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某控股集团制度管理办法鄂尔多斯控股集团制度管理办法等级级A编制及修订记录版本号版本类型编修人生效日期失效日期编制/修订概述正式版编制
1.02004/11/82015/9/8修订内容规范制度格式与编写,完善
2.0修订版刘勇2015/9/9制度管理环节,增加制度管理工作评价与考核条款审核会签批准草案进行修改,各有关部门与审核部门签字后,经公司分管领导审核后提交公司制度管理决策者审批(制度审核、审批表见附件5表3)第二十三条制度的审批权限
(一)A级制度由集团董事会、或者职工代表大会、或者总经理办公会、或者集团领导审批
(二)B级制度由产业板块(集团)的董事会、或者职工代表大会、或者总经理办公会、或者集团领导审批
(三)C级制度由事业部总经理办公会、或者事业部领导审批
(四)D级制度由公司分管领导审批
(五)E级制度由部门领导审批第二十四条特殊制度的审批权限
(一)涉及集团章程审批等国家法律法规另有规定的,从其规定
(二)涉及公司薪酬、内部业务重组与改革、内控风险管理(风险评估、财务操纵、内部审计与法律风险操纵)的制度须经公司董事会审批通过
(三)涉及公司经营方针、薪酬福利、劳动安全卫生措施、教育培训、员工奖惩及其它涉及职工切身利益的有关制度,须同时经职工代表大会审议第六章制度的公布、备案与培训第二十五条制度的公布制度通过审批后,要求A级制度以集团名义由行政本部统一公布;B级制度以产业板块名义由产业板块行政部统一公布;C级制度以事业部名义由事业部行政部(或者综合部)统一公布;D级制度以本公司名义公布;E级制度以本部门名义公布第二十六条制度的备案进行备案的制度为A、B、C、D四级制度(制度备案记录见附件5表4)
(一)制度主责部门须于制度正式公布后1个工作日内报本单位企管部门备案(E级制度除外)
(二)各单位企管部门在收到备案制度后的3个工作日内,向上一级企管部门进行制度备案第二十七条制度的培训制度公布后,制度主责部门须对责任部门与有关联部门进行培训
(一)制度主责部门或者下属部门提出制度培训需求,由制度的主责部门负责对下属部门及有关联部门进行培训
(二)要求新制度务必培训,且首次培训工作须在制度公布后1个月内完成
(三)制度主责部门须采取必要措施以确保制度培训的成效培训后责任部门负责人须签字确认,制度主责部门应留存培训记录表(制度培训记录见附件5表5)
(四)新员工入职后,所在部门或者人力资源部应对新员工所涉及的公用制度进行培训第七章制度的执行与检查第二十八条制度主责部门负责本业务领域制度的执行与检查企管部门负责对制度主责部门的制度执行与检查情况进行抽查,负责对制度主责部门的检查计划完成情况进行考评第二十九条制度执行过程中,有关组织或者个人发现问题,可向制度主责部门或者企管部门反映,提出意见与建议制度主责部门对意见与建议应进行认真调查、分析,并根据需要对制度内容进行修订第三十条制度主责部门年初制定制度检查工作计划,要求检查计划中明确检查方法、时间及责任人各级企管部门负责汇总本单位制度检查计划
(一)检查时间可根据制度所辖业务的周期及风险操纵要求,确定各项制度的关键监控点,制定年度检查计划,也可定期对制度进行检查
(二)要求每项制度的执行与检查务必有确定的责任人,且每项制度的检查工作在一个年度内不得少于一次
(三)制度主责部门应留存检查记录与整改措施第三十一条对新公布的制度,制度主责部门须在制度生效后3个月内进行首次制度检查,执行单位须积极配合有关检查工作完成制度执行检查工作后10个工作日内出具检查报告第三十二条制度检查报告包含检查形式、检查内容、被检查单位的制度执行情况、违规情况、整改措施等若问题情节严重,且需要对有关责任人、组织进行处罚,要求限期完成整改的,制度主责部门可将处罚办法纳入有关制度或者检查报告中,审批后执行(制度检查报告单见附件5表6)第八章制度的修订第三十三条发生下列任一情况,且所规范业务以后仍存在时,制度主责部门需要对制度进行修订
