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某食品财务管理制度为了加强收支管理,规范本公司的经济活动,进一步提高财务管理水平,根据国家有关法律、法规的规定,结合本公司具体实际情况与业务需要,特制订此《财务管理制度》本公司在会计制度上执行《小企业会计制度》针对本公司经济活动的实际情况,本《财务管理制度》着重表述下列几方面内容第一章资金收支管理及财务报销审批制度第二章招待费管理制度第三章差旅费报销制度第四章有形资产采购管理第五章有形资产保管管理第六章有形资产领用管理第七章有形资产销售管理第八章银行票据、税务发票、银行预留印鉴管理制度第一章资金收支管理及财务报销制度
一、本公司所有资金收支工作均由财务部负责组织实施
二、资金的收入不管是销售收入、押金、租金、代收款项、预收款项、罚款,还是其他任何形式、任何性质的资金来源款项,务必由财务部收取,其他部门与个人都无权收取或者截留、挪用
三、资金的保管出纳员是保证货币资金安全的唯一责任人,出
5、下列情况不执行差旅费报销标准1)员工到外地参加非食宿自理的会议与各类培训班,会议与培训期间住宿费、市内交通费、伙食补助费按会务费实报实销2)自带交通工具或者接待单位提供交通工具的出差人员,其市内交通费不予报销;3)出差地有本公司合作伙伴或者本公司客户对其进行住宿、交通、伙食及其它接待安排的出差人员,差旅费不予报销;4)公司认为不宜实行本制度的出差人员
五、差旅费借款及报销流程
1、公司员工因公出差时,由当事人填写“借款单”,注明具体出差时间、地点、行程期限、工作内容、预支费用等内容,按照审批程序,报经总经理批准
2、出差人员凭审批的“借款单”,到财务部门预支差旅费
3、出差人员回到公司后,务必在七天内填写《出差费报销单》按报销程序,到财务部结清借款从借款之日起30天内没有按规定报销的,从马上发给本人的上月或者当月工资中扣除特殊情况确需延期报销的,必需总经理亲批
4、出差人员借款报销手续须在财务部门一次结清,前款不清,后款不借
六、各类差旅费报销要求细则
1、住宿费报销要求按照员工在被派遣工作地实际住宿天数为准,凭当地的有效发票在公司规定之费用额度内限额据实报销,超额部分不予报销,自行承担
2、交通费报销要求严格遵循实报实销的原则,即所有出差期间产生的交通费务必与工作有直接关系,有关交通费票据在报销时务必清晰注明起止地、乘车时间、乘车事由,并交由主管上级及财务部门审核1)夜间(晚8时至次日晨7时间)乘坐火车达6小时以上,或者连续乘车时间超过10小时的方可购买硬卧票2)乘坐长途汽车须有当地公交运输部门正式票据,并要求填写起止地、乘车时间、乘车事由3)高管层出差可根据需要选择交通工具,管理层及执行层出差通常情况下乘坐火车,必要时可乘坐飞机(经济舱),但事先需经总经理签字同意,未经批准乘坐飞机,依照硬卧火车票标准报销,差额自理4)管理层及执行层出差最高可乘坐轮船三等舱
3、其它报销规定1)出差时间计算起程时间在当日12时前按全天计算,12时后按半天计算,返程时间在当日12时后到达按全天计算,12时前到达按半天计算2)公司员工当日在周口地区内(含郊县)办公,当天返回的,不按出差对待,当天不能返回的,按出差标准报销3)驾车出差期间的各项交通违规罚款不予报销4)员工出差期间,因非工作需要发生的参观、游览等费用均由个人承担5)员工出差期间需请客送礼,须事先报经主管上级批准发生的业务招待费及礼品等费用,不可附在“出差费报销单”后与差旅费混合报销,须按公司其他费用报销规定另行报销6)员工出差期间如有餐饮招待费发生,则当天“伙食费”不给予补贴7)为提高办事效率,缩短出差期限,员工出差时限原则上不超过一星期员工遇特殊情况须延长出差时间,须由总经理批准后方可执行8)出差费用票据不慎丢失的,其费用自理9)员工经总经理审批后,参加社会上组织的学习与会议,根据其参加过程中产生的实际费用实报实销10)高级别人员与低级别人员一起出差,经高级别人员同意,出差标准在上述限额范围内依照从高原则执行
