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文本内容:
第一章、秘书学的研究对象
①秘书工作
②秘书、秘书工作、秘书部门
③秘书特殊的辅助性管理活1动、秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性和规律的科学
2、秘书学的定义3
①广义秘书学是一个由秘书理论、秘书实务、秘书历史、秘书实用技术和秘书教育五部分构成的庞大理论系统
②狭义广义秘书学中的秘书学基础理论,包括秘书职业、秘书机构、秘书职能、秘书职能坏境等主要方面、秘书学的学科归属
①秘书学属于管理学科的范畴,领属于公共管理学科这样的学科性质,4是由秘书工作本质上的综合辅助管理性所决定的、秘书学的性质特点综合性、政治性、应用性
5、秘书学研究的意义6
①秘书学研究丰富了我国政治与管理类学科的内涵
②秘书学研究有效的推动了秘书工作的科学化、制度化、规范化
③秘书学研究可以促进各社会组织管理方式的改善和管理能力的提高
④秘书学研究极大地推动了秘书专业教育和秘书人才的培养、秘书学研究的方法科学抽象的方法、系统研究的方法、比较研究的方法7第二章、秘书的定义秘书是指身处领导机构或领导着身边,以处理信息和综合服务的方式辅助领1导者实施管理的工作人员、秘书的分类2从组织内部分工行政、文字、机要、通信、信访、事务、生活、外事、会务秘书从其所在行业特征企业、法律、科技、教学、涉外秘书从职业高低高级、中级、初级秘书、秘书职业的特点3
①从属性秘书的从属性的特点,是由其自身的地位所决定的
②辅助性辅助性是秘书工作的根本属性,也是秘书的重要特点,秘书的从属性地位决定了秘书工作的全部内容都是对领导工作起辅助作用第八章秘书工作方法与规律
一、秘书专项业务的工作方法、秘书协调方法1
①沟通协调方法;
②变通协调方法;
③融合协调方法;
④政策法规协调方法;
⑤计划协调方法;
⑥节奏程序协调方法;
⑦会稿协调方法;
⑧会商协调方法、秘书督促检查的方法2秘书督促检查工作注意事项
①准确把握依据,只有自己深入理解决策、计划、指示及文件精神,准确把握有关要求,才能正确的进行督促检查
②全面掌握有关实际情况,使督促有的放矢,针对性强,取得实效
③把我目标要求,发现执行目标有偏差,必须督促其立即纠正,避免造成更大的失误4掌握工作的进度要求,推动停顿的,促进缓慢的,是各执行单位与整体运转同步、协调发展5把握执行的行为准则,鞭策拖拉的,处理顶牛的,查处违法乱纪的
⑥准确把握效果要求
⑦敢于务实求是秘书信息沟通方法
3、秘书工公文拟写方法
4、秘书工作进程调度方法5
①分类处理法ABCD含义对于复杂的工作任务,可以按照重要和急缓程度分类排列办理顺序,将要事、急事列为类,优先办理;将重要但不急办的事项列为类,应接着处理;将一般性事务和可暂缓办理A B的事项列为类,有时间才做;既不重要也不紧急的,属于类,可以不做这种方法就是C D分类处理方法ABCD
②统筹计划法、秘书工作时间调度的方法6
①计划使用时间方法;
②弹性管理工作时间方法;
③反馈控制工作时间方法;
④合理使用零碎时间方法
二、秘书工作规律及其应用、主辅一体化的工作机制
1、秘书工作一般规律的表述2D=±K•L-S+A领导对秘书公务服务的满意程度用表示;D主辅配合有效程度用表示;L事务性投入用表示;S参谋辅助投入用表示;A受各方面环境影响的参数用表示K、秘书工作一般规律的运用4
①从目标把握坚持主辅配合的正确方向
②从主辅加深理解提高辅助的有效性领导与秘书相互理解和配合的程度有以下几种情况和谐共振型;领到牵引型;秘书促动型;配合失调型
③从主辅配合协调提高综合辅助的效率
