓库保管员根据《送检单》中检验员签字进行验收入库
3.
3.
3、相关文件4《不合格品控制制度》《原材料检验卡片》、质量记录5《送检单》《进货检验记录》要建立一套有效的质量控制体系之外,首先可从质量的源头开始进行控制,与供方协商一致明确验收准则,也就是在“订购合同”中明确质量标准,并制定进货检验规程,因为合格的原材料投入,是生产出合格产品的前提,其次再辅以过程质量控制和成品的质量把关,基本上可以将的质量问题在事前及企业内部得到有效控制只要60%〜80%注重事前的预防和控制工作,才有可能从根本上提高产品的质量,降低生产成本例如在箱纸板和瓦楞原纸进货检验时,常规情况下可从两个方面进行,即“外观检验”与“物理性能检验”但很多中小包装企业不具备“物理性能检验”的能力,没有相应的检验设备,因此只能从外观上来判定箱纸板和瓦楞原纸的合格情况如箱纸板和瓦楞原纸表面平整情况、纤维组织均匀,纸幅间厚薄一致,每批箱纸板应色泽基本一致,不许有明显的毯印和露底现象箱纸板和瓦楞原纸应切边整齐,不许有折子、洞眼、硬杂物、破孔、裂口、缺边、缺角、薄边、毛边、褶皱及其它影响使用的外观纸病卷筒纸断头是否作明显标志等等来判定质量的好坏但由于箱纸板和瓦楞原纸的特殊性,使检验人员无法在事前,仅靠简单的外观检验来真正发现或检查出原纸的内部不良情况,最终影响生产的正常运行对此类问题可先通过对协商认可(合格)的原纸小批量试生产来进行检验,试生产过程中作好各类反应质量现象等数据、信息收集如在原纸预热时通过观察蒸发的“雾气”来确定水分含量的大小;纸筒接头是否用胶带纸牢固粘接好,每个卷筒纸接头有多少个,纸筒的松紧边情况及上面谈到的各类纸病,生产出来的箱片面纸是否存在外观不良等等并将存在的质量情况记录下来,作为后续质量检验的参照;同时将每一次的质量记录情况进行比较,通过分析其中存在的连续波动情况来确定原材料的质量稳定情况,进而综合评定检验批原纸的合格情况,进而确定是否继续进货此外还可利用对库存量及库存周期的管理来做好对原纸的进货检验很多中小包装企业由于原纸仓库比较小,本身就限制了原纸的库存量在实际运作过程中,又忽视了对原纸仓库的有效管理,将仓库的原纸库存量当作“备货”对待,没有做到“先进先出”的仓库管理习惯于对刚到的原纸经初步的外观检验后,立即投入生产使用,结果导致不断的出现原纸的质量问题而与供应商进行频繁交涉为了有效解决以上存在的问题,同时又考虑到中小包装企业“现金流”需求快速周转的现状,并合理的降低采购成本与检验成本可将仓库的“先进先出”管理与进货检验有效的结合起来,让每次进货的原纸先暂放于规定区域(待检区),经初步外观检验合格后,采用科学的抽样方法将样品(原纸筒)投入生产线试生产,及时记录质量情况并与以前的记录进行比较,来确定本批原纸合格与否经外观检验和生产试用合格的原纸再予以入库,不合格的原纸按不合格品方式进行处理这样即解决了库存原纸长期不用而导致的质量下降,又实现了对原纸质量的有效控制,何乐而不为呢!第章采购方式控制2第3条采购方式分类.订单采购方式1采购部根据批准的请购单签发订购单,订购单上注明求购商品或劳务1的具体项目、价格、数量、交货时间等,送交供应商并表明购买意愿供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳务2订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性
3.合同订货方式2采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水1平、运输条件、结算方式等项内容达成一致,并且以购销合同的形式确定下来供应商按合同提供货物并取得货款,企业按合同验收货物并支2付款项.直接采购方式3采购人员根据批准的请购单,就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式.比质比价采购方式4选择三家以上的供应商,就其质量、价格、供货期等进行对比分析,在符合质量标准的前提下,选择价格最低的供应商.紧急采购方式5因紧急情况,需要以最快的速度使采购商品或劳务到位紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用第条采购方式选择
4.根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式1一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式
2..小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式3重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊
4.的审批程序后,采用订单或合同方式或者比质比价方式大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购