七、高管层是指副总经理(含)以上级别人员;管理层指公司各部门负责人;其他人则属于执行层第四章有形资产采购管理本公司有形资产目前大概可归为下列几类
1、货币性资金包含现金、银行存款等
2、办公用品,含下列两种
①办公消耗品包含各类笔、墨、纸张、胶棒、票夹书针类等
②耐用办公品包含办公家具、小电器、工艺装饰品类、订书机等
3、原材料包含面粉、调料、各类辅助材料、添加剂、燃油、燃煤等
4、包装物包含纸箱、托盒、合格证、各类软包装材料等
5、产成品包含方便烧面、五谷奶茶等
6、修理修配用品包含备品备件、工具器具、修理消耗品、养护类消耗品等
7、工程物资包含水泥、沙石、砖块、钢材、施工设备、工具、施工碎料等
8、固定资产包含不动产、机械设备、运输设备、电子设备等达到固定资产标准的
9、生活用品包含寝具、洗具、茶具、餐具等第1类资产的管理已经在【第一章资金收支管理及财务报销审批制度】阐述第2类资产“办公用品”的采购由行政部负责实施,其验收、保管、领用、盘存由财务部负责实施财务部按照领用人的不一致分别设立管理台帐帐页,进行资产领用、收回、报废的有效管理第3类至第9类有形资产(下文简称“物资”)的管理流程将在本章至第七章阐述,该管理流程适合于我公司目前的状况仓库完全依靠人工管理,资金比较紧张,特别库存物资的资金占用量不同意过大该管理流程要求在生产班组、工程建设部门设专职材料员,专门负责物资的领取、监督使用、多余物资退库、废损料与边角料入库等工作;材料员应保持相对固定化,不得随便更换下面,阐述本章要紧内容【第四章有形资产采购管理】物资采购流程采购清单一总经理批准一财务借款一市场采购一验收入库
一、物资采购权除第2类物资外,其他物资由采购部负责采购除总经理特批外,其他部门与个人都无采购权1
二、物资采购预备采购部应经常主动与仓库部门、生产计划部门、生23产部门保持业务衔接,即采购人员应该天天查看每种库存物资的实际可用数45量,根据公司下达的生产任务数量与生产能力,正确推算下一阶段应该采购67物品的种类、数量、规格、质量等既要保持合理的库存量满足生产管理的89需要,又要防止过量采购、造成资金过度占用1011
三、物资采购审批为防止重复采购,物资采购前,采购员应列出采购1213清单,并就采购品种与数量征得仓库保管员签名同意后,拟订采购方案,包1415含供应商、采购时间、地点、运输、结算方式、货款预算等,并填制“借款单”,报请总经理审批获得批准的采购清单由采购部保管,用于物资入库时交给保管员与物资核对获得批准的借款单由财务部存查入账申请日期:申请部门:数量单价金额品名规格单位序号采购清单填单申请人:部门经理:保管员:领导批准:金额合计借款条今借到红高粱(扶沟)食品有限公司财务部人民币月日《采购清单》所列物品借款人:部门经理:总经理批示:签字日期:借款日期:批示日期
四、物资采购过程采购清单获得总经理批准后,即可向财务借款市场采购,应该货比三家,以“最优的性价比”原则确定供应商采购员应索取购货凭证,原则上是增值税专用发票与普通工商业发票,并保证发票填写正确,符合税务管理部门的要求
五、物资验收入库:物资运到公司后,保管员应按照【第五章有形物资保管制度】的规定处理
六、采购监督制约机制公司将通过下列几种方式对采购行为实施监督约束
1、对品种、价格到市场上随机调查暗访;
2、要求采购员提供商家电话、网址、地址,用信息手段调查核实;
3、付款时尽可能通过银行转帐,不用现金;
4、对同种商品不一致时期的价格进行对比分析,假如差额较大,则要求采购员做出合懂得释;
