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某某公司档案管理细则第―^章总贝||为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,特制定本细贝IJ第二章公司管理档案的范围及管理权限划分第一条公司级档案管理范围,由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递有关事宜公司级档案包含下列文件公司设立、变更的申请、审批、登记与终止、解散后清算等方面的文件材料;
1.公司董事会形成的文件材料;
2.财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等);
3.政府、项目批文、合同;
4.公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);
5.公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划;
6.公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);
7.公司有效证件、印章;
8.具有法律效力及储存价值的文件;
9.公司重要的会议材料,包含会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、
10.会议简报、会议记录等本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等
11.第二条部门档案管理范围,由各部门指定专(兼)职文书管理,于每季度末交档案清单至公司备案留底如工作完成后,原件移交公司管理部门级档案文件如下各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报;
1.部门例会会议纪要;
2.各部门与其有关业务单位函件管理二
3.招投标文件管理;
4.人事劳资档案及信息管理;(人力资源部统一理人事档案)
5..仪器、设备维修保养资料;6公司专家库、供应商资料及信息管理;
7.公司的媒体宣传资料、销售报表;
8.财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表
9.第三章公司档案管理体制第三条公司档案工作,要实行集中与分散管理相结合的体制由行政部负责主体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促与指导行政部设立专门档案室,配备专人分管公司主体档案工作第四条根据有关档案法规规定精神,各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷与归档,并定期向公司档案部门移交保管第五条公司应有库房或者场地与必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全第六条档案管理部门及负责人公司档案管理部门为行政部;
1.公司立档单位为各部门;
2.档案管理责任人各部门负责人与专(兼)职文书
3.各部门均应指定专(兼)职文书,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳固人员变
4.动应及时通知档案室第七条各部门专(兼)职文书的职责熟悉本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料
1.认真执行平常归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每季度末前应将归档
2.文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续承办人员需借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件
3.材第四章档案管理、归档文件整理第八条各部门以公司名义或者中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档,抄送行政部档案室备案第九条各部门都要建立健全平常归卷制度公文承办人对处理完毕或者批存的文件材料,收集齐全并加以整理后,送交专(兼)职文书集中统一归卷第十条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷会议文件由会议主办部门收集归卷第十一条归档时限各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行做归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内应做到及时处理,切忌拖拉积压第十二条归档文件的整理.归档材料务必是办理完毕的正式材料
1.归档材料应完整、齐全归档入卷文件把正文、底稿、附件请示与批复放在一起
2.归档文件整理以件为单位通常以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附3件为一件,附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件,来文与复文可为一件,重要文件的草稿各为一件不一致年度的文件通常不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没
4.有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行卷内文件材料应区别不一致情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即
5.批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或者特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列整理文件时应遵循文件的形成规律与特点,保持文件之间的有机联系,区别不一致的价
6.值,便于保管与利用.归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或者用蓝黑墨水、碳素墨水书写不得使用圆珠7笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水与复写纸书写通常不得用复印件代替原件存档案卷整理的幅面应以纸为准()材料过窄或者小于幅面的粘贴在
8.A4210mni*297nini,A4的幅面并留出左侧装订线;材料过宽应按的幅面折叠整齐,折叠时尽量减少折叠次数,同A4A4时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外;字迹难辨认的,应附抄件,归档文件一律不得打孔或者使用金属订书机装订“应在归档文件左侧预留出宽度为91cm的装订区域.归档材料务必文字清晰,严禁作涂改、贴补或者其他任何技术处理10存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件),务必复印一份后将复印件与原件一并
11.存档.文件材料破旧、局部残缺、装订边狭小的,要在修补或者托裱后再归档,修裱时应注12意尽量保持文件的原貌第十三条归档文件的移交档案室关于日常抄送副件进行登记,并根据登记情况于每季度末定期与部门文员办理文
1.件档案的交接手续接收档案务必履行手续,填写移交清册见附件三,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名移交清单由移交部门与档案室各自存档移交档案时,应同时移交有关文件的电子文档行政部档案室逐一核对后,对电子文档
2.进行整理储存存档后,电子文档之文件名,更换为“档案号+文件标题”同一档案中有多个电子文档的,电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内第十四条档案的保管防止档案的损坏,延长档案的寿命,保护档案的安全;
1.公司应有场地与必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全档案管理人员应定
2.期清洁并检查档案案卷状态保持档案存放室良好的通风,做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作,门窗应结实牢固每年须定期对档案进行一次清理,清除不必要储存的材料;对破旧与褪色的材料进行修
3.补与复制.保管期限长于一年的文件原则上第一年存放于公司内部档案室,第二年起移交至公司外4置档案室存放移交档案时务必填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名移交清单由行政部与档案室各自存档第五章档案名称、编号第十五条档案各级分类应给予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,同时要有一定范畴,不能笼统模糊第十六条档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅第十七条档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号参照表,以免混淆第十八条档案编号原则公司内归档文件的档号结构为“全宗号一一类别号一一年度一一保管期限一一文件类型
1.盒号------件号”归档文件首页前附上《归档文件封面》
2.%—每一档案盒内首页应设“文件存档目录”,文件归档时依序编号
3.档号的表示方式如下招标采购公司
4.abcccc-de-f g-00-00“招标采购”表示文档归属公司名称,即全宗号1表示文档归属部门名称,即类别号如行政类、人事类、招标类、财务类等等2“ab”以部门拼音首字母大写表示表示文档的归属年份,指文件中所指问题所在年度,以位阿拉伯数字标注公元3“cccc”4纪年,如2010o表示保管期限如长期、二年4“de”表示类型名称大类/小类比如财务部月报,招商进度表,会议记录等等5“fg”表示文件档号即盒号、件号6“00——00”5新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序,以此来编列档号.