(一)因有关法律法规的订立、修正或者者废止而引起制度合法合规性问题的,要求在有关法律法规出台后的10个工作日内完成修订
(二)组织机构重组、管理职能、业务流程等发生变化涉及制度变化的,要求发生变化后的10个工作日内完成修订
(三)制度本身存在缺陷或者制度相互间存在冲突的,要求在发现后的10个工作日内完成修订
(四)以会议纪要或者其他行文下发的涉及到已有制度内容变更的,不需要重新审核、审批,要求在变更后的10个工作日内完成修订并重新下发
(五)其他需要修订的情形第三十四条如修订内容较少时,可填写制度修订报告单进行修订,能够在修订报告单中完成审核、审批,但公布时需要将制度修订后的完整版本及制度修订报告单一并公布(制度修订报告单见附件5表7)第三十五条修订后的制度与制度修订报告单,按第五章至第七章中规定的审核、审批、公布、备案、培训、执行、检查要求执行第九章版本管理与制度废止第三十六条制度具有试行、暂行、正式3种版本,在存续期内具有同等效力
(一)“试行”意为尝试施行,强调试验性,通常在某一项制度正式公布之前,使用试行版本作为一种过渡状态试行期限由制度主责部门根据业务管理需要与制度执行情况确定在试行期间根据实施过程中存在的问题与不足进行修订,试行期结束后将修订后版本以正式版本公布;如试行版本在试行期结束后不需要重新修订的,自动生效为正式版本
(二)“暂行”意为暂且施行,强调时效性,是在某一时间阶段内施行的管理制度暂行版本的施行期限原则上不得超过1年,具体期限由制度主责部门根据实际业务需要确定超过暂行期限且没有进行暂行延期申请的制度将自然失效
(三)“正式”意为正式施行的版本新增制度公布时,须根据公布目的及适用时效推断作为“试行”或者“暂行”版本公布,原则上不以“正式”版本公布第三十七条发生下列任一情况,且所规范业务以后不再存在时,制度主责部门须在下列情形发生之日起10个工作日内废止相应制度
(一)有关法律法规发生重大变更,外部监管要求发生重大变更
(二)公司的体制、机制、机构或者有关业务的管控模式、管理职能等发生重大变更的
(三)其他触发制度废止的情况第三十八条制度的新版本公布时,旧版本从新版本生效之日起废止制度的版本变更及修订信息须记录在制度附则中第三十九条除由于制度版本变更引起的原制度废止的情况外,其他制度废止情况,须由制度主责部门向企管部提交制度废止申请,经审批通过后予以正式废止废止申请须包含制度废止原因、废止时间等信息(制度废止申请表见附件5表8)第十章制度管理工作评价与考核第四十条各单位须对本单位的制度管理工作进行自评,上级单位须对下级单位制度管理工作进行评价,具体为:企管信息本部企管部负责各产业板块、各本部及直属企业的制度管理评价标准设定与年度评价工作;产业板块企管部负责本产业板块内各事业部及直属企业的制度管理评价标准设定与年度评价工作;事业部企管部门负责本领业部内各职能部门及二级单位的制度管理评价标准设定与年度评价工作;控股集团直属企业、产业集团直属企业、事业部二级企业的企管部门负责本单位的制度管理评价标准设定与年度评价工作各单位在进行制度管理工作评价时,可参照企管信息本部企管部制定的评价标准第四十一条制度管理评价涵盖制度管理全过程,以制度的规范性、执行有效性、检查的及时性、修订与废止的及时性等制定评价标准,总分为100分,得分下限为0分(制度管理工作评价第四十二条评价结果提交制度管理决策者审批后,反馈给标准见附件4)制度主责部门,并纳入年度组织绩效考核第十一章附则第四十三条本办法由集团企管信息本部企管部负责解释第四十四条本办法自公布之日起施行,原《鄂尔多斯集团公司规章制度建设管理办法》(鄂司发
[2004]178号)废止附件
1.制度管理流程图
2.标准制度模板
3.制度编写规范
4.制度管理工作评价标准