5、单独一人具体实施采购的行为尽可能避免,最好由二人同时与商家谈判、选购、付款;
6、公司能够随机指派其他部门人员临时参与采购工作;
七、采购环节失职认定下列采购行为属于严重失职,每失职一次,对责任人处罚200元,并公开批判任何采购人员假如一年内累计两次失职,罚没一个月工资并调出采购部门
1、在采购预备阶段,采购人员误填“采购清单”要紧项目,比如品名、规格、数量、合计金额等,同时已经获得总经理批准的;
2、在采购过程中,由于采购人员的过失,在品种、规格、数量、质量方面出现差错,导致漏购、少购、采购后无法使用或者大量过剩的;
3、由于采购部门与有关部门缺乏沟通、采购人员对库存原材料数量缺乏高度关注,从而导致库存原材料短缺、影响生产部门正常运转的;
4、采购人员违规采购的;
5、特别规定,一旦查实采购员有坑害公司的舞弊行为,则以舞弊金额的2——5倍但不低于一个月工资的标准处罚当事人如舞弊金额巨大,除了经济处罚、给予开除外,公司拥有诉诸法律解决的权利第五章有形资产保管管理
一、物资保管权分为在库物资保管与在用物资保管
1、在库物资的保管公司设立仓库,设立专职保管员,专门对物资的入库、保管、领用、报废、盘点等进行管理仓库的人员与业务归属品保部领导管理,财务部仅在具体会计技术方面给予指导与实施过程监督品保部负责人为保证在库物资安全的第一责任人
2、在用物资的保管已经办理出库、正在使用的物资,由使用部门负责保管,使用人或者部门负责人为保证在用物资安全的第一责任人
二、物资验收入库需要验收入库的物资,包含外购物资与内部产品两类
1、外购物资的验收入库,包含两个步骤:一是要注重质量品质的查验要求质检员区分食品类与非食品类,利用专业检测仪器测试;如无专业仪器时,应结合从业经验从下列方面查验包装、外观、颜色、气味、味道、生产日期、保质期、储存期、失效日期、是否潮湿、是否霉变、是否污染、是否有病虫鼠害痕迹、是否掺假、是否次品、是否假货、是否符合公司有明确数据指标的质量标准(比如材质硬度、工艺精度、燃烧值)等等二是要注意入库数量验收在质量合格的前提下,仓库保管员要注意对运达物资与采购清单是否相符进行核对,特别注意品种、数量、规格的核对保管员要认真清点每种物资的入库数量
2、内部产品的验收入库,也包含两个步骤一是要注重产品质量的查验质检员根据公司对合格产品质量标准的规定,按照质量验收操作规范,对生产完工、马上入库的产品,进行入库前的质量把关合格证,是产品质量完全合格的标志只要产品包装上使用合格证,就默认该产品已经被质检员确认质量合格凡合格产品,才同意在产品包装上使用合格证,才同意入库用于销售质量不合格的,不许在产品包装上使用合格证,不得办理入库手续,还应及时请示品保部领导处理意见二是要注意入库数量验收在质量合格的前提下,保管员要认真清点每种产品的入库数量
3、验收无误后,把物资收库并填制“验收入库单”一式三联(四联),按规定及时传递假如采购物资的品种、数量、规格、质量等有一项与采购清单不符或者与我公司标准不符的,务必立即请示总经理,获得总经理书面批示后,按总经理指示处理
4、“验收入库单”填制规范
1.应填项目必填,比如入库日期、供方名称、物资名称、规格型号、计量单位、入库数量、所有责任人签名等;
2.入库单所有联次套用复写纸一次性完成填写,原则上不得涂改,特别是入库数量严禁涂改;
3.当入库物品与采购清单不符或者与公司标准不符同时已经按总经理批示入库时,务必在验收单“备注”栏简要描述;
4.依照入库单各联次标识的用途,当天传递票据;总经理书面批示与“财务记账联”应随同购货发票一起传递给财务部;
5.所有联次务必做到票面内容与入库物资完全相符,字迹工整、清晰,易于辨认,填写正确,签名完整要及时更换复写纸!