06.档案如何归属前案,应查明前案的档号并予以同号编列
7.档号以一案一号为原则,遇有一档案件叙述数事或者一案归入多类者,应先确定其要紧类别,再编列档号第六章档案的编目与装盒第十九条归档文件应逐件编目归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、要紧内容、页数、日期、经办人、存档地点等项目见附表一第二十条档案目录以手工填写与以打印两种方式目录填写须使用碳素墨水书写请将卷内目录放在卷首第二十一条装盒,将归档文件按件号顺序装入档案盒一盒内的文件数量无限制,以装满一盒为准童二十二条装盒完毕后,填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》填写时须使用碳素墨水书写,字迹工整、要素齐全第二十三条不一致保管期限的文件应分开装盒,不得混装第二十四条档案盒的封面与背脊由档案室统一填写,并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称,以便查档第七章档案的鉴定与保管期限第二十五条档案的鉴定从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值第二十六条档案的保管期限文件储存期限除政府有关法令或者本企业其他规章特者之外,通常为分二年、长期两种通常的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的储存年限为二年,其余资料原则上均为长期储存介于两种保管期限的,保管期限从长长期储存
1.)公司章程;1)组织规程及办事细则;2)财务报表;3)政府机关核准文件;4)不动产所有权及其他债权凭证;5)其他经核定须永久储存的文书6)预算、决算书类;7)会计凭证;8)事业计划资料;9)期满或者解除之合约;10二年储存
2.)结案后无长期储存必要者1)通常的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件2第八章档案密级第二十七条公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不一致划分不一致密级,并据此界定档案调阅权限“绝密”文书含公司之有关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、有关财务往
1.来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书“机密”文书含公司各类经济合同、客户档案、招标方案及预决算书、公司章程、董
2.事长会议纪要(决议)、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计,划、重要会议纪要“密”文件含公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件
3.“普通”文件含部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动
4.中形成的具有参考价值的文件、材料“第九章档案借阅、利用工作第二十八条总监以上管理人员如需借阅通常工作业务有关的资料,可直接在档案管理员处登记后借阅借阅资料须当天归还;如需再借,应办理续借手续第二十九条各部门其它员工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或者利用的,须一律填写《档案调阅审批单》(见附件二)并经部门负责人与分管总监签字许可后,方可借阅档案如需借阅非本部门的档案材料的,还应有有关部门负责人与分管总监签字许可第三十条如需借阅公司人事、财务、合同等资料务必经总经理批准许可第三十一条档案管理员根据《档案调阅审批单》,为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息口%三十二条借阅的档案原则上在公司内使用机密文件与绝版文件仅供在存档处查阅,不予借出第三十三条借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或者损毁借阅档案交还时,须当面查看清晰,如发现遗失或者损坏,应及时报告主管领导第三十四条档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务,要紧方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等第三十五条档案主管应同意公司有关部门、人员定题咨询要求第三十六条根据国家档案、统计法律法规,做好企业档案统计工作第三十七条政府有关部门依法执行公务,需要查阅公司档案,公司予以配合、协助第十章档案的销毁第三十八条对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,销毁清册经有关负责人批准,方能销毁该清册永久储存;销毁时要有二人以上监销,并在清册上签字销毁时请使用碎幺氏机或者焚烧的方式第三十九条公司终止、解散时,档案应移交主管部门或者当地国家档案馆第四十条公司应采取严密管理措施,防止档案失密与泄密第十一章附则第四十一条档案部门积极使用电脑信息系统对档案进行管理,提高管理效率第四十二条本办法由行政部解释、补充,由公司总经理批准颁行广东华鑫招标采购有限公司行政部二一年八月二十六日附件、归档文件目录
1、档案调阅审批
2、档案移交清册3总经理___________________日期_____________________主送商务部、招标部、财务部、人事部抄送董事长、总经理传阅:附件1归档文件目录秘密等级部门类目:序号档案号档案名称页数档案内容储存位置建档日期保管期限备注制表人:制表日期:附件2档案调阅审批单注本单一式二联,第一联于案卷退还后由档案室退还调阅人,第二联留存档案室备查档案编号档案名称调阅人部门主管签字分管总监签字总经理签字号码还卷宗日期年档案号及件数年月日经收人签章月曰件数共计件宗件申请人制表日期年月日档案调阅审批单注本单一式二联,第一联于案卷退还后由档案室退还调阅人,第二联留存档案室备查档案编号档案名称调阅人部门主管签字分管总监签字总经理签字号码还卷宗日期档案号及件数年月曰经收人签章年月曰件数共计件宗件申请人制表日期年月曰附件3档案移交清册注本册一式二联,移交部门与档案室各自存档序号案卷标题案卷起止编号案卷数量卷内文件页数制表人移交时间交接双方签名:档案移交清册注本册一式二联,移交部门与档案室各自存档序号案卷标题案卷起止编号案卷数量卷内文件页数制表人移交时间交接双方签名:。