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某某公司档案管理培训课件
16.1目的为认真做好公司档案管理工作,规范管理程序,明确管理职责,界定工作界面,提高工作效率,促进档案信息资源的开发利用,更好地为公司安全生产、经营管理与科技进步服务
16.2档案管理职责
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32.1综合管理部档案室管理职责1贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,制订本企业档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况,规划本企业档案工作;2负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计企业各类档案及有关资料,并对各参建单位建设项目档案工作进行协调、监督、检查与指导;3负责编辑档案参考资料,编制检索工具,做好档案信息资源管理利用;4负责申请上级档案管理部门对项目进行档案专项验收工作;5组织、参加公司重点建设项目档案的专项验收;6贯彻执行国家档案管理关于“三纳入”“四参加”的规定,并进行指导与监督;“三纳入”使之档案工作纳入到企业工作计划,纳入领导议事日程,纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制“四参加”是指档案部门或者档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程验收会⑺参加档案工作协作、学术研究与交流活动;
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4.3,竣工验收文件归档流程
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3.2竣工验收文件归档流程步骤编号业务活动操作岗位/部门业务表单描述HSE、公司档案01组织专项验收工作室、财务部、审计部完成消防、环境保护、安全设施、HSE、公司档案室、财务部、审02职业病防护设施、档案及竣工决专项验收报告计部算审计等专项验收工程管理部、工程计划部、设计03组织编制单项总结管理部工程验交岗位勘察设计单位、采购部、设计完成勘察设计、采购、引进工作、04施工、工程总承包、监理、生产管理部、承包商、监理单单项总结准备及试运考核总结位、工程管理部、生产技术部、05组织编写竣工验收报告竣工验收委员会竣工验收报告收集全套竣工验收文件,整理并06综合管理部工程验交岗位移交归档建设项目归档文件移交07检查、验收并存档公司档案室档案收集岗清单
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4.4档案查阅制度及流程
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4.1档案查阅制度1查阅方式分为借阅与借出,本公司员工,因工作需要均可凭有效证件在指定档案查阅地点,登记查阅业务范围内的档案资料,每人每次最多可查阅二卷或者一套特别情况例外;查阅业务范围以外的档案,按专业的不一致性质,需办理查阅手续,经专业档案所属部门领导批准后,方可查阅如需借出,须经综合管理部档案分管负责人批准,办理借阅手续后方可给予借出复印件,原件任何时候不予借出档案室若查阅属知识产权保护范围内的各类档案,需经总经理或者档案分管领导签批;2借阅机密级档案资料,须由本人提出书面申请,经本部门领导与综合管理部档案分管负责人签字后报总经理签批后方可借阅;3借阅档案只限借阅者本人使用,不准转借、代借、不准涂改、撕页、不准带回家或者公共场所;4借阅者应按时归还,借期最长不得超过十五天确因工作需要过期不能归还时,务必带所借档案资料办理续借手续;逾期不还又不办理续借手续者,每超过一天罚款50-100元,将通知财务部扣除相应工资督促归还通知其单位领导并取消其借阅资格;5外单位查阅通常档案资料,凭单位介绍信,经接待单位负责人签字同意,填写有关登记表经综合管理部负责人批准后,只许查阅介绍信中所述范围内的档案资料,限在室内指定地点查阅,如需借出使用,须经综合管理部负责人签字同意,方可借出属公司机密档案与知识产权保护范围内的档案一律不准查阅6借阅者应爱护档案,保持档案资料的完整清洁,不得随意在资料上划线、圈点、涂改、拆卷、剪贴,关于损坏档案、丢失档案、涂改勾划档案者,将按原价的1—5倍赔偿要责成本人写出书面材料,根据情节轻重并依法追究其责任7借阅者在查阅保密资料时,务必签订保密协议,并严格履行保密规定丢失资料的,应交纳技术转让费、工本费等全部费用对造成失密的将按公司《保密制度》的规定进行处理8借阅档案资料,通常不准复制,因工作需要对档案内容进行复制时,务必全面填写档案复印登记表,并按需要复制相应的份数务必经综合管理部负责人批准,并办理有关手续;档案管理人员对摘录、复制的内容认真核对后,出具证明,方能生效带有密级与比较重要的档案资料不准复制外单位来我厂索取档案资料时,应持单位介绍信,按规定收取工本费知识产权范围之内的图纸资料提供时,须与我厂签订技术转让协议后,可按技术转让合同规定提供9归还档案时,要按档案资料的顺序排好,由档案人员当面清点,并按要求填写利用效果借阅人员调出或者调离原单位、出国、离退休时,务必将各类档案资料如数归还档案室,并按规定办理注销手续10员工调离本公司,在调离通知单上应有档案室签字,方能办理离公司手续
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4.2档案查阅流程审批部门序借阅人查阅方式档案室负号本专业部门负非本专业部门负档案室管理责人总经理/档案室分管领导责人责人员借阅—►—►登记借阅-A-A1本专业登记借出借出审批—►-A-A借阅―►审批—►—►登记借阅2非本专业登记借出借出审批审批—►-A登记借阅3外单位借阅审批审批—►-A说明L只同意借出复印件;
2.秘级文件须经总经/档案分管理领导审批
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4.13档案借阅申请单档案借阅申请单借阅时间编号:借阅人部室电话号码跨专业借阅是口否口限制借阅是口否口借阅期限归还时间档案号档案名称份数/页数正/副本库存份数备注用途档案室经办人部门负责人资料所在部室负责人档案室负责人档案室分管领导主管领导审批意见说明本申请单一式两份,一份申请人持有,一份档案室留存
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4.4档案查阅登记表档案查阅登记表档案室经办序号查阅时间部门查阅人查阅内容档案号/文件编号归还时间备注人