6.特别强调,内部产品的入库单上,务必注明生产班组名称(比如生产第一条线李春强A组夜班),务必由生产班长签名,以示对入库数量的认可
三、物资的堆放仓库按存放物资的不一致,分为原材料仓库、包装物仓库、成品仓库、修理备件库等各类物资应“分库分区分类分架分层按序”整齐码放并粘贴醒目标签,以便于存取便于管理特别食品类,应独立设库储存,防止过期、串味、霉变、虫害、鼠害、污染
四、仓库帐簿仓库设立三栏式数量明细账,对在库物资的数量进行管理即按物资品名开立帐页,由保管员依照入库单、出库单(领料单)按日期顺序登记物资的入库数量、出库数量、结存数量账簿登记规则与财务会计要求相同仓库不进行金额的核算
五、物资报废做为管理工具用具、生产工具用具、生产管理手纳员负责公司全部货币资金的集中收缴、保管、银行存取、途中运输、正确使用
四、资金的支出及其批准权限务必实行“一支笔”式的最终批准制度即总经理方能行使该最终批准权也只有通过总经理亲笔签名批准支付的款项,出纳员才能按被批准金额实际支付
五、资金的借用职工因公借支款项,务必由借款人填写借款单,注明时间、金额、用途等事项,由本部门经理同意并签署意见后,报请总经理最终以书面形式亲笔批准,方可到财务部门借款原则上,公司所有资金不可私借私用,但公司员工因特殊情况确需借支的,务必按程序报请总经理批准
六、特殊情况借款职工因公急需借支款项却又无法面见总经理获得书面批准时,务必电话请示总经理,由总经理亲自指示财务人员,然后办理借款手续但是,事后务必补办总经理签字手续
七、费用报销期限因公借支款项,务必从公务活动结束、取得发票之日起7天内办理报销事宜从借款之日起30天内没有按规定报销的,能够从马上发给本人的工资中扣除特殊情况确需延期报销的,务必报请总经理批准
八、原始凭证规范化要求内容合理合法,填写规范完整、事项真实有效,务必符合公司财务部门与国家税务部门的规定原始凭证包含从外部取得的原始凭证与内部自制原始凭证两种
1、外部原始凭证,是指购买商品、支付劳务费与行政性收费所段的在用物品,当该物品报废而需要领用新品时,务必列出理由属于正常报废时,交旧换新否则,不予领用新品
六、物资盘点包含临时盘点、周盘点、月盘点、年度盘点
1、临时盘点在保管员辞职与岗位变动时,或者者管理需要时,可随时组织盘点
2、周盘点仓库保管员应每周自盘一次,保证帐实相符
3、月盘点每月末,由财务部配合仓库盘点一次,盘点结果与仓库、与财务对帐,发现差错,应查找原因,报请领导批示,及时更正
4、年度盘点每年末,由财务部组织,由各部门配合,对公司所有物资盘点一次
七、保管环节失职认定下列行为属于严重失职,每失职一次,对责任人处罚30元,并公开批判保管环节任何人员假如一年内累计三次失职,罚没一个月工资并调出原工作部门
1、在验收入库过程中,由于质检员缺乏责任心等主观因素,导致不合格品入库的;
2、在验收入库过程中,由于保管员没有逐一清点物品,没有按实填制入库单导致数量差错的;
3、质检员、保管员无正当理由拒绝验收入库的;质检员、保管员违反规定程序验收入库的;质检员、保管员发现问题隐瞒不报的;
4、保管员对验收入库单不填或者填写不符合规范的;
5、保管员登记数量明细账时没有遵照财务部规定同时经3次技术辅导仍没有改正的;
6、数据经常出现差错的;敷衍盘点导致数据不实的;隐瞒帐实不符的;
7、特别规定,仓库人员如有有意毁坏、私自带走、偷窃物资行为,则按材料价值的2——5倍但不低于一个月工资的标准处罚当事人,如金额巨大,除了经济处罚、给予开除外,公司拥有诉诸法律解决的权利;3第六章有形资产领用管理
45、物资领用的审批按领用物资的不一致,分为四种情形
671、各部门领用办公用品审批由领用人填制“领料单”,在本89部门负责人签名同意后向财务部申领