5.以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式第章采购数量控制3第条采购数量应该严格按照采购计划进行确定5第条采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的6范围内第条检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签7字同意第条对于需大量采购的原材料、零配件等,必须做各种采购数8量对成本影响的分析,将各种请购进行有效的归类,然后利用经济批量法来测算成本第条对于请购数量不大,或者零星采购的商品,采购批量的成9本分析控制可对照资金预算来执行第章采购时间控制4第条采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供10应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等第条根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间
11.现用现购商品或劳务从实际使用或需要日期算起,倒算出合理的采购时间1以最佳成本为原则确定最经济的订货方式
2.采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间.保险储备量和定量3当某一商品达到订货点时就是采购时间第条对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟,或者12过早地使现金被使用而形成过大的存量资产第条采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析13最低存货点来进行,但当请购单已经提出,采购员应及时处理请购单,并将处理结果及时通知仓库管理部门第章供应商选择5第条供应商初步评价14采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商,1同.时收集多方面的资料,如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据,并要求有合作意向的供应商填写〃供应商基本资料表〃采购员对〃供应商基本资料表〃进行初步评价,挑选出值得进一步评审的供应商,填写供应商候选名单,交采购经理审核
2..选择供应商标准3,供应商应有合法的经营许可证应有必要的资金能力1供应商按国家国际标准建立质量体系并已通过认证2有良好的售前、售后服务措施和服务意识3具有足够的生产能力,能满足本企业经营需要4同等价格择其优,同等质量择其廉,同价同质择其近5采购员在对供应商进行初步评审时,需确定采购的物资是否符合
4.国家法律法规的要求和安全要求,对于有毒品、危险品,需要求供应商提供相关证明文件第条供应商现场评审15采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部1门.以及财务部门共同进行供应商的现场评审,并提出相应的意见和建议.供应商评价内容2采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服1务等方面财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等2使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量3上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价
4.适用范围3根据所采购物资对企业经营的重要程度,将采购的商品分为关1键、重要、普通三个级别,不同级别实行不同的等级控制必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审2对于普通物资的供应商,无需进行现场评审3紧急、小额零星的采购,由使用部门直接提出申请,采购员进4行市场调查后,直接选择供应商,经采购经理审批后,进行采购第条〃供应商质量保证协议的签定161采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物.资供应商签定〃供应商质量保证协议〃
2.〃供应商质量保证协议〃一式两份,双方各执一份,作为供应商提供合格物资的一种契约3条样品需求与供应商送样如有17样品需求,由采购员通知供应商送交样品,使用部门、质量
1.管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求,如品名、规格、包装方式等样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品,数量应多
2.于两件第条样品确认18样品在送达企业后,由验收人员及使用部门完成样品的质量、性
1.能、尺寸、外观等方面的检验,并填写〃样品签样试用回单〃经确认合格的样品,需在样品上贴〃样品标签〃,并注明合格或
2.不合格,标识检验状态合格的样件至少为两件,一件返还供应商,一件留在采购部作为
3.今后检验的依据第条确定合格供应商名单19采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商,无需进行1现.场评审的,直接填写合格供应商名单后,交采购经理审核.采购经理审核无误后,交总裁审核2原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商,以供采购时选
3.择唯一供应商或独占市场的供应商,可直接列入〃合格供应茴名单〃
4.第章订单的控制6第条选定合格的供应商后,采购员在合格的供应商名单内找20出合适的供应商进行采购第条采购价格审核21财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格,并报财务总监、总裁1审.批.对所有超过规定价格的订单必须经过总裁特殊审批2第条条款审核22。