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文本内容:
档案管理制度
一、总则
(一)为加强公司档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、科学化,更好地为公司各项工作服务根据《中华人民共和国档案法》等档案管理文件精神,结合公司实际,特制定本办法
(二)本办法所称档案,是指公司在经营活动中直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录公司档案工作是管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作
(三)为了提高档案管理水平,对除财务档案外的各类档案实行统一管理
(四)本办法适用于公司档案管理
二、档案机构及职责
(一)公司建立档案管理领导机构,经理分管档案工作
(二)公司配备专门档案室和档案管理员
(三)公司各项业务负责人指定对应档案资料对接工作人员定时定期与档案管理员对接,进行相关资料归档
(四)档案工作人员职责
1.忠于职守,遵守纪律,具备相应的档案专业知识、接受继续教育和岗位培训
2.遵守法律、法规的相应规定,并接受上级档案管理部门、公司分管领导和公司办公室的监督和指导
(二)在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人,应给予表扬和奖励
(三)对积极主动开发档案信息,为公司发展增加经济效益等做出贡献的人员,应给予表扬和奖励
(四)有下列行为之一的,进行罚款处理,造成损失的,责令赔偿损失
1.对损毁、丢失档案的
2.涂改、伪造档案的
3.擅自出卖或者转让档案的
4.不按规定归档或者不按期移交档案的
5.档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的附件1公司人事档案资料收集归档范围
一、个人简历1份
二、员工入职表1份
三、身份证复印件(正反面)2份
四、户口本首页及本人页面复印件2份
五、学历证书复印件2份
六、蓝底小二寸照片6张
七、岗前培训记录1份
八、相关技能资质证书复印件1份
九、劳动合同1份
十、职工体检报告1份
十一、离职证明1份
十二、终止或解除劳动合同证明书1份附件2档案移交存档登记表序号分类档案、资料名称册数张数交接部门接收时间备注小计
3.认真贯彻国家和上级单位关于档案管理工作的各项方针政策,认真落实执行各类标准
4.制定和完善公司有关规章制度以及各类档案的管理办法,以保证档案的完整和准确
5.收集、整理、立卷、保管和统计公司的各类档案资料定期上报档案管理工作总结
6.办理档案的借出和阅览,积极开展档案的利用工作
7.进行档案的鉴定、降密、移交和销毁工作,对已经超过保管期限的档案提出存、销意见按照有关规定和程序,定期向档案室移交保存档案
8.督促、协助、配合、监督检查各相业务档案资料对接人员把需要归档的文件材料整理好,任务结束后及时归档
(五)档案管理的基本要求
1.做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作
2.实行档案动态跟踪管理从各类文件资料(起草、审阅、定稿和收发文登记)源头抓起,在各类文件资料形成、积累、收集、整理、保管的全过程进行全面管理
3.在公务活动中形成的文件材料,应当归档的,必须收集、整理,集中保管任何个人不得据为己有或者拒绝归档
4.因工作需要携带档案资料的,必须经各自负责人签字,经理审核,签批后方可携带
三、档案分类及管理内容
(一)档案分类方法
1.按组织机构分类;
2.按业务性质分类;
3.按业务项目分类;
4.按形成时间分类
(二)档案管理内容
1.上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料
(1)上级党政机关领导视察工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊
(2)企事业单位或兄弟单位来公司观摩、学习、交流时形成的有保存价值的资料
(3)其他文件材料
2.公司、公司文件材料应归档的有
(1)各部门、中心、工会、团委、妇委会颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿
(2)各部门、中心、工会、团委、妇委会的请示与上级机关或公司的批复文件
(3)各部门、中心、工会、团委、妇委会的工作计划、总结、报告、项目策划书等
(4)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料5公司领导公务活动形成的重要文件,从外单位带回的与公司有关的文件材料6公司领导或各部门、中心、工会、团委、妇委会有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写的专题文章及在外单位的重要讲话的稿本7反公司经营和管理的专业文件材料,如公司资源、专业培训、工程建设、开发研究及其他业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等8部门、中心、工会、团委、妇委会汇总的统计报表和统计分析资料包括U盘、硬盘等9公司及各部门、中心、工会、团委、妇委会成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料10公司及各部门、中心、工会、团委、妇委会的规章制度等11公司的历史沿革包括公司简介、反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料12公司编印的公司信息动态等资料定稿和印本13公司及各部门、中心、工会、团委、妇委会干部任免、调配、培训、员工的入职、转正、定级、调资、社保、奖惩等工作形成的文件材料14公司干部、员工、党员、团员名册、报表15公司干部、员工转移工资、行政、党、工、团、妇关系的介绍信存根16公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作往来文件等17公司解决法律纠纷问题形成的文件材料18企业需公司或各部门、中心、工会、团委、妇委会与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料19公司固定资产登记,财产,物资、档案等移交凭证20公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料21公司及各部门、中心、工会、团委、妇委会营业执照、法人资格证、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、开户许可证,以及各种专业证件原件及复印件22与公司业务有关的客户资料,包括营业执照复印件、法定代表人身份证复印件,资信调查材料等