10112、生产部门领用原材料、包装物审批在生产计划部门下达《生121314产通知单》后,生产班组应根据下达的任务量,计算需要领用的15各类1617原材料数量,然后填制《车间生产(领料)计划表》班组长审18核同1920意后应亲笔签名并指定材料员向仓库领取o2122车间生产(领料)计划表23领料日期年24H25所属班次指定材料员:班;计划产量28293031323334产品名称:35月3637产品批号:口白班38口夜班39生产小组:班长姓名40序材料名称序材料名称规格型号计量领用数规格型计量领用数号号单位量号单位量12622741424344454647484950班组长签字签字日期
3、各部门领用产成品、固定资产审批各部门需要领用时,务必在总经理书面批准后,才可到仓库领取;也只有在收到总经理书面批准后,仓库保管员才可办理出库保管员负责把“总经理书面批准文件与领料单会计记账联”一起传递到财务部
4、领用修理用品、工程物资、生活用品审批此三种物资只有专业使用部门才可领用,分别为维修部门、建设施工部门、食堂招待部门只有在各自部门负责人签名同意后才可向仓库领取
三、物资出库由保管员填制“领料单”一式三联,保管员与领料人务必在“领料单”上签名后,物资才可出库
四、“领料单”填制规范
1、应填项目必填,比如生产班组名称、领料日期、生产通知单号、制品名称、制造数量、领料用途、物资名称、规格型号、计量单位、出库数量、所有责任人签名等;
2、所有联次套用复写纸一次性完成填写,原则上不得涂改,特别是出库数量严禁涂改;
3、领料单会计记账联,在次日上午10点钟传递给财务部;
4、所有联次务必做到票面内容与出库物资完全相符,字迹工整、清晰,易于辨认,填写正确,签名完整要及时更换复写纸!
5、特别强调,所有领料单上,务必注明生产班组名称(比如生产第一条线李春强A组夜班)或者者领料部门名称(比如行政部)
五、耗用物资物资进入使用部门,在材料员的监督下安装、维修、消耗使用严禁改变领料用途
六、物资退库关于多余物资、未用物资、废损物资、边角料等,材料员务必及时收集并退回仓库特别强调,只有本班次退库手续完全完成后,材料员才能下班退库应该办理退料手续,即由保管员填写负数“领料单”一式三联,其填制方法与正数“领料单”相比,除了数量为负数与不需要领导批准外,其他项目的填写及要求完全相同材料员与保管员务必签名确认
七、领用环节失职认定下列行为属于严重失职,每失职一次,对责任人处罚20元,并公开批判领用环节任何人员假如一年内累计三次失职,罚没一个月工资并调出原工作部门
1、生产班组每班次退库物资数量超过实际耗用数量10%的(班组长为责任人);
2、保管员由于审核不严等违规操作导致物资出库的;
3、保管员没有填制领料单或者不按规范填制领料单的;
4、材料员没有对退库物资及时办理退库手续的,或者退库不完全的;
5、特别规定,关于车间人员随意浪费、有意毁坏、私自带走、偷窃材料物资的行为,材料员应该坚决给予制止,并及时上报生产部经理;否则,每次对材料员罚款50元另外,关于车间生产人员前述恶劣行为,则按材料价值的2——5倍但不低于一个月工资的标准处罚当事人,如金额巨大,除了经济处罚、给予开除外,公司拥有诉诸法律解决的权利;第七章有形资产销售管理
一、从根本上讲,我公司用于销售的资产,要紧是产成品(快餐方便烧面、五谷奶茶)至于偶尔销售原材料、燃料、包装物、固定资产等财产,则不是创立公司的基本目的因此,本章要紧阐述产成品的销售管理,其他财产的偶然销售可比照产成品销售处理
二、销售流程示意图第一联销售部,存根填开收第二联财务存,记款财务人员f四联账主销售人员frm销货(或者开发票)第三联仓库存,记清单账早仓库审核第仓库发货-A第四联客户存,
三、四联票
三、填开销货清单由销售部负责销售人员根据客户购货要求,认真填列要求项目填写完整,数量、单价、金额准确,金额大小写一致,所有责任人签名特别强调,具体的提货经手人务必签字
四、收取货款由财务部负责财务人员根据已开列的销货清单,收讫货款并加盖印章后,把第一联返给销售部备查;第二联留存财务记账;第三联交给客户,作为提货凭证并由仓库留存记账用;第四联交给客户,作为出门证使用后随货物同行由客户保管是否开具正式的税务发票,要根据客户要求而定