5.制度管理表单表1制度管理年度工作报告单表2制度管理年度计划完成情况表3制度审核、审批表表4制度备案记录表5制度培训记录表6制度检查报告单表7制度修订报告单表8制度废止申请表附件1制度管理流程图图制度管理流程图1图制度计划管理流程图开始2企管部下发计划Y制度管理绩效考评附件2标准制度模板
(一)□□公司□□管理规定(办法)(版本类型)第一章总则第一条订立该制度目的与根据第二条制度适用范围,适用人员或者适用情况等阐述适用情况时,须根据该制度所规范业务的管控力度,明确制度的适用范围,说明该项制度是否需要各分子公司按此严格执行,或者需要各分子公司根据实际情况制定相应的操作细则制度所规范业务的管理原则第三条引用制度第五条其他需说明的事宜第六条第二章组织与职责组织体系与管理模式第条第执行本制度的职责划分条第条其他需说明的内容关键名词术语解释第三章第条明确制度规范的有关业务流程、业务活动内容与管理要求
(一)
(二)第条第章检查与考核第条明确制度涉及的监督与检查对象、考核方法、标准与奖惩办法第章附则第条本规定由负责解释第条生效日期及版本说明本规定自公布之日起施行本规定自公布之日起施行,原《制度名称》(发文号)废止附件L有关流程
2.有关模板
3.有关表单标准制度模板
(二)□□公司□□管理规定(办法)(版本类型)
一、总则
1.订立该制度目的与根据
2.制度适用范围,适用人员或者适用情况等阐述适用情时,须根据该制度所规范业务的管控力度,明确制度的适用范围,说明该项制度是否需要各分子公司按此严格执行,或者需要各分子公司根据实际情况制定相应的操作细则
3.制度所规范业务的管理原则
4.关键名词术语解释
5.引用制度
6.其他需说明的事宜
二、组织与职责
1.组织体系与管理模式
2.执行本制度的职责划分
3.其他需说明的内容
三、具体业务流程、业务活动内容与管理要求
(一)
1.
2.
(二)
1.
2.、检查与考核
1.明确制度涉及的监督与检查对象、考核方法、标准与奖惩办法
2.
五、附则
1.本规定由负责解释
2.生效日期及版本说明本规定自公布之日起施行本规定自公布之日起施行,原《制度名称》(发文号)废止附件L有关流程
2.有关模板或者表单附件3制度编写规范
一、适用范围本规范适用于鄂尔多斯控股集团所有制度制度起草时须严格遵循规范进行起草,制度附件也须符合本规范制度印刷版式、打印设置、装订等可参照党政机关公文格式(GB/T9704—2012),此处不另行规范
二、制度编写总体要求
(一)依法合规制度应正确表达法律法规、有关政策及公司上位制度要求,不得与上述规范性文件存在矛盾或者冲突
(二)全面具体制度应将所涉及到的业务逐一阐明,制度内容尽量细化,明确流程对所规定的适用范围、操作步骤、评价标准等要具体、明确
(三)严谨规范制度撰写时应严格依照制度模板进行撰写,符合格式规范制度的行文用语应准确、简明扼要,不使用弹性语言与模糊的描述性语言
三、制度标题规范
(一)制度统一按照“适用范围+制度内容+表达制度属性的名称”进行命名“适用范围”是指该制度施行时所涵盖的范围,通常使用简称;“制度内容”是指该制度针对什么内容做出了规范,如“文件管理,,等;“表达制度属性的名称”指基于制度属性对该制度的命名,如“章程”,“规定”、“办法”、“细则”等
(二)制度的“试行”、“暂行”等版本说明,以括号括起来放在标题下方如无,则说明是正式版本
(三)制度的生成与修订记录等修订历史信息应记录在制度汇编信息表中,并于每次修订时更新为便于信息化管理,要求所有制度进行编号,编号规则如下“公司代码+部门代码+年代号+流水编号”;直属企业号规则“公司代码+“zs”+直属企业代码+年代号+流水编号”;制度中附表的编号为“文件编号+FB+表号:如控股集团公司企管信息本部制度编号“KG-QX-2015-001”--------流水编号公布年份如控股集团直属企业北京酒店制度编号“KGZS-BJ-2015-001”―—匚_______________流水编号---------------------------公布年份--------------------