3.同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有1同级机关和非隶属机关颁发的非公司经营范围但需要执行的法规性文件2有关业务机关检查公司工作形成的重要文件3同级机关和非隶属机关与公司联系、协商工作的来往文件
四、档案管理程序和要求一档案保管
1.接收档案必须认真验收,并办理交接手续
2.配有专门库房存放档案必须有专用柜、架,排架方法做到科学和便于查找
3.照片、U盘、硬盘等的保管1项目编号执行档案室统一标准,存放照片、U盘、硬盘等载体要配有专用保管柜、盒和影集等2存放磁性载体的档案室应设置在无有害气体和物理性污染地段,库房内应设有防火和空气调节设施,温度、湿度应符合规定要求3定期进行档案室所有档案资料的核对工作,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制,档案资料因移交,作废、遗失等进行注销时,要查明原因,保存依据4档案室的要求保存档案必须有专门的档案室,并且具备良好的卫生环境和防火、防水、防盗、防潮、防高温、防虫、防光、防尘、防有害气体等安全措施二档案鉴定
1.编制档案保管期限表,档案保管期限分永久、30年定期、10年定期三种确定保管期限的基本原则是
2.凡是反公司主要职能活动和基本历史面貌的,对公司有长远利用价值的档案,列为永久保存
3.凡是反映公司一般活动,在一定时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为定期保存(分别为30年、10年)保存
4.凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长
5.设立鉴定领导小组,鉴定领导小组由分管领导、专业技术人员和档案管理人员组成鉴定要写出鉴定报告,鉴定意见,由小组负责人签名,注明鉴定日期
6.制定鉴定档案的保存价值、保管期限和销毁档案的程序和办法,禁止擅自销毁档案根据实际情况确定鉴定时间
7.通过鉴定,使归档档案保管期限、质量达到标准规定,鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时整改
8.销毁档案时必须慎重从事,销毁前填写销毁清册,销毁报告,经鉴定领导小组审批,档案室备案销毁档案时要严格执行保密规定
(三)档案统计
1.建立健全档案统计工作,统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠
2.档案统计执行国家档案局统一的统计表格主要有档案管理基本情况统计,档案数量统计,档案提供利用及其效果的统计等
(四)档案管理现代化
1.档案管理现代化是公司现代化管理的组成部分,列入公司现代化管理的整体计划中统筹考虑
2.应用现代管理方法应用电子计算机为主,包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段
3.使用档案管理软件系统对档案进行录入、编目及查询,实现文档办公一体化五文件形成与归档
1.各部门、中心、工会、团委、妇委会应在每年三月底前将所属的上年度文件材料收集齐全后,移交档案室,任何组织或个人不得将应归档的文件据为已有
2.立卷归档工作均需在当年年初完成,以便及时提供利用1各类归档文件应为原件或有效复印件2归档文件应系统完整、客观真实3文件归档应及时、有序、分类立卷、存放规范
3.档案的形成、积累、收集、归档应做到完整、准确、系统
4.在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围制定文件材料形成、积累、整理和归档制度
5.归档档案应达到“五率”即归档率、完整率、准确率、查全率、查准率标准
五、档案借阅与信息开发利用一档案的借阅
1.各部门、中心、工会、团委、妇委会因工作需要,借阅各自业务档案需经公司办审核、总经理或副总经理,然后填写档案借阅单,方可借阅
2.各部门、中心、工会、团委、妇委会借阅非本部门的业务档案须经公司办审核,档案所属部门同意,总经理、副总经理批准
3.借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销
4.借阅档案的员工,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借、复印或携带档案外出时,须经办公室审核,总经理、副总经理批准
5.借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天
6.借阅人对档案要妥善保管,不得遗失,如有遗失,按本制度第六章规定进行处罚
(二)档案信息开发利用是公司档案管理的一项重要内容,开发工作主要针对公司资源、专业培训、开发研究及其他业务进行档案信息开发重点是开发利用,为公司增加经济效益
(三)档案信息开发利用的几种形式
1.对档案进行加工整理,汇编专题资料、专业项目简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、国内外同行业经营管理情况介绍等
2.汇编专题目录
(四)档案开发与提供利用,必须严格执行保密制度海恒公司工作人员因工作需要调阅档案,应先办理调阅登记手续如需借出查阅利用的,由分管领导和档案管理员共同商定,经批准借出的应办理借阅手续,并按期归还
六、励与处罚
(一)对档案管理、提供利用和现代化管理工作中表现突出,做出显著成绩的,应给予表扬和奖励。