六、仓库发货在销货清单审核通过后,要求最少2名保管员同时参与发货在仓库内,当货物搬离货位时,一人负责清点数量;在仓库门口,当货物装车时,另一人负责复核装车数量装车结束时,2名保管员务必核对各自记录的发货数量,只有核对无误时,方可把第四联交给客户并放行货物否则,务必重新清点货物
七、退货流程图销售部,存根财务存,用于记账、清客户要求销售部填开四联负数总经理批销货清单各联签名保管员收回货物,并在仓库记账用客户存当出现客户退货时,由销售部填开负数销货单,并请总经理在销货单各联次上签名批准后,保管员把货物收库并在各联次上签名,其中,第一联传递到销售部备查;第二联传递到财务部用于记账与清退货款;第三联仓库记账存查;第四联由客户收执
八、调换货处理,分两个步骤
1、开负数销货清单,退掉客户要求退掉的货物具体操作与本章【
七、退货处理流程图】相同
2、开正数销货清单,开给客户希望得到的货物具体操作与本章【
二、销售流程示意图】相同调换货表达在仓库上,是老货退库引起库存数量的增加与新卖出库引起库存数量的减少因此,保管员在进行数量明细账登记时,在“出库数量”栏分别用红字登记退库数量、用蓝字登记出库数量调换货表达在财务上,是退货资金与售货资金的相互抵消因此,财务人员应分别核算退货资金与售货资金,二者抵消后的金额,才是真正应退货款或者者应补交购货款
九、销售环节失职认定下列行为属于严重失职,每失职一次,对责任人处罚50元,并公开批判销售环节任何人员假如一年内累计三次失职,罚没一个月工资并调出原工作部门
1、销售人员填开销货清单差错并导致发货错误的;
2、财务人员收款差错或者少盖印章的;
3、保管员对销货清单审核不严导致发货的;
4、保管员单独1人发货或者违规发货的;
5、保管员违规退货的;
6、特别规定,关于有意毁坏、私自带走、偷窃库存产品的行为,按库存产品价值的2——5倍但不低于一个月工资的标准处罚当事人,如金额巨大,除了经济处罚、给予开除外,公司拥有诉诸法律解第八章银行票据、税务发票、银行预留印鉴管理制度决的权利;、释义:
1.本制度所称银行票据,要紧是指从开户银行购买的各类重要票据,比如现金支票、转帐支票、电汇委托单等等;
2.所称税务发票,是指从税务部门购买的各类发票;
3.所称银行预留印鉴,是指本公司在开户银行开立各类存款帐户时预留的“红高粱(扶沟)食品有限公司财务专用章”与公司法定代表人“刘忠义”私人印章
二、银行票据由出纳员负责购买、保管、使用,出纳员为唯一责任人出纳员应遵照银行票据法等有关法律的规定正确经管使用特别强调,空白银行票据,严禁预先加盖银行预留印鉴
三、税务发票由财务部指定会计人员负责购买、保管、使用,该员工为唯一责任人会计人员应遵照发票管理办法等有关法律的规定正确经管使用
四、银行预留印鉴原则上应分开保管,即公司财务专用章由会计刘忠义负责保管、使用,公司法定代表人“刘忠义”私人印章由出纳员负责保管、使用;会计与出纳员即为各自所管印章的唯一责任人预留印鉴外带、外用时务必备案登记
五、特别强调:
1.原则上,银行票据与全部银行预留印鉴不能同时交给一人保管;
2.全部银行预留印鉴也应分开保管;
3.所有空白银行票据不得预先加盖银行预留印鉴
六、变动交接在工作岗位变动时,交接双方应该就交接内容制作成书面材料,由监交人与交接人三方共同签名确认特别地,在进行银行票据、税务发票交接时,应该写清晰具体名称、起止号码、属于空白票据的,应注明“空白”字样同时应该逐张查验票据,防止份数缺失,防止联次缺失
七、失职认定上述票据与印鉴责任人违规操作即为失职,每失职一次,对责任人处罚50元,并公开批判责任人假如一年内累计两次失职,罚没一个月工资并调出财务部门取得的发票、收据,大致可分为发票是指盖有“全国统一税务监制章”的税票收据是指盖有各级“财政部门票据监制章”的收据、类似收据的票据专用票据是指专供国家垄断经营部门使用的票据,比如飞机票、火车票等
2、内部原始凭证,是指由本公司制定、仅在本公司内部使用、满足内部管理需要的票据,比如原始发票粘贴单、出入库单、差旅费报销单、工资表、内部收据、成本计算单等