④从主辅增强素质提高综合辅助的效能、秘书工作的特殊规律5特殊规律是指某种或某类事务所特有的规律,它只能在特定的领域中起作用秘书工作的特殊规律是指秘书工作发展和运作实践中不同领域所特有的规律,它是不同领域里固有的、本质的、稳定的关系和联系,是秘书工作一般规律在秘书活动特定领域里的体现、秘书工作发展规律1
①秘书工作机制与社会生产力发展相适应规律
②秘书工作职业化发展与社会分工状况相适应规律
③秘书机构职能与领导权力分配机制相适应规律、秘书专项职能活动规律2
①经常性工作规范化、制度化、科学化规律
②秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应规律
③领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律、对立统一规律在工作中的运用3
①事务与政务;
②被动语主动;
③综合性与专业性;
④维持与适变;
⑤听命与劝谏;
⑥宣传与保密;
⑦谋划与执行;
⑧全面与重点
⑨规范性与随机性⑩间接性与直接性第九章秘书管理
一、秘书的团队的组建与管理、一个优秀的秘书团队具备的要素1
①共同的目标;
②互相合作,彼此认同;
③责任心;
④学习精神、秘书团队的内部结构2
①规模;
②团队成员角色分配;
③团队管理者;
④规范(根本规范、普通规范、部门规范、内部规范)、秘书团队建立的方法(人际交往法、角色定位法、价值观法、任务导向法、社会认同法)
4、秘书团队成长四个阶段组建期一一激荡期一一规范期一一执行期5
二、秘书工作绩效测评、含义1绩效是指一个组织的成员完成某项任务,以及完成该项任务的效率和效能绩效测评是指为达到一定目的运用特定的指标,比照统一标准,采取规定的方法,对绩效做出价值判断的一种认识活动、决定一个个体绩效的因素业绩、能力、态度
2、绩效测评的方法等级判定法、排序法
3、绩效测评的原则制度化原则;定量与定性结合原则;精确的原则4第十章、商末,朝廷中出现了中央秘书机构一一太史寮
1、周代建立了我国历史上最早的中央档案机构一一天府,收藏盟约、文书等各类档案
2、唐代,武则天首置随使院,属中央秘书机构中书省
3、年月日,北洋政府公布了新的《公文程式》,将公文文种增加到种,这是4191672913我国第一次对“公文”概念作出的界定
5、北洋政府还编出了《公文程式》讲义,在其培养文官的“直隶法政专门学校”开设附录资料了文书课程,这是我国文书教学的开端不需要的可以自行删除竹材重点知识1竹材及非木质材料作为原料的应用特点与局限A非木质原料应用中具有的优点1)来源广泛,价格低廉;2)原料单一,对稳定产品质量有利,生产工艺易于控制;3)备料工段设备简单(竹材除外);4)工业生产中动力消耗较木质原料少(加工、干燥等)B不利因素5)原料收获季节性强为保证常年生产,工厂需储备8-9个月的原料,而该类原料体积蓬松,占用地面与空间很大,造成储存场地之困难;6)原料收购局限性强非木质原料质地松散,造成收集与运输上的不便,为降低成本,收集半径一般不超过100公里;7)非木质原料储藏保管较难非木质原料所含糖类、淀粉及其它易分解的物质较木质材料高,易于虫蛀或产生霉变与腐烂(采取的措施高密度打包储存,切段堆积储存,干燥后储存,喷洒药剂储存等,但增加了工序和成本);8)非木质原料含杂杂物多(蔗渣含20%以上的蔗髓,棉杆含残花和泥沙,芦苇有苇髓和叶鞘,稻壳含米坯等),对产品质量有影响,生产前应分离,增加了工序与成本;9)其它尚未解决的问题棉杆皮韧性大,缠绕设备造成堵塞、起火;原料易水解,湿法生产中造成的污染大;稻壳板硬度大,对刀具磨损十分严重等,目前尚无参考模式,有待进一步研究克服