直属企业代码——直属公司代码如控股集团公司企管信息本部编号为KG-QX-2015-001制度的附表1编号^KG-QX-2015-001-FB0r\附表编号---------------制度编号公司与部门代码为汉字简称的两位首字母,产业板块与事业部按公司编写代码,产业板块与事业部的直属企业及部门的代码,由本产业板块与事业部按以上原则自行设定代码,要求确定后按下列表格报控股集团企管本部备案控股集团公司、产业板块、事业部及控股集团直属企业代码、各本部代码见下表:控股集团公司及部门代码表公司名称代码各本部名称代码控股集团公司KG改革进展中心GF羊绒集团品牌事业部PP财务本部CW羊绒集团生产事业部SC人力资源本部RL电冶公司DY企管信息本部QX煤炭事业部MT资本运营本部ZY电力事业部DL行政本部XZ冶金事业部YJ事业进展本部SF化工事业部HG风险操纵本部FK控股集团直属企业代码公司名称代码公司名称代码北京酒店(宾馆)能源公司BJ NY天骄酒店中蒙公司TJ ZM呼市地产项目公司东驰公司HD DC中山地产项目公司资产管理公司ZD ZC上海地产项目公司SD
五、制度结构规范
(一)制度通常包含下列内容
1.第一章为总则,说明制定本制度的目的、根据、适用范围、执行原则、关键名词术语解释及引用制度等
2.第二章为组织与职责,说明业务有关的组织体系、管理模式与有关组织与部门的职责等
3.关于制度的执行监督、检查与相应的考核、奖惩等内容是制度的关键内容,通常应独立成章,置于附则之前
4.最后一章为附则,说明生效日期、解释权、修订记录等未尽事宜
5.除上述四章之外,中间各章制订具体的业务流程、执行标准、管理措施等
6.附则之后,给出制度的附件列表
(二)制度应与相应业务流程进行关联如出台的制度已有相对应的流程,则须在制度中说明有关的流程,并将流程作为制度附件;如尚未制定有关流程,则应按照统一要求的流程规范绘制流程,并作为制度附件
(三)制度中所述表单应在附件中给出
六、制度格式规范
(一)制度正文及文本类附件格式页面A4,纵向排版,左侧装订;制度的图、表类附件,如需要可使用A3幅面,但装订时须折为A4大小
(二)页眉页脚设置无页眉,页脚仅包含页码,使用阿拉伯数字表示,小五号,居中
(三)正文格式
1.制度名称宋体,二号,加粗、居中,与正文之间空1行
2.章、节标题仿宋_GB2312,三号,加粗,居中,段前间距1行
3.条标识仿宋_GB2312,三号,加粗,首行缩进2字符编号后无标点符号,与正文之间隔一个空格条目直接连续上章的条目编号,不重新编号
4.项标识仿宋_GB2312,三号,首行缩进2字符编号名无标点符号各条目下的项应在本条目内重新编号
5.目标识仿宋_GB2312,三号,首行缩进2字符各项下的目应在本项内重新编号
6.正文仿宋_GB2312,三号,首行缩进2字符,两端对齐款格式同正文
(四)其他需说明的规范
1.未作特殊说明制度中文字颜色均为黑色
2.电子版格式的制度目录使用自动生成的方式
3.关键术语可加粗表示
4.符号、代号、缩略语须在正文中予以说明
七、附件规范第一章总则4第二章组织与职责4第三章制度管理体系6第四章制度计划管理程序7第五章制度的制定、审核与审批8第六章制度的公布、备案与培训10第七章制度的执行与检查12第八章制度的修订13第九章版本管理与制度废止14第十章制度管理工作评价与考核15第十一章附则16附件中的内容须在制度正文中提及,附件名称应与制度正文中提及的附件名称一一对应附件清单置于制度正文之后,空一行,在“附件”后,以“阿拉伯数字+全角句点”顺序列出附件名称,数字编号需对齐每页页面左上角以“附件1”、“附件2”的格式顺次说明所附内容,附件标识格式为仿宋_GB2312,三号
1.附件中表的规范同一个附件中若有多个表则需要对表进行编号,如“表1”、“表2”、……;表的标题格式为三号宋体,居中,加粗;表内文字及附注文字格式五号宋体,文字居中