3、对外部原始凭证的要求客户名称要填写我公司全称“红高粱(扶沟)食品有限公司”,品名、数量、规格、单价、金额、开票人、收款人、开票单位公发票专用章或者财务章、开票日期要填写完整,合计金额大小写相符,字迹清晰,不得涂改,计算正确有些发票上有“发票限开日期,务必注意其有效性防备假发票
4、对内部原始凭证的要求基本与对外部原始凭证的要求相同,但开票人、收款人、经手人等有关责任人务必签名完整
5、原始凭证的粘贴原则按业务类型分开,大小票据分开,呈鱼鳞状粘贴,使任何一张票据内容都能够清晰看到,不得压盖粘死,不得被凭证装订线覆盖钉死既美观整齐,又清晰完整
6、从外单位取得的自用收据、调拨单等白条不能作为费用报销
九、发票报销流程原始发票报销前需填制“原始发票粘贴单”(也称作“费用报销单”等),注明原始发票数量、金额、经办人等必填内容假如是采购行为,还需要有“验收入库单”作为原始发票的附件“原始发票粘贴单”需要经本部门经理签字,以示认可其因公性、必要性,并在财务部门初审通过后,提请总经理最终批准后,方可到财务部报销
十、借款及报销流程示意图填写借款单f部门经理签字一总经理批准一办理借款一公务活动一取得发票一填制“原始发票粘贴单”一本部门经理签字一财务审核一总经理批准一财务报销
十一、结算方式及限制给外部单位往来款项结算时,凡每笔金额在1000元(含)以上的,原则上通过银行票据转帐付款;付款金额在1000元下列的,鼓励使用银行票据转帐付款,也可现金付款现金要紧用于支付零星采购、日常小额费用报销、差旅费、工资、无银行帐户自然人结算等国家规定的范围
十二、库存现金限额每日库存现金最高限额规定为15000元,由本公司出纳员负责保管超出库存最高限额的现金,出纳员务必及时存入公司开户银行严禁公款私存
十三、备用金管理制度
1、为方便公司各部门日常业务支出需要,公司实行备用金管理制度
2、公司各个部门为备用金使用单位确需备用金的部门,由部门负责人按规定从财务部借出现金并妥善保管,以供日常使用各部门在业务活动中取得发票后,按报销程序到财务部报销,以现金补齐备用金,循环使用备用金系本部门公款,供本部门集体使用,严禁私人挪用
3、各部门备用金限额原则上规定为5000元
4、部门负责人工作岗位变动或者者离职、辞职时,务必把备用金足额归还财务部
十四、大额现金的借支因库存现金有限,因此凡一次借支或者支出现金额度在5千元至2万元时,需要提早一天向财务部预先申请;凡一次借支或者支出现金额度在2万元以上时,需要提早二天向财务部预先申请
十五、员工工资管理
1、发放时间每月5日支付上月工资,遇休息日或者传统农历节日或者法定节假日可提早或者错后发放,时间由财务部决定
2、工资标准每位员工的月薪待遇标准、奖励补贴款项、加班工资、应扣款项、代扣代交款项,由人事部负责制定与解释,并在每月5日前交予财务部审核,由总经理签字后发放
3、工资计算(见附表)
4、发放方式转账或者现金
5、保密规定所有参与工资标准制定、计算、复核、发放、接触工资信息的财务部与人事部人员,均应严格保密,不得外泄任何工
十六、有关责任人及签名:
1、业务经手人是指业务的具体经办人、经手人,比如采购员、仓库保管员、借款人、领料人、会计、出纳、收款员等经手人员签名,表示对该业务的客观真实性负责(一一是由我亲自实施的,是真实发生的,不是虚构的!)
2、部门负责人是指公司各部门的经理能够签署“情况属实”、“同意领用”等具体意见部门负责人签名,表示对该业务的因公真实性、实施的必要性负责(一一是因公需要,不是私人需要;是务必的,不是可有可无的;是我事先同意的,不是经手人自作主张的)
3、财务审核人是指财务经理或者被财务经理授予审核权的会计人员财务审核人在“原始发票粘贴单”等单据、文件上的签名,表示对受理业务发生的合理性、内容的合法性、项目的完整性、数据的正确性负责(一一是符合本公司规定的,是符合税法等国家法规的,各项内容填写是完整的,数据逻辑对应关系是正确的!)