2.分布概况竹子是森林资源之一中国竹类资源分为四个区黄河-长江竹区、长江-南岭竹区、华南竹区、西南高山竹区地下茎竹类植物在土中横向生长的茎部,有明显的分节,节上生根,节侧有芽,可萌发而3为新的地下茎或发笋出土成竹,俗称竹鞭,亦名鞭茎因竹种不同,地下茎有下列三种类型单轴型、合轴型、复轴型
4.竹秆竹秆是竹子的主题部分,分为秆柄、秆基和秆茎三部分)秆柄竹秆的最下部分,与竹鞭或母竹的秆基相连,细小、短缩、不生根,俗称螺丝1钉或龙眼鸡头,是竹子地上和地下系统连接输导的枢纽)秆基竹秆的入土生根部分,由数节至数节组成,节间短缩而粗大秆基各节密210集生根,称为竹根,形成竹株独立根系秆基、秆柄和竹根合称为竹免)秆茎竹秆的地上部分,端正通直,一般形圆而中空有节,上部分枝着叶每节有两3环,下环为集环,又叫鞘环,是竹集脱落后留下的环痕;上环为秆环,是居间分生组织停止生长后留下的环痕两环之间称为节内,两节之间称为节间相邻两节间有一木质横隔,称为节隔,着生于节内竹秆的节、节间形状和节间长度因竹种而有变化
5.竹子各部位之间的关系竹连鞭,鞭生芽,芽孕笋,笋长竹,竹又养鞭,循环增殖,互为因果,鞭竹息息相关的统一有机整体
6.竹林的采伐竹林采伐时必须做到“采育兼顾才能达到竹林永续利用、资源永不枯竭之目的正确确定伐竹年龄、采伐强度、采伐季节、采伐方法四个技术环节是竹林采伐的关键所在
7.采伐竹龄竹林为异龄林,一般只能采取龄级择伐方式,根据竹类植物的生长发育规律,竹笋成竹后,秆形生长基本结束,体积不再有变化,但材质生长仍在进行,密度和力学强度仍在增长和变化,根据其变化情况可分为三个阶段,即材质增进期,材质稳定期和材质下降期竹子的采伐年龄最好在竹材材质稳定期,遵循“存三(度)砍四(度)不留七(度)”的原则
8.伐竹季节春栽夏劈秋冬伐一般竹林应该在冬季采伐,应在出笋当年的晚秋或冬季(小年春前)花年竹林,应砍伐竹叶发黄、即将换叶的小年竹,而不应砍伐竹叶茂密正在孵笋的大年竹;丛生竹林,一般夏秋季节出笋,采伐季节选在晚秋或早春,使新竹能发枝展叶原因a.该季节竹子处于休眠状态,竹液流动慢,同化作用较弱;b.可溶性物质变成复杂的有机物储存,竹材力学性质好,不易虫蛀;c.冬季,林地中主要害虫处于越冬状态,不会对采伐后的竹林造成伤害;d.该季节新竹尚未发出,可避免采伐时造成损伤
9.竹材的储藏与保管具体要求1)按照不同质量分类保管;2)按照规格大小,分别存放;3)先进先出,推陈出新;4)防虫防蛀,喷熏药物
10.竹材的缺陷及其发生规律1)虫蛀和霉腐一般发生规律如下a.竹黄较竹青严重;b.6-7年生竹材较轻,3-5年生以下较重;c.冬季采伐的较轻,秋季次之,春季采伐的较重;e.山地生长的较平地生长的轻;£通风透光储藏遭受损害的较少,阴暗不透风的则多1L竹壁竹秆圆筒状的外壳一般根部最厚,至上部递减,自内向外分为竹青、竹肉和竹黄三个部分
12.影响竹材密度的因素A.竹种与其地理分布有一定的关系,分布在气温较低、雨量较少的北部地区的竹材(如刚竹)密度较大,反之,则密度较小B.竹龄随着年龄的增长,密度不断的提高和变化(因竹材细胞壁和内容物是随竹龄的增加而逐渐充实和变化的),可根据其规律性作为确定竹材合理采伐年龄的理论依据之一C.立地条件气候温暖多湿,土壤深厚肥沃的条件下生长好,竹竿粗大,但组织疏松,维管束密度小,从而密度小,反之密度大D.竹秆部位同一竹种,自基部至稍部,密度逐渐增大,同一高度上,竹壁外侧高于内侧,有节部分大于无节部分
