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编号XXX电子有限公司第1页共3页记录控制程序第A版第0次修改
1.0目的对记录进行控制,为产品、过程质量符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据
2.0适用范围适用于与本公司质量管理体系要求有关的所有记录的控制
3.0职责
3.1行政部是记录归口管理部门,负责检杳、监督、管理各部门记录控制情况
3.2各部门负责收集、整理、保管本部门的记录,并对记录的填写进行检查
4.0工作程序
4.1记录的范围和形式
4.2」记录的范围包括提供产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的记录如货物收发记录、产品检验记录、过程控制记录、体系运行记录等记录的形式可以用文字形式,也可以用电子媒体形式
4.2记录的标识421对记录采用编号、版本号进行标识原始版本为A/0版,按A/1版、A/2版……顺序换版,修改一次换版•次记录的编号方法
4.3记录的填写
4.
3.1记录填写应及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改
4.
3.2记录填写应用蓝色或黑色墨水的钢笔或圆珠笔,(除财务记帐外)不得用铅笔或红色墨水的钢笔、圆珠笔等
4.
3.3记录出现填写错误,需要更改时,应由记录者本人更正,其他人无权更动更正时先用“一”短线划在记错的文字、数字或符号上,然后在旁边写上正确的文字、数字或符号不得在记错的文字、数字或符号上涂改必要时,在更改处另盖更改印章
4.4记录的贮存、保护441各部门负责收集本部门的记录,并有专人或兼职人员管理
4.
4.2记录贮存的责任单位应安排适当的贮存地点,并保持其空气流通、干燥
4.
4.3行政部编制《记录清单》并规定各种记录的保存期限各部门按规定的期限保存记录,对于保存期一年以上的记录由本部门保存,每年初归档一次
4.
4.4记录管理人员应把记录分类、按记录日期的顺序存放,保持记录清晰,便于检索
4.
4.5各部门应对记录妥善保存,防止霉变、虫蛀等损毁,并采取必要的安全防范措施,确保不丢失等意外情况
4.
4.6电子记录包括E-MAIL,发出的电子邮件以电子记录贮存,按客户名称分类贮存在“已发送邮件箱,
4.5记录的处置记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时,由记录保管人员填写《文件销毁保留申请表》交行政部审核,经批准后进行销毁.
4.6记录格式
4.
6.2各部门的记录格式,由公司组织设计编制,经审核批准后投入使用,审批原件交行政部存档
4.
6.3根据需要可对记录格式进行更改,具体执行《文件控制程序》有关文件更改的规定
5.0相关文件《文件控制程序》
6.0记录
6.1记录清单
6.2文件销毁申请表。