2.附件中图的规范同一个附件中若有多个图则需要对图进行编号,如“图1”、“图2”、……;图标题格式为三号宋体,加粗,图内文字为五号宋体;图的附注规范同表的附注附件4制度管理工作评价标准考评项目及权考评内容及考评标准评分细则重无业务流程图扣2分;管理有完整的业务流程图且各项业务有相应的管理制度支持制度不全面扣1分制度建设(权重15%)制度管理规范,职责明确,无交叉、重叠关系不符合扣2分有明确的归口管理部门或者责任人不符合扣2分按制度计划管理要求编写年度总结与下年度计划,要求内不符合扣2分容全面具体制度计划管理(权重15%)按企管部耍求时间上报未按时上报扣1分制度管理按年初计划完成未完成扣3分制度制定符合标准模版与编写规范要求不符合扣2分/次制度审核符合制度规定,有完整的审核记录表不符合扣2分/次按制度规定职责权限完成制度审批不符合扣2分/次制度管理规范性(权重30%)按制度规定完成制度的公布不符合扣1分/次要求在制度公布后3个工作日内完成制度备案不符合扣1分/次按制度规定完成制度培训,有完整的记录表不符合扣1分/次要求严格按制度规定执行(除领导另有批示)不符合扣2分按要求制定检查计划,并有明确的责任人不符合扣1分/次制度执行与检有完整的检查记录,对不符合项有整改措施不符合扣1分/次查(权重25%)要求新制度生效后3个月内完成制度检查,并出具检查报不符合扣2分/次告单制度修订按规定时间完成,并符合制度管理规范不符合扣2分/次制度修订与废止(权重15%)制度废止按规定时间完成,并有完整的废止申请记录不符合扣1分/次鄂尔多斯控股集团制度管理办法第一章总则第一条为强化鄂尔多斯控股集团(下列简称“集团”)制度管理职能,完善制度管理体系,实现制度管理的程序化与标准化根据流程再造后本部职能的划分,结合当前公司在制度管理中存在的实际问题,修订本办法第二条适用范围适用于鄂尔多斯控股集团公司、各产业板块、各事业部及其二级企业、控股集团及产业板块直属企业的制度建设与制度管理工作,各单位在遵循本办法的前提下,可根据实际情况制定制度管理细则第三条制度管理遵循下列原则
(一)合法性原则制度应当符合国家政策、法律法规与上级公司的规定;
(二)规范化原则符合制度管理体系要求,严格遵循制度管理流程与有关的权限、履行制度管理职责,确保制度管理的协调与统一;
(三)标准化原则制度建设统一按制度模板与制度编写规范兄成第四条制度管理组织体系包含各层级的制度管理决策者、第二章组织与职责制度管理归口部门、制度主责部门第五条制度管理决策者包含各层级的董事会、职工代表大会、总经理办公会、集团或者公司领导,负责制度的审批及制度管理工作的决策第六条各层级的企管部门是制度管理的归口部门,职责包含
(一)集团企管部负责集团制度管理体系建设与优化,各层级企管部门贯彻执行集团制度管理体系;
(二)负责制度管理年度计划的编制、实施与总结;
(三)负责制度的规范性与协调性审核;
(四)负责制度执行情况的检查;
(五)负责制度管理工作的评价与考核;
(六)负责制度汇编工作;
(七)负责其他制度管理日常工作第七条各层级的职能及业务部门为本层级制度主责部门,要紧职责包含
(一)负责本层级本职能或者业务领域制度体系的规划、建设与优化;
(二)负责本层级本职能或者业务领域制度起草、培训、执行、检查、评审、修订、废止、备案等工作;
(三)负责本部门制度汇编及其他制度管理日常工作第八条法务部负责制度的合规性审核第九条内控部负责制度建设的风险性审核第三章制度管理体系第十条制度管理体系是制度管理与制度汇编的体系化管理工具集团制度管理体系建设原则纵向划分层级,横向划分业务领域按制度管理权限与业务领域将集团制度划分为“五个层级二要求下位层级制度务必符合上位层级制度的目标、宗旨与要求第十一条制度管理体系的“五个层级”按制度管理权限划分为A、B、C、D、E五个层级
(一)A级制度以集团名义公布且适用于集团各产业板块、各事业部、各本部及直属企业的制度是对集团全局的进展、投资、性质、形式、机制、定位、宗旨、管理等内容提出的核心性、根本性、基础性的管理要求