13.竹材特性竹材与木材相比,具有强度高、韧性大,刚性好、易加工等特点,使竹材具有多种多样的用途,但这些特性也在相当程度上限制了其优越性的发挥,竹材的基本特性如下1)易加工,用途广泛剖蔑、编织、弯曲成型、易染色漂白、原竹利用等;2)直径小,壁薄中空,具有尖削度强重比高,适于原竹利用,但不能像木材一样直接进行锯切、刨切和旋切,经过一定的措施可以获得高得率的旋切竹单板和纹理美观的刨切竹薄木;3)结构不均匀给加工利用带来很多不利影响(如竹青、竹黄对胶粘剂的湿润、胶合性能几乎为零,而竹肉则有良好的胶合性能;4)各向异性明显主要表现在纵向强度大,横向强度小,容易产生劈裂5)易虫蛀、腐朽和霉变竹材比木材含有更多的营养物质造成;6)运输费用大,难以长期保存壁薄中空,体积大,车辆实际装载量小,不宜长距离运输;易虫蛀、腐朽和霉变,不宜长时间保存;砍伐季节性强,规模化生产与原竹供应之间矛盾较为突出
14.竹材人造板的构成原则以克服竹材本身固有的某些缺陷,使竹材人造板具有幅面大且不变形、不开裂等特点为出发点的,主要遵循以下两个原则1)对称原则对称中心平面两侧的对应层,竹种、厚度、层数、纤维方向、含水率、制造方法相互对应2)奇数性原则主要针对非定向结构的多层人造板
15.竹材人造板的结构特性1)结构的对称性尽可能的克服各向异性2)强度的均齐性材料在各个方向强度大小的差异,以均齐系数表达(竹纤维板、碎料板趋于1)3)材质的均匀性能提高板材外观质量,也可减少应力集中造成的破坏(板材优于竹材,结构单元越小的板材均匀性越好).
16.胶层厚度不产生缺胶的情况下,越薄越好(20—50微米)?1)薄胶层变形需要的应力比厚胶层大2)随着胶层厚度的增加,流动或蠕变的几率增大3)胶层越厚,由膨胀差而引起界面的内应力与热应力大4)坚硬的胶粘剂,胶合界面在弯曲应力的作用下,薄胶层断裂强度高5)胶层越厚,气泡或其他缺陷数量增加,早期破坏几率增加
17.竹材胶合板是将竹材经过高温软化展平成竹片毛坯,再以科学的、比较简便的、连续化的加工方法和尽可能少改变竹材厚度和宽度的结合形式获得最大厚度和宽度的竹片,减少生产过程中的劳动消耗和胶粘剂用量,从而生产出保持竹材特性的强度高、刚性好、耐磨损的工程结构用竹材人造板竹材的高温软化■展平是该项工艺的主要特征A原竹截断截断a.先去斜头;b.由基至稍,分段截取;c.截弯存直,提高等级;d.留足余量B竹片软化的目的:将半圆形的竹筒展平,则竹筒的外表面受压应力,内表面受拉应力,其应力大小为0=E-S/2r减小E值是减小竹材展平时反向应力的有效手段,从而可以减少展平时竹材内表面的裂缝的宽度和深度减小竹材弹性模量的方法和措施统称为竹材软化C.软化方法在目前的技术条件下,提高竹筒含水率和温度是提高竹材本身塑性、减小竹材弹性模量,从而达到减小展开过程中方向弯曲时拉伸应力的有效措施D.刨削加工目的1)去青去黄,改善竹材表面性能,提高胶粘效果;2)使竹片全长上具有同一厚度,以获得较高胶粘性能和较小的厚度偏差E.竹片干燥实践证明,使用PF时,竹片的含水率应低于8%,而使用UF时,应小于12%,才能获得理想的胶合强度1)预干燥目的为了提高竹片的干燥效率,主要设备是高效螺旋燃烧炉竹片干燥窑,干燥周期较长,一般10-12小时,终含水率由35-50%降至12-15%2)定型干燥因竹片是由圆弧状经水煮、高温软化、展平而成平直状,但在自然状态中仍具有较大的弹性恢复力,故需采用加压的干燥和设备F组坯将面、背板竹片和涂过胶的芯板竹片组合成板坯的过程成为组坯1)板坯厚度的确定£s=100s合/(100-/)式中Xs为板坯厚度(各层竹片厚度之和,mm),s合为竹材胶合板厚度(mm),,为板坯热压时的压缩率(%)板坯的压缩率与热压时的温度、压力和竹材的产地、竹龄等多种因素有关通常温度为140-145℃,单位压力为时,板坯的压缩率为
13.0%-