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4.5档案验收流程
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5.1档案验收流程图编业务活动操作岗位/部门有关表格描述号公司档案室建设项目档案验收申请1编制档案验收申请报告,并填报《建设项目档案验收申请表》表档案管理岗位进行建设项目档案专项验收,分初步验收与竣工验收两个阶段进2公司档案验收组行,重点在初步验收阶段组织档案验收组织验收的建设项目,需将验收结果报集团公司3公司档案验收组档案验收报告备案公司档案室组织整改档案验收中提出的问题凡国家重点建设项目填报《国4家重点建设项目档案管理登记表》档案管理岗位
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5.2档案验收申请表重大建设项目档案验收申请表项目名称审批(核准)机关立项日期投资规模建设单位建设单位(法人)设计单位要紧施工单位要紧监理单位计划竣工验收日期计划档案验收日期联系人联系电话地址/邮编电子信箱申请单位自检意见(单位盖章)年月日验收组织单位意见(单位盖章)年月日
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4.6设备随机资料管理流程采购部在确认设备到货时间后,应组织相应的安装单位、监理公司、工程管理部(或者业务部室)、档案室、供货商,根据到货具体情况根据验收方案进行外观检验与数量验收根据合同认真清点验收随机资料,由上述参加各单位共同会签后,采购部填写档案资料交接登记表移交档案室存档设备随机资料发放清单序一领用领用日设备名称生产厂家资料内容数领用人备注号份单位期
123456789101112131517181920212216.5档案管理规定(附件)第一章总则第一条为认真做好公司建设类项目档案管理工作,保证工程竣工档案的完整性、准确性与系统性,顺利通过上级档案管理验收,结合公司档案管理的实际情况,特制定本规定第二条本规定适用于公司所有建设工程项目第三条项目文件归档的根据SH/T3904—2005《石油化工建设工程项目竣工验收规定》SH3503-2007《石油化工工程建设交工技术文件规定》GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的通常要求》DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档及档案整理规范》第四条项目各部门、工程建设承包商、供货商、监理单位及参与公司项目建设的其他单位或者个人都应遵守本规定本规定所称建设类项目档案是指公司所有项目建设从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程中直接形成的具有储存价值的图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各类载体的文件资料
(一)项目前期文件是工程开工往常在立项、审批、招投标、勘察、设计与工程准备过程中形成的文件包含环境影响评价文件及其批准文件、项目设立安全评价报告、职业病危害预评价报告及其报批文件、可行性研究报告及批准文件、工艺设计包、总体设计、初步设计及报批文件、施工图设计、招标投标文件、评标记录报告、中标通知书、工程承包合同、协议等
(二)项目竣工文件是项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程与项目真实面貌的文件,要紧由项目施工文件、项目竣工图与项目监理文件构成
1.项目施工文件是项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装8培训企业专兼职档案工作人员;9做好档案的查阅管理工作
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2.2设计管理部职责负责项目建设过程中的设计档案归口工作1负责验收项目竣工文件含项目交工技术文件、设备随机文件、项目竣工图与监理文件,收集、整理项目前期文件、项目竣工验收文件等建设项目全过程档案资料工作;2负责项目前期的设计文件管理工作;3项目开工前,负责对指挥部各部门、总承包单位、施工单位与监理单位的有关技术人员进行档案管理业务培训与指导,明确归档要求;4项目建设过程中,随时到总承包单位、施工单位与监理单位检查交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件与项目管理文件的收集、编制情况5工程项目交接后,指导、检查、验收交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件与项目管理文件
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2.3公司其他部门职责负责与其有关的项目档案资料的验收,整编后向档案室移交
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2.4监理单位监理单位对交工技术文件的形成、收集、组卷有组织、审核的责任,应及时对交工技术文件进行检查、审核、签证、盖章,组织承包情况的文件
2.项目竣工图是项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸
3.项目监理文件是监理单位对项目工程进度、质量、安全与建设资金使用等进行操纵的文件
(三)项目竣工验收文件是项目竣工后试运行中与项目竣工验收时形成的文件竣工验收文件是建设项目的全面总结,包含竣工验收报告、单项总结(勘察设计总结、采购总结、引进工作总结、施工总结、工程总承包总结、监理总结、生产准备及试运考核)、各专项验收文件与竣工验收鉴定书第五条建设项目档案是建设项目历程的真实记录,是生产、管理、保护与改建的真实根据与不可再生资源第二章建设项目档案管理职责第六条公司档案管理职责
(一)遵守国家有关法律法规与股份公司档案管理规定,建立健全项目档案管理工作各项规定
(二)负责建设项目从立项审批、招投标、勘察、设计、竣工验收全过程中,直接形成的具有储存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各类载体的文件资料的收集、整理、审查与归档工作,并对施工、监理资料进行检查、指导、验收
(三)负责对建设项目档案工作的统一管理,督促各部门、项目组及时按规定移交归档资料,对档案工作进行指导、监督、检查