(二)B级制度以产业板块名义公布,适用于本产业板块各事业部的制度是为贯彻某项管理工作或者业务流程提出的原则、目标、执行标准,需事业部遵照执行的,或者需事业部根据本制度原则制定具体细则与办法的管理制度
(三)C级制度以事业部名义公布,且适用于本领业部所有部门及二级单位的制度是为贯彻某项管理工作或者业务流程提出的原则、目标、执行标准,或者遵照上位制度所制定的具体细则与办法
(四)D级制度只适用于本公司的制度,为公司内部制度,不涉及下属企业
(五)E级制度只适用于本部门的制度,为部门内部制度,不涉及其他部门第十二条按集团涉及的业务内容将制度分为章程纲领、党政工团、改革进展、投资管理(含项目管理)、行政管理、人力资源管理、财务管理、企管信息管理、风险管理(含审计、法律、安全管理)、采购管理、生产管理、销售管理、物流管理、其他管理(如上述业务分类中不能涵盖的部分可列入其他管理中)第四章制度计划管理程序第十三条集团以制度管理年度工作报告为载体实施制第十四条制度管理年度工作报告内容包含本年度制度度计划管理管理程序包含计划的编制、公布、执行与总结管理总结与下年度管理计划两部分内容本年度制度管理总结包含制度建设整体情况、本年度制度管理计划完成情况、制度管理成效(包含制度制定、审核、审批、公布、培训、执行、检查、修订、废止、备案等方面)及存在的问题与整改措施、对集团制度建设及制度管理方面的建议下年度制度管理计划下年度制度建设内容(新增、修订与培训计划)、制度管理检查计划(制度管理年度工作报告单见附件5表1)第十五条各层级均需编制制度管理年度工作报告,逐级审核汇总后报送至集团企管信息本部企管部第十六条企管信息本部企管部根据制度管理年度工作报告,结合制度管理工作的总体部署,制定集团制度管理年度计划,经集团制度管理决策者审批后公布,并于次年1月份公布各层级以制度管理年度计划为指导开展各项管理工作,各层级企管部门负责对计划执行情况进行检查7月份为半年度回顾期,对计划的执行与完成情况进行跟踪,确保全年制度管理计划的完成(制度管理年度计划完成情况见附件5表2)第五章制度的制定、审核与审批第十七条制度主责部门按照部门职责与业务流程开展制度建设工作,负责制度的制定、审核与审批前的准备工作第十八条制度制定的基本要求
(一)制度主责部门需要征求基层单位或者有关方面意见的应当在制度审核前征求意见
(二)制度草案中引用的法律、法规与已下发制度务必明确,禁止使用有关法律法规、有关制度规定等模糊性用语
(三)如需要废止旧版制度,需要在制度的附则中明确指出,不得在制度中出现“凡与本制度冲突的都以本制度为准”等字样
(四)制度中涉及的审批程序要明确各层级的责权关系,禁止制度中出现公司(集团)审批或者有关部门审批等模糊性用语
(五)制度的格式与内容务必符合标准制度模版与制度编制要求
(六)不得以会议纪要代替制度第十九条制度的审核所有制度在报企管部门前务必由本部门负责人进行审核若制度中涉及到其他部门的职能或者业务流程(简称跨部门制度)须与涉及部门集中讨论、充分沟通,涉及部门根据制度内容所规范业务的具体条款与本部门已有制度进行联合分析,避免制度内容出现交叉、内容重复或者冲突的情况第二十条制度审批前需报送企管部门、法务部门与内控部门分别进行规范性审核、合法性审核与风险审核,有关审核部门在5个工作日内完成审核,并出具审核意见
(一)规范性审核确保制度符合制度管理体系要求,与已有制度不存在交叉、重叠关系,符合标准制度模板及编写规范要求
(二)合法性审核确保制度内容与现行的国家及地方的法律法规等规范性文件不发生冲突,确保制度合法合规
(三)风险审核确保制度能够满足内控与风险管理要求第二十一条各产业板块、各事业部及其二级企业、集团公司直属企业的制度报本单位企管部门完成规范性审核后,再进行合法性审核与风险审核时,如本单位不设法务部门或者内控部门,可报集团法律部门、内控部门进行审核或者咨询第二十二条制度主责部门根据反馈的意见与建议对制度。