16.0%o2)组坯操作注意事项a.面、背板竹片应预先区分好b.组坯时芯板与面、背板竹片纤维方向应互相垂直面板与背板竹片组坯时,竹青面朝外,竹黄面朝内;芯板竹片组坯时,为防止竹材胶合板由于结构不对称而产生变形,应将每张竹片的竹青、竹黄的朝向依次交替排列c.竹片厚度较大,宽度较小(平均100毫米左右),涂胶量不大,因而其吸水膨胀值(绝对值)不大,故芯板组坯时不必留有吸水膨胀后的间隙,只需将竹片涂胶后紧靠排列即可d.组坯时面、背板及芯板竹片组成的板坯要做到“一边一角一头”平齐,可为锯边工序提供纵边和横边两个基准面G热压胶合1)工艺过程竹片涂胶以后组成板坯,经过加温加压使胶粘剂固化,胶合成竹材胶合板的过程称为热压胶合,这是一个十分复杂的物理和化学变化过程可压力变化情况可分为三个阶段A第一阶段从放第一张板坯进入热压板至全部热压板闭和并达到要求的单位压力,称为自由加热期B第二阶段从热压板内的板坯达到要求的单位压力至降压开始,称为压力保持期;C第三阶段从热压板的板坯降压开始到热压板全部张开,称为降压期在降压期,因压力降低,板坯中的水蒸气急剧向外溢散,同时呈过热状态的水也很快变为水蒸气,因此产生板坯内外压力不平衡的现象,降压越快,压力不平衡就越大,严重的可使胶层剥离,即“鼓泡”,层数越多,鼓泡现象越多所以降压时务必缓慢进行,应在板坯内外的压力基本保持平衡的状态下进行,为防止“鼓泡”现象的发生,通常要求实行三段降压,即由工作压力降至“平衡压力”(即与板坯内部蒸汽压力保持平衡的外部压力,PF胶一般为
0.3-
0.4Mpa,这一阶段的降压速度可以快一点,一般3层板掌握在10-15s内完成);由“平衡压力”降至零,该阶段易发生鼓泡或“脱胶”,降压速度要缓慢,要求降压速度与水蒸气从板坯中排除的速度相适应,一般3层板约在30-50S内完成,多层板应适当延长;由零到热压板完全张开,该段可打开阀门,以最大速度卸载,使热压板张开应注意的是压机最下面一个工作间隔中的板坯,在表显示为零的时候,实际上还承受着所有热压板自重的压力,因此压板张开要适当放慢速度,以防“鼓泡二2)影响胶合质量的因素A.压力的影响压力过大,重者压溃被胶合的材料,破坏其自身的结构,轻者加大了热压时的压缩百分率,增大了材料的消耗,降低了竹材的利用率适宜的单位压力是保证胶合质量和材料利用率的重要因素目前生产中使用的单位压力是
3.0-
3.5Mpa,板坯的压缩率为13-16%,随着竹片加工精度的提高,热压时的单位压力可随之下降B.温度的影响温度是促使胶粘剂固化的重要条件热压胶合时,温度高可适当缩短胶合时间,但同时胶合板内的温差较大,内应力也较大,板子容易变形,另一方面同一压力条件下,温度越高,板坯的压缩率越大,则竹材的利用率越低,因此不能为了缩短热压时间,采用过高的热压温度,通常竹材胶合板生产中,PF的热压温度以135-140C为宜,UF的热压温度以115-120℃为宜,压制厚胶合板时,温度应适当降低,单位压力适当增加C时间的影响板坯在热压胶合过程中,所有胶层全部固化所需要的时间称为热压时间,其在工艺中的具体表现是热压板全部闭合达到工作压力开始至降压时为止的这段时间PF和UF在热压固化时会产生放热反应,因此生产上热压时间的确定一般可考虑在远离热压板的胶层固化率达到85%时,板子即可卸出热堆放,这样既能保证充分固化,又可节省热压时间,一般竹片板坯每1mm厚度加热加压时间Limin可以达到良好的胶合性能D.竹片质量主要指表面残留的竹青、竹黄量,竹片表面的光洁度,竹片的厚度偏差及竹片的含水率(6-8%为宜)等表面质量直接影响到胶粘剂的用量,热压时的工作压力,胶合强度3)热压胶合中产生的缺陷A.脱胶(部分或大面积相邻层竹片互相分离的现象)或胶合强度(胶合强度达不到标准规定的要求)低下(产生的原因有竹片含水率过高或部分竹片受潮;降压速度过快;胶粘剂变性或质量不符合要求;热压时间不足或温度偏低等)B.鼓泡(竹材胶合板热压过程中产生的局部脱胶现象)(主要原因是降压速度过快)C.叠芯、离缝(装板时人为碰撞造成芯板移位而引起的)D.表面污染(压板表面不干净,组坯中胶液污染板面及人为污染面、背竹片)E.透胶(竹片厚度较大,一般不出现,但当竹片整体或局部含水率过高,易产生该现象)