(四)与各部门、项目组密切配合,参加建设项目施工交底会、工程质量与进度检查、工程重大设备到货开箱验收、工程竣工验收
(五)负责建立档案工作流程,对建设项目档案资料实行跟踪管理、动态管理,进行开工项目档案管理登记
(六)负责组织各部门、项目组等方面人员,根据档案工作的有关要求进行全面自检,参加上级部门组织的项目档案验收工作
(七)负责组织对各部门、各项目组有关人员进行档案管理业务知识培训第七条各部门、项目组文件及档案管理职责
(一)负责本部门涉及文件、资料接收、分发、存档、管理等工作
(二)在下达项目计划任务书、签订合同、协议的同时,应明确建设项目文件归档范围及要求,并及时通知档案管理人员
(三)检查建设项目施工进度与质量的同时,对该项目施工单位交工技术文件的编制、整理、审定工作进行检查
(四)负责对承包商、监理单位等项目竣工文件进行检查、审核,确保其完整、准确、系统,并组织归档前的整理及归档工作,按档案管理要求向档案室归档
(五)建设项目工程竣工验收之前,应及时通知档案室申请档案专项验收
(六)安排专人定期向档案室进行资料归档第三章建设项目档案管理第八条为保障档案资料的完整、准确、系统、安全与有效利用,档案资料务必实现集中统一管理的原则档案室全面负责所有与建设项目有关的档案资料的管理工作第九条职能部门、项目组各派一名人员负责本部门业务活动中形成的各类文件材料的收集、整理,并按要求在文件形成后每月25日向公司档案室移交,并做好移交清单(见附表「
1、2)第十条项目建设前期文件归档一览表(见附表2),若合同另有规定时,按照合同执行第十一条设计管理部档案管理要与各部门、项目组沟通,及时熟悉项目进展情况,做好资料的登记备案第十二条实行工程总承包的建设项目,由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理,并提交工程总承包单位汇总,由建设单位分别向几家承包单位发包的,由各承建单位负责收集、整理其承包项目的所有文件,监理单位负责收集、整理项目监理文件第十三条建设项目归档程序
(一)施工单位、工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后,应将其提交监理单位、工程管理部验交办依次审核,审核单位要对案卷的完整、准确、系统情况与案卷质量进行审核,在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认,并加盖本人名章及单位公章,向公司档案室归档
(二)关于无监理的建设项目,施工单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后,应将其提交工程管理部进行审核,工程管理部要对案卷的完整、准确、系统情况与案卷质量进行审核,在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认,同时在监理单位栏中说明情况,并签字确认
(三)监理单位完成监理文件的编制、整理后,应将其提交工程管理部,由工程管理部对监理文件的完整、准确、系统情况与案卷质量进行审核,并在案卷封面“监理文件”上签名确认,监理单位按公司档案管理要求向神达昊达公司档案室归档第十四条建设项目文件的归档时间要求
(一)项目前期文件在前期阶段结束时归档
(二)基础设计文件、全面设计文件、设计审查会议纪要等随时归档
(三)项目管理文件由各部门、项目组收集、整理,定期向公司档案室移交
(四)总承包(施工)单位按照工程承包合同规定的内容、要求及设计文件、施工图等,完成承担的全部建筑安装工程,在工程交接后三个月内将装订成册的交工技术文件正本、副本提交给监理单位、指挥部项目组、质量监督站、设计管理部、工程管理部验交公司档案室对其完成审核、签章确认工作
(五)交工技术文件的份数为纸质版通常很多于三份,纸质版文件正本务必保证全部资料是原件,正本与一份副本交建设单位,另一份副本由设计、施工、采购等承包单位自行储存,各参建单位应有一份工程中间交接证书、工程交接证书正本,副本中随机资料及合格证部分能够使用复印件,其他部分仍应为原件,不得复印
(六)监理文件应与承包商施工文件同期归档
(七)工程项目建设中形成的电子文件应由文件形成部门适时刻录成光盘储存、归档,电子文件的编号、整理、归档与纸质文件对应一致第十五条建设项目的移交要求
(一)组卷单位向档案部门移交归档案卷时,交工技术文件、竣工图、监理文件需填写“工程建设项目竣工验收资料移交清单”(附表3-K
2、3),一式四份;公司各部门、各项目组需填写“档案材料移交清册”(附表1),一式两份,明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等,并履行有关的签字手续,经交接双方核对无误后签字,作为移交凭证各执一份储存,同时提交电子版移交目录
(二)凡应归档的竣工文件,在归档前,务必先按“交工技术文件审核汇签表”的要求,经各有关单位对竣工文件的完整、准确、系统进行全面审核签认后,方可归档,否则档案管理部门不予接收第十六条建设项目竣工档案管理应当纳入合同管理与项目管理中,实现合同、项目过程操纵管理
(一)项目在签订设计、施工及监理合同(协议)时,应当设专门条款,根据建设项目文件归档范围,明确工程建设承包商、供货商、监理单位及参与本项目建设的其它单位应提交项目档案(包含电子文件)的名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及违约责任,与对提交文件的整理、归档责任合同(协议)会签单务必有档案部门对这一条款的签署意见
(二)在合同(协议)中明确竣工档案保证金,保证金或者费用预留条款务必经公司档案室审核,签订合同(协议)的各部门及项目组负责实施
(三)每一合同付最后一笔款项时,务必到公司档案室签署意见档案室根据合同(协议)对工程建设承包商、供货商、监理单位及参与本项目建设的其它单位提交的档案资料检查、验收,合格后,签署同意付款的意见,财务部门才能履行付款手续第十七条建设项目档案验收根据神达昊达建设项目档案验收规定进行第十八条凡未按规定要求时间交付交工技术文件,由工程管理部下发“神达昊达建设项目档案催交通知单”(附表4),同时施工单位在接到通知单后,仍没有按照规定时间交付交工技术文件的,或者交付交工技术文件内容与工程施工实际不符而造成缺失的,应由编制单位及有关人员承担要紧责任,审核单位及有关人员承担相应责任第四章建设项目档案归档要求第十九条建设项目归档文件的基本要求
(一)归档的工程技术文件务必完整、准确、系统、规范
(二)完整是指能够记录与反映建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、设备安装、调度、试生产及验收的全过程
