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文本内容:
集团公司企业印章合规管理制度生效日期
一、总则公司印章是企业合法存在的标志,是企业权利的意味为了保证公司印章的合规性、合法性、牢靠性和严峻性,有效地维护公司利益,杜绝违法违规行为的发生,特制定本制度
二、公司印章的刻制
(一)公司印章的刻制均须报公司总裁/董事长审批(-)法人个人名章、行政章、财务章、合同章,由行政管理中心开具公司引见信一致到指定的公安机关办理雕刻手续,印章的形体、规格按国家有关规定执行,并经本地区公安局备案
(三)公司各部门的公用章(人事章、消费章等),由各部门根据工作需求自行打算其形体、规格
(四)未经公司董事长、总裁同意,任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章
三、公司印章的启用(-)新印章要做好戳记,并一致内行政管理中心留样保存,以便备查(-)新印章启用前应由行政管理中心下发启用告诉,并注明启用日期、发放单位和运用范围
四、公司印章的运用范围公司的印章次要包括公司行政章、专项业务章(合同章、财务章、人事章、消费章)、董事长(法人)公用个人名章公司全部印章必需按规定范围运用,不得超出范围运用(-)公司行政章的运用范围次要为
1、公司对外签发的文件
2、公司与相关单位联合签发的文件
3、由公司出具的证明及有关材料
4、公司对外供应的财务报告
5、公司章程、协议
6、员工调动
7、员工的任免聘用
8、协议(合同)资金担保承诺书
(二)公司合同公用章的运用范围次要为
1、对外投资、合资、合作协议
2、各类经济合同等
(三)公司董事长(法人)个人名章,次要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件
(四)财务公用章,次要用于货币结算等相关业务
(五)公司各职能部门公用章仅限于公司外部工作联系运用,不得对外
五、公司印章的管理职责(-)公司董事长、总裁担任行政章的运用审批工作
(二)行政管理中心总监担任授权范围内的印章运用审批工作
(三)各部门担任人担任各职能部门公用章的审批工作
(四)印章管理员
1、担任印章的保管
2、担任设立印章运用登记台帐
3、担任印章运用的审核工作
4、担任制定所保管印章的运用程序
六、公司印章的管理、运用及保管(-)印章的管理
1、公司行政章、合同公用章由行政管理中心专人担任管理
2、专项业务章(财务章、人事章等)由各中心指定专人担任管理
3、法人个人名章,由公司指定财务管理中心专人担任管理
4、各部门须将印章管理员名单报行政管理中心备案
5、印章管理员必需实在担任,不得将印章听凭放置或转交他人如因事离开岗位需移交别人的,可由部门担任人指定专人代替,但必需办理移交手续,并填写印章移交登记表
6、为保证资金的确定安全,财务公用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督运用,做到一人无法签发支票、汇票,一人无法提消灭金
(二)印章的运用
1、印章的运用必需严厉遵照印章运用审批程序,根据印章的运用范围,经审批后方可用章
2、印章的运用由各管理员设立运用登记台帐,严厉审批和登记制度
3、公司法人个人名章或部门总监私章由法人或总监本人签字或被授权人签字后方可运用
4、财务公用章、支票公用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限运用
5、严禁员工私自将公司印章带出公司运用若因工作需求,确需将印章带出访用,需填写携带印章外出恳求表后,由分管领导及总裁/董事长签批后方可带出,印章外出时期,借用人只可将印章用于恳求事由,并对印章的运用后果担当一切责任
6、以公司名义签定的合同、协议、订购单等,由专业人员审核,公司分管指导同意后方可盖章(对加盖印章的材料,应注意落款单位必需与印章全都,用印地位恰当,要齐年盖月,字迹端正,图形清楚)
7、公家取物、取款、挂失、办理各种证明,需用单位引见信时,由行政管理中心严厉审批,符合要求后办理并执行登记制度
8、任何印章管理员不得在当事人或拜托人所持空白格式化文件上加盖印章用章材料必需己经填写终了,字迹须清楚、正确
9、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的,必需持有效证件材料,经行政管理中心总监审批后,方可盖章
(三)印章的保管
1、印章保管须有记录,注明印章称号、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、支付人、保管人、同意人、图样等信息
2、印章保管必需安全牢靠,须加锁保存,印章不行私自拜托别人代管
3、印章管理员如因工作变动,应准时上缴印章,并与新印章管理员办理接交印章手续,以免贻误工作
4、非印章保管人运用印章盖章与印章保管人担当相应的责任
5、印章应准时维护、确保其清楚、端正
6、印章保管有特别景象或遗失,应爱护现场,管理员应准时向行政管理中心总监报告,并备案,协作查处
七、公司印章的停用-有下列状况,印章须停用
1、公司称号变动
2、印章运用损坏
3、印章遗失或被窃,声明作废-印章停用时须经总经理同意,准时将停用印章送行政管理中心封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。