4、总经理从财务会计角度而言,总经理是指被董事长授权,拥有最终财务报销批准权、财务管理决策权的最高级别的管理者总经理通过批阅单据同意资金支出,或者通过批阅方案同意方案实施时,应该在有关单据或者文件上亲笔签名,并签署“同意支出、同意付款、同意报销、同意先付xx元、同意X月Y日付款、同意执行”等具体意见,同时注明批准日期
5、签名位置,除总经理外,其他有关责任人的签名务必填写在有关单据或者文件的预留位置
6、签名责任本《财务管理制度》各个环节、各个步骤所有人员的签名,都表示对自己工作职责的履行与对自己行为的负责,都表示对所签单据(或者文件)内容的完整懂得与确认,但也同时面临着未来责任倒查与责任追究的可能请慎重签名!第二章招待费管理制度
一、招待费释义招待费是指本公司在与有关业务单位经济往来中、为招待该业务单位而支出的费用,比如招待客户的餐饮费、烟酒费用、食品、赠送礼品等;除此之外的用途,比如本公司的工作餐、福利烟酒食品等费用均不属于招待费报销范围
二、招待用款的申请事先由经办人填写“招待用款申请表”一式二份,详列被招待单位名称、客户人数、事由、招待标准、地点、申请金额、本公司陪客人员然后,提请总经理批准
三、办理暂借款经办人持经总经理批准的“招待用款申请表”第一联,到财务部借支招待款项
四、招待费报销自招待活动结束之日起七日内,经办人持招待费发票与“招待用款申请表”第二联到财务部办理报销事宜从借款之日起30天内没有按规定报销的,从马上发给本人的工资中扣除特殊情况确需延期报销的,必需报请总经理批准
五、关于超出招待标准的费用,仅按事先审批的标准执行,超额部分不予报销
六、招待费专款专项专用,即申请招待甲公司的款项,不能转移招待乙公司当招待活动取消或者者款项节余时,务必及时将款项退回财务部借款报销手续须在财务部门一次结清,前款不清,后款不借关于转移招待对象与用途的费用,除总经理特批外,一律不予报销第三章差旅费报销制度‘差旅费又称差旅补助,是员工被临时派遣至单位驻地以外地区为单位从事工作时,因务必消费行为与常驻工作地具有差异化而产生的,该差异化因临时工作地的不一致会有所区别,对务必消费支出超出常驻工作地的部分,单位将给予限额补助,限额标准按‘差旅补助标准执行
一、差旅费报销原则差旅费报销实行“分项计算,限额补助,超支自负”的原则
二、开支范围包含差旅期间的住宿费、交通费及途中保险费、伙食补助费、订退票费及必要的办公费用
三、差旅费报销标准
1、出差地区类别划分为A、B、C、D四类A类地区北京、上海、深圳、广州;B类地区其它省会城市及沿海开放城市;C类地区除A、B类以外,地级市、县级市及以上级别的城市;D类地区地级市、县级市下列级别的城市
2、交通费、伙食补助费费用限额标准出差地市内交通费、伙食补助费限额标准单位元/天、人A类B类C类D类地区类别级别交通伙食交通伙食交通伙食交通伙食高管层实报实销管理层执行层
3、出差住宿及往返车船标准:标准住宿标准(元/天、人)车船标准类、类类类C DAB高管层飞机(经济舱)管理层元下列元下列元下列硬卧执行层元下列元下列
四、差旅费报销具体实施办法
1、住宿费按限额报销标准,实行凭票报销的办法,按出差的实际住宿天数计算报销
2、交通费、伙食补助费实行按级别报销的办法,以车、船、飞机及有关保险费、附加费等的票据为根据;其中市内交通费高管层实报实销,管理层、执行层实行按级别限额补助的办法
3、订、退票费的报销出差人员因工作需要,发生的订、退票手续费,经部门负责人批准后方可据实报销
4、员工出差期间办公费用的报销出差人员差旅期间因工作需要,发生的电话费、传真费、资料费等费用须经主管上级批准后,可凭发票及资料入库单等据实报销。