(三)准确是指真实记录与准确反映建设过程与竣工时的实际情况,图物相符、数据可靠、签署完备
(四)系统是指按照文件形成规律,保持各部分之间的有机联系,分类科学、组卷合理
(五)规范是指归档文件的编制质量、整理、组卷、卷内文件的排列、案卷编目、装订等符合要求第二十条建设项目归档文件的编制要求
(一)建设项目归档文件的质量要求
1.字迹清晰,图样清晰,图表整洁,签认手续完备竣工文件中若需有执业资格的人员(如监理工程师、岩土工程师、建筑师、结构师、建造师、造价师、试验员、检测人员、调试人员等)签名时,应本人签字后再加盖执业资格章;其他人员应本人签字
2.不得使用易褪色的书写材料(如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制;凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件,应附一份复印件加盖印章应使用红色快干印油,以防止印油对资料的渗透污损
3.复印、打印文件的清晰及牢固程度应符合设备标定的质量要求打印文件务必使用激光打印,并使用原装正版墨盒不得使用再生墨盒及喷墨打印机、针式打印机打印
4.凡应归档的管理及竣工文件原则上归档原件,否则需加盖证明其真实性的印章与签字
5.文字材料通常按A4297mmX210mm幅面编制二施工文件的编制要求
1.按照施工管理部门确定的具体内容、格式、编制要求等进行编制
2.编制标准参照国家与化工行业有关标准执行三竣工图的编制要求
1.竣工图是项目竣工文件的重要构成部分,工程总承包施工单位在项目竣工时务必编制竣工图,应使用最终版施工图编制1竣工图务必用全新的施工图制作,不得有污损、残破2竣工图应包含所有的施工图,其中也包含目录中“重复利用”部分列出的国家、行业部委及设计单位的标准图、通用图,“重复利用”图务必与有关竣工图一同组卷3竣工图按专业编制,并配有全面编制说明与目录4竣工图要做到与设计变更、隐蔽工程记录与工程实际情况“三对口”5凡按施工图施工没有变更的,可加盖“竣工图章”,作为竣工图6凡施工中有部分变更的施工图,可在原图上用绘图墨汁或者碳素墨水进行修改,修改部位加盖“竣工图核定章”,全图修改后加盖“竣工图章”7凡结构形式、工艺、平面布置改变,与其它重大改变及图面变更面积超过35%的,应重新绘制竣工图,并加盖“竣工图章”
2.竣工图的更换方法
(1)文字、数字更换通常是杠改;线条更换通常是划改;局部图形更换能够圈出更换部位,在原图空白处重新绘制
(2)利用施工图更换,应在更换处注明更换根据文件的名称、编号与条款号“竣工图核定章”样式(尺寸40mmX15mm):根据号变更通知单g第条修改।-----------15-----------
3.竣工图章的使用
(1)所有竣工图务必加盖竣工[1]图章,竣工图章应使用不褪色的红色印泥盖印,加盖在蓝图右下角设计图签的上方或者周围不压盖图形文字的地方;竣工图章并应由施工单位、编制人、技术负责人签字确认,应经监理单位审核,总监理工程师签字认可
(2)竣工图章尺寸应符合规定要求,使用不易褪色的红色快干印油加盖在每页图纸标题栏邻近空白处“竣工图章”样式(尺寸80nlmX60mm)编制单位__;竣工图0O编制人技术负责人编制日期寸X监理单位监理人—____J,■252530・---------------------------80
(四)监理文件的编制要求
1.监理文件包含监理工作根据性文件;监理工作文件
2.监理文件应按项目一一专业一一文种一一时间组卷如监理大纲、监理规划、监理细则等根据性文件构成一卷,监理简报、监理备忘录、监理例会纪要、监理旁站记录、开(停、复)工令、进度款支付等应分别组卷如项目小文件少,能够将上述文件构成一卷,但应分类排列
3.监理单位应设立统一的发文规范,每一个文种的文件要有统一的编号,归档的文件编号应当连续完整
4.监理文件内封面格式使用(附表5-1),然后为卷内目录(附表5-2)、正式内容,最后为备考表
5.监理文件的编页方法与交工技术文件相同即内封面、卷内目录、备考表都不编页,仅有监理文件的正文才编页第二十一条建设项目归档文件的整理要求
(一)组卷原则、方法及排列顺序要求
1.组卷要遵循施工文件、竣工图、监理文件的形成规律与成套性特点,保持文件的有机联系;分类科学,组卷规范合理;法律性文件手续齐备,符合档案管理要求
2.施工文件、竣工图、监理文件应分别组卷卷内文件通常文字材料在前,图纸在后
3.施工文件按照已划分的单位工程为基本单元进行组卷,若形成的文件较多,可按子单位工程、文件类型(文种)等分别构成若干案卷施工综合管理文件可按单项工程组卷
4.监理文件按单项工程并结合专业、文种组卷
5.各部门及项目组形成或者收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、施工文件、生产试运行文件及竣工验收文件,应根据文件的性质、内容分别按阶段、装置或者者单位工程整理勘察、设计单位形成的基础材料与项目设计文件,应按装置与专业整理商务、采购合同及合同管理文件按年度、合同号进行整理;会计档案的整理、组卷执行财政部、国家档案局1998年8月21日公布的《会计档案管理办法》设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及保护中形成的文件、工程事故处理文件由承包商整理
6.案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不一致保管期限的文件该卷保管期限从长卷内文件通常文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;正件文在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后;批复在前,请示在后;结论性文件在前,根据性文件在后;发文在前,转发件在后;通知在前,补充通知在后
(二)案卷编目要求
7.卷内文件页号的编写
(1)卷内文件排列后,凡有书写内容的页面均应编写页号,要逐页用HB铅笔从1开始标注页号
(2)页号编写位置单面书写文件在其右下角(距右20mm,距下15nlm);双面书写文件,正面在其右下角(距右20mm,距下15mm);,背面在左下角(距左20nini,距下15mm);图纸的页号编写在右下角,或者标题栏外右上方
(3)成套或者印刷成册的文件,已有页号并连续、不中断的不必重新编写页号;没有页号的文件,从首页“1”开始编起;若文件前面有页号、后面没有页号的,后面的页号可从前面页号的最后一位起接着连续编写(总页号二已有页号+连续编页号)
(4)各卷之间不连续编写页号,各卷页号应从“1”开始编起
(5)案卷的外封面、内封面、卷内目录(原有目录除外)及卷单位完成交工技术文件的组卷工作
16.
2.5承包单位承包单位按照工程承包合同、设计文件、施工图等规定的内容与要求,完成承担的全部建筑安装工程,经工程交接后,在三个月内将装订成册的竣工文件正本、副本送项目指挥部项目组审核项目组在收到竣工文件后一个月内组织监理单位、工程质量监督站对其完成审核、签章确认工作,经公司档案室验收合格后归档内备考表不编写页号
2.案卷外封面的编制1案卷题名,应简明、准确揭示卷内文件的内容要紧包含项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号与名称等;项目名称应与批准的原立项、设计包含代号相符;归档外文资料的题名及要紧内容应译成中文案卷题名全长不得超过45个汉字例单项工程名称+单位工程名称+专业名称2立卷单位,应填写文件组卷部门或者项目负责部门施工文件、竣工图的立卷单位通常填写施工单位;监理文件的立卷单位填写监理单位立卷单位要求填写单位全称以公章为准3起止日期,文字卷、图纸卷填写该单位工程的开、竣工日期;结算资料卷填写结算资料首页上的编制日期格式如:文字卷填写
2010.
07.10—
2010.
09.214保管期限,应由建设单位档案管理部门根据有关规定填写组卷时划定的保管期限,当卷内文件保管期限不一致时,以该卷文件保管期限最高的那份文件期限为准,填写该卷的保管期限5案卷外封面宜使用宋体书写
3.案卷内封面的编制1施工文件、竣工图、监理文件组卷务必有案卷内封面,案卷内封面排列在卷内目录之前2在交工技术文件内封面右上角,加盖“正本”或者“副本”印章,均使用红色印泥加盖3内封面填写说明a“项目名称”应以批准的项目初步设计文件中的项目名称之准b)单项(位)工程名称的填写,按照计划部或者监理单位、项目组与承包商共同确定的单项工程、单位工程及编号填写C)竣工结算资料案卷中,无需使用“案卷内封面”
4.卷内目录的编制项目前期文件、监理文件、项目竣工验收文件的“卷内目录”使用《科学技术档案案卷构成的通常要求》(GB/T11822-2000)规定的格式(见附表7),排列在卷内文件之前
(1)序号,应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序,一个文件一个号
(2)文件编号,应填写文件文号、编号或者图纸的图号,或者设备位号、项目代号
(3)责任者,应填写文件形成部门或者要紧责任者文字卷填写文件的编制单位或者要紧责任者;图纸卷填写竣工图的编制单位
(4)文件题名,应填写文件材料标题全称,或者拟写文件题名
(5)日期,应填写文件形成日期,以8位阿拉伯数字标注年月日,如
2008.
02.18,填写在题名占用的最后一行内
(6)页号,应填写每份文件首页上标注的页号,每卷内最后一份文件填写首尾页上标注的页号即起止页号,起止页号之间用“”联结〜页号填写在题名占用的最后一行内
(7)备注(需要时填写)
(8)成套或者印刷成册的文件,已有目录的不必重新编写卷内目录,若该文件目录中未标注页号的务必标注页号
(9)交工技术文件目录(见附表5-3)
(10)竣工图可利用原设计图纸目录代替卷内目录,但务必在原设计图纸目录中的备注栏内标注页号11竣工图分卷装订的,第二卷的卷内目录使用附表5-
15.卷内备考表的编制1卷内备考表要注明案卷内文件的总页数,并注明文字材料、图纸、照片及其它的数量,同时说明文字材料变更过程,排列在卷内文件之后附表5-4“备考表”2“立卷人”应由责任立卷人签名,日期应填写完成立卷的日期3“审核人”由编制单位的技术负责人签名,日期填写审核的日期4档案室,由公司档案室审核人签名,日期填写案卷审核日期三案卷装订要求
1.施工文件、竣工图及监理文件使用整卷装订形式,即卷内所有文件装订在一起外文资料应保持原先的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式基础设计文件与全面设计文件全部使用打孔成册,不能散装或者打捆交付
2.案卷内不应有金属物,装订前应修补或者裱糊破旧文件
3.横向表格文件装订时,其表头靠左装订边
4.文字材料按A4297mm X210mm折叠装订,其案卷厚度不超过20mm;图纸折叠是先将图框线以上、下、右各留5mm,并在图纸左边留有25mm的装订边,其余裁掉,按A4幅面使用先横后竖“手风琴”式折叠法,图签标题栏露在外面,假如装订成卷的左右边不平衡时,应在装订线的一侧加硬纸条衬平,其案卷厚度不得超过25mm
5.案卷装订时,幅面规格小于A4或者者大于等于B5时指整卷),遵循案卷下边齐、右边齐的装订原则,不够尺寸装订的,应予粘贴
6.凡装订的施工文件与监理文件案卷应按外封面一一内封面——卷内目录一一文字材料页一一图纸页一一卷内备考表的顺序排列其方式参照图书出版装订法,用白线绳按三孔一线的方法装订起来
7.装订好的案卷应做到牢固、整齐、美观,卷内无错页、倒页、压字,不妨碍阅读,便于保管与利用
8.成套或者印刷成册的文件,自成一卷的,可保持原先的排列顺序及装订形式第二十二条凡应归档的建设项目文件原则上归档原件
(一)因特殊原因归档原件确有困难,能够归档复印件,但内容务必清晰,并由提供文件材料的单位对复印件(比如合格证、质量证明书、检验报告等)加盖文件确认章,同时还务必得到项目组及档案部门的认可
(二)若为硬物合格证即金属或者塑料合格证等的可用复印件,同时在复印件上注明“此合格证为金属合格证或者塑料合格证”,然后将金属或者塑料合格证等用铁丝串在一起,按单项工程、单位工程归档
(三)传真件为热敏纸的,应由接收部门复印一份放在后面一同归档复印件上由接收单位签署意见,并签字与加盖部门公章方可作为原件
(四)设计变更通知单使用计算机编制打印,有关人员签署齐全的可视为原件
(五)现场发放的变更通知单或者工程联络单,复印后再经有关人员签署齐全并加盖红章的,可视同为原件六传真或者复印的图纸不能够作为竣工图储存七计算机打印的白图,凡按照有关规定进行签署的,能够作为竣工图储存第二十三条声像文件的整理应按照《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-95,《照片档案管理规范》GB/T11821-2002及公司的有关规定执行
1.归档单位对归档的声像材料进行编辑整理,内容完整
2.重要事件的照片应反映事件的全貌与过程,可从全景、要紧人物、合影、成果实物、不一致阶段的现场等多个场景选取
3.存储在感光材料与磁性材料上的声像材料通过数字化处理后归档
4.归档的数码照片拍摄精度要求在300万像素以上,存储格式为JPEG或者TIFFO
5.音频文件的存储格式为WAV或者MP3o视频文件的存储格式为MPEG,压缩格式使用MPEG-2O
6.归档单位在归档前应对归档的声像材料进行检验,保证载体清洁、耐久与内容真实、可读第二十四条长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘电子文件的归档管理应按照《电子文件归档及管理规范》GB/T18894-2002及公司有关规定执行当交工文件以只读光盘形式提供时,务必提供一份经责任人员签字确认的纸质版原件,份数应为光盘版与纸质版各二份,并确保光盘内容与原件一致第五章附则第二十五条本规定由设计管理部、档案室负责解释未尽事宜以国家与化工行业有关标准执行第二十六条本规定自印发之日起执行附表IT档案材料移交清册交接性质移交部门负责人年月曰经办人年月曰接收部门负责人年月曰经办人年月日监督部门负责人年月日经办人年月曰附表1-2档案材料移交清单种类第一页共页数量序号编号档案(材料)名称形成日期备注件(册)页(张)移交部门(公章)分管领导:移交人接收部门(公章)分管领导:接收人移交时间年月日附件2神达昊达项目建设文件归档一览表保管期序号归档范围归档单位归档时间限1立项文件
1.1项目建议书及其报批文件
1.2项目选址意见书及其报批文件生产技术部
1.3可行性研究报告及其评估、报批文件动工后三个永久
1.4项目评估(包含借贷承诺评估)、论证文件月
1.5环境预测、调查报告,环境影响报告书与批复生产技术部
1.6设计任务书、计划任务书及其报批文件设计管理部2设计基础文件工程地质、水文地质、勘察报告,地质图,勘察记录,化
2.1验、试验报告,重要土、岩样及说明勘察单位工程计划动工后三个永久部月地形、地貌、操纵点、建筑物、构筑物及重要设备安装测
2.2量定位、观测记录
2.3水文、气象、地震等其他设计基础资料设计管理部3设计文件
3.1总体规划设计
3.2方案设计永久
3.3初步设计及其报批文件设计单位设计管理
3.4技术设计部工俾束后三
3.5施工图设计长期伤内
3.6技术秘密材料、专利文件永久
3.7工程设计计算书长期
3.8关键技术试验生产技术部永久
3.9设计评价、鉴定及审批4项目管理文件
4.1建设前原始地形、地貌的状况图、照片
4.2开工手续工程计划部
4.3计划、投资、统计、管理文件工程计划部有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划与
4.
3.1配合采购部调整计划设计管理部
4.
3.2概算、预算管理、差价文件合同管理部门、法
4.
3.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件务长期同上
4.
3.4规程、规范、标准、规划、方案规定等文件生产技术部招标文件审查采购部
4.
3.5技术设计审查资料生产技术部技术协议设计管理部投资操纵文件工程计划部进度操纵文件
4.
3.6质量操纵文件工程管理部安全管理文件USE合同管理文件合同管理部门保管期序号归档范围归档单位归档时间限
4.4招标投标、承发包合同协议
4.
4.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书与投标澄清
4.
4.2永久文件、修正文件开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人采购部员签字表、评标记录、报告长期同上中标通知书合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件永久
4.5专项申请、批复文件环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防等文件USE
4.
5.1永久规划文件生产技术部5施工文件(按单位工程组卷)
5.1建筑施工文件开工报告(过程工程计划部)工程技术要求、技术交底、
5.
1.1图纸会审纪要施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术长期
5.
1.2及安全措施文件,施工工艺文件
5.
1.3原材料及构建出厂证明、质量鉴定、复验单
5.
1.4建筑材料试验报告设计变更通知、工程更换洽商单、材料代用核定审批手
5.
1.5续、技术核定单、业务联系单、备忘录等±(岩)试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基
5.
1.7工程纪录、地基验槽记录
5.
1.8施工日记、大事记施工单位工程管理同上
5.
1.9隐蔽工程验收记录部各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事永久
5.
1.10故处理报告
5.
1.11工程质量检查、评定
5.
1.12技术总结、施工与决算
5.
1.13交工验收记录证明
5.
1.14竣工报告、竣工验收报告
5.
1.15竣工图
5.
1.16声像资料长期
16.3档案管理界面公司档案室、综合设财承包/公序建设项集部、财务部、生产技术部、监设计管理部、工程计划计司目档案理部、工程管理部、审计部、管务总承包档团管理采购部、执行部门理单案节部单位内容公部位室司项目前收集前期文件,整理收集前检查、验1期文件移交归档期文件,收前期归档整理移文件并交归档存档项目竣指导、检见公司编制项组织、审指导、检工文件查承包/档案室目竣工核承包/查、验收归档总承包及指挥文件并总承包并存档单位编部验交移交归单位编制项目办确认档制项目2竣工文签章后竣工文件办理支件并签付资料章确认;保证金、编制监付合同理文件最后一并移交笔款项归档项目竣组织集团完成消防
一、环境保完成相完成监接收竣工验收公司重大护、安全设施、职业关单项理总结工验收文件归建设项目病防护设施、档案及总结报告(专档档案专项竣工决算审计等专项验收)、验收;参项验收;完成采购总单项总3加集团公结、引进工作总结、结、竣工司重大建生产准备及试运考核总验收鉴设项目竣结组织项目竣工验收工定书等工验收作,收集完整的全套竣工文件材验收文件,整理移交归档料并存档保管期序号归档范围归档单位归档时间限
5.2设备及管线安装施工资料
5.
2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措长期施文件原材料及构建出厂证明、质量鉴定、复验单建筑材料试验报告设计变更通知、工程更换洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久焊接试验记录、报告,施工检验、探伤记录
5.
2.7隐蔽工程检查检验记录
5.
2.8强度、密闭性试验报告设备、网络调试记录长期
5.
2.10施工安装记录、安装质量检查评定,事故处理报告施工单位工程管理同上部
5.
2.11系统调试、试验纪录
5.
2.12管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录短期
5.
2.13管线标高、位置、坡度等测量记录长期
5.
2.14中间交接验收记录证明、工程质量评定
5.
2.15竣工报告、竣工验收报告、施工与决算永久
5.
2.16竣工图
5.3电气、仪表安装施工资料
5.
3.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期
5.
3.2施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施短期文件
5.
3.3原材料及构建出厂证明、质量鉴定、复验单长期
5.
3.4建筑材料试验报告保管期序号归档范围归档单位归档时间限设计变更通知、工程更换洽商单、材料、零部件、设备代
5.
3.5永久用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
5.
3.6系统调试、整定记录长期
5.
3.7绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录
5.
3.8材料、设备明细表及检验记录,施工安装记录、质量检查永久同上评定,事故处理报告
5.
3.9操作、联动试验短期
5.
3.10电气装置交接记录
5.
3.11中间交工验收记录、工程质量评定长期
5.
3.12竣工报告、竣工验收报告
5.
3.13竣工图6监理文件
6.1施工监理文件、资料
6.
1.1监it瑜议、微圆蝮
6.
1.2施工及设备器材供应单位资质审核,设备材料报审
6.
1.3施超阴设计、施工方案施工计划、技村勘解核施工出监理单位疫延长I期索阐的款H划在项目交,监理单位工程管理
6.
1.4开(停、复、返)工令、炯证、中1喇如明书长期后三个月向部
6.
1.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批绞
6.
1.6监理通知、协调会审纪要,监理工程师指令、寸旨
75、来往函件
6.
1.7工程材料监理检查、附件、试验记录、报告保管期序号归档范围归档单位归档时间限7设备、器材检验及试验
7.1工艺设备文件在设备开
7.2产品检验、包装、工装图、检测记录箱或者文件
7.3设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格采购部长期资料到达一证明个m
7.6设备、材料装箱单、开箱记录、工具单,备品备件单
7.7设备图纸、使用说明书、零部件目录
7.8设备测绘、验收记录及索赔文件工程管理部
7.9设备安装调试、测定数据、性能鉴定8生产技术准备、试生产文件
8.1技术准备计划短期
8.2工艺说明、规程、路线、试验
8.3试生产管理、技术责任制
8.4设备试车、验收、运转、保护记录工程管理部长期
8.5开停车方案生产技术部装置投用
8.6试生产产品质量鉴定报告内
8.7安全操作规程、事故分析报告HSE
8.8运行记录短期
8.9技术培训材料
8.10产品技术参数、性能、图纸
8.11姓、捌jf期楙4环保、消痂却检财源HSE9财务管理财务部负责
9.1财务H划O行、组刻划O行、WWM短期装置投后
9.2工O算蹲懈、桥港航鹤的恢枷永久财务部三个月内
9.3要紧材料消耗、器材管理短期
9.4交付使用的固定资产、流淌资产、无形资产、递延资永久产清册10竣工验收资料
10.1项目竣工验收报告工程计划部永久同下序号归档范围归档单位保管期限归档时间
10.2工程设计总结设计管理部设计管理部
10.3工程施工总结EPC/工程管理部
10.4工程监理总结工程计划部
10.5项目质量评审文件工程管理部
10.6工程现场声像文件工程管理部项目验收后永久
10.7工程审计文件、材料、决算报告审计部一^内环境保护、劳动安全卫生、消防、人防HSE规划生产技术部
10.8档案等验收审批文件综合管理部竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签
10.9综合管理部字、验收备案文件
10.10项目评优褒奖申报材料、批准文件及证书附表3-1工程建设项目竣工验收资料移交清单编号共页第页监理单位负责人(签章)验收办负责人(签章)施工单位负责人(签章)建设单位负责人(签章)移交人(签章)接收人(签章)附表3-2共资料名称序开竣工时间验收资料质量认证施工资料随机资料竣工图备单位工程名称份页份页套册页随机其套张号开工竣工说明合格数数数数数数数书证图纸他数数注页第页工程建设项目竣工验收资料移交清单移交人:接收人:移交单位(公章)分管领导:接收单位(公章)分管领导:移交时间:年月日附表3-3工程建设项目竣工验收资料移交清单共4页第4页序卷内目录序号(1〜N)卷名及卷号册号册名套数页数/套备注号施工单位(公章)监理单位(公章)验收专业组有关专业组验收办(公章)接收部门(公章)负责人负责人负责人负责人负责人负责人移交人检查人检查人检查人检查人接收人年月日年月日年月日年月日年月日年月日附表4神达昊达建设项目档案催交通知单归档单位(部门)单位负责人:专兼职档案员:按照档案归档计划的要求,您单位(部门)所产生下列档案材料未能在规定时间归档移交请你们对其整理,务必在5日内向档案部门移交谢谢合作!单位(盖章)年月日应归档文件材料清单(档案部门填写)归档单位(部门)意见通知单接收人:(项目名附表5-1称)监理文件单项工程二单位工程J建设单位J建设单位组卷单位项目管理部门(公章)(公章)审核人编制人项目负责人项目负责人年月日年月日第卷第册附表5-2卷内目录序号责任人文件题名日期页次备注文件编号附表5-3(项目名称)交工技术文件目录(项目名称)单项工程名称交工技术文件目录单项工程编号序号交工技术文件编号交工技术文件名称页次单位工程名称单位工程编号附件5-4备考表
16.4档案管理流程
16.
4.1前期文件归档流程
16.
4.
1.1前期文件归档流程编号业务活动操作岗位/部门业务表单描述集团公司、国家与地工程开工前在立项、审批、招投标、勘方政府有关部门、勘1察、设计与工程准备过程中形成文件察、设计单位等有关岗位指挥部有关部门有关2收集整理并移交归档岗位设计管理部工程验交3检查验收并存档档案资料移交清册岗
16.
4.
1.2前期文件归档流程步骤施工单位、工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后,应将其提交监理单位、项目组、各职能部门验交办依次审核,审核单位要对案卷的完整、准确、系统情况与案卷质量进行审核,在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认,并加盖本人名章及单位公章,验收合格后由各职能部门填写资料移交清单,报分管领导签字后,至少交两套资料到档案室归档,使用部门需要时,可向档案室借阅或者复制
16.
4.
1.3前期文件归档移交清单本案卷共有文件材料页,其中文字资料张图纸张照片张其他张立卷人:检查人说明:档案材料移交清册交接性质移交部门负责人___________年月曰经办人_________________年月曰接收部门负责人___________年月口经办人年月曰监督部门负责人___________年月曰经办人_______________年月曰档案材料移交清单种类第一页共页数量序号编号档案(材料)名称形成日期备注件(册)页(张)移交部门(公章)分管领导:移接收部门(公章)分管领导:接移交时间:年月日交人收人
16.
4.2竣工文件归档流程
16.
4.
2.2竣工验收文件归档流程步骤编号业务活动操作岗位/部门业务表单描述组织编制交工技术文件、竣工图等竣工文件,01承包商有关岗位工程交接后三个月内移交归档组织、中‘核交工技术文件的形成、收集与组监理单位02卷工作,并及时对竣工文件编制进行检查、审专业监理工程师核、签证、盖章工程管理部签审项目竣工文件(含项目交工技术文件、设03备随机文件、项目竣工图与监理文件)并整理项目管理文件移交归档公司档案室工程交工资料05指导、检查、验收并存档移交目录
16.
4.
2.1竣工文件归档业务表单竣工文件归档业务表单项目名称单项工程名称单项工程编号:竣工资料竣工图序号文件编号工程名称页数套册套册合计移交单位(公章)接收单位(公章)移交人接收人移交日期接收日期竣工文件归档业务表单。