18.竹编胶合板采用逐步升压工艺和分段降压工艺两种形式,前者是使胶粘剂在低压下流展渗透,以防止胶粘剂从竹席中挤出;后者则是为了防止鼓泡,并蒸发一部分水分19水煮(浸)一冰冻一干燥保存强度(简称为保存强度)是检验竹编胶合板胶合性能的指标,是在模拟加速老化后测定材料的静曲强度来表示的,它间接反映了板材胶层的胶合性能在水、温度的作用下的变化情况,也反映了材料在正常使用状态下,胶层和整个胶合材料的耐水、耐候性能竹材质量、竹席的含水率、竹席的编织质量、涂胶量、热压工艺等都与保存强度有关20蔑片浸胶及浸胶后的干燥是生产竹蔑积成胶合板的关键工序竹蔑积成胶合板与其它板的不同之处是含水率较高,产品较厚(多在25mm以上),故热压过程中排水困难,常采用热进冷出的热压工艺21竹材胶合板生产中提高竹材利用率的主要途径原料准备工序合理截断,严控余量;竹筒中心尽可能对准刀具中心,保证剖开竹片宽度相近压刨工序保证蒸煮软化、展平及辐压质量;控制单次刨削量,以尽量减少损失铳边工序控制铳削量组坯工序按照适当的压缩率确定正确的板坯厚度,并合理配置;严格遵守对称性原则,并保证“一边一角一头齐、面、背板摆放时相互靠紧,防止人为叠、离而增加修补工作量,同时增加了材料消耗
③服务性服务性是秘书从属性和辅助性特点的集中体现,秘书工作其实就是一种服务性工作
④被动性被动性是秘书的从属性特点在秘书身上的直接体现
⑤全面性秘书部门是领导机关的综合性服务部门,秘书工作的内容涉及机关的方方面面,秘书的活动范围非常广泛,秘书的基本职能被概括为“辅助管理综合服务”这些都决定了秘书工作具有鲜明的综合性和全面性的特点这个特点要求秘书应该是“通才二
⑥机密性秘书位居各社会组织的管理中枢,又是领导的贴身参谋和助手,她们不仅负责保管各种机密文件资料,而且经常参加各种机密会议,这就使得他们比一般工作人员了解更多的机密事项因而具有机密性这个特点要求秘书时时处处都要做好保密工作第三章秘书职能
一、秘书机构(又称秘书部门)广义含义处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导机构的办公部门特点附属性、综合性、辅助性设置的原则
①规范性原则
②科学化原则(组织结构要科学、职责确定要科学、团队人员配合要科学)组织形式综理制、分理制
二、秘书的基本职能、含义,秘书的职能是在秘书机构、秘书职位功能的框架内,领导根据组织目标与管理工作1的需要而明确的赋予秘书机构和秘书职位的具体职责权限、基本职能分类
①信息管理职能、
②综合协调职能、
③督促检查职能、
④参谋辅助职能、2
⑤后勤保障职能、
⑥“不管部”职能
三、秘书职能实现的途径、秘书日常事务工作(日常性、基础性、程序的习惯性)1
①办公用品的管理、
②接待工作、
③安排领导活动、
④值班工作、
⑤通信工作、
⑥印章管理
⑦保密工作、秘书专项业务的工作信息工作、调差研究、会务工作、公文处理、档案管理
2、秘书特别授权工作3
①公文写作特点被动写作,遵命性强对象明确,针对性强集思广益,群体性强决策之作,政策性强急迫之作,时限性强讲究格式,规范性强
②督查工作(决策督查、专项督查)原则实事求是、注重实效、讲求方法和策略
③协调工作特点权力的授予性、非职责限定性、认同疏导性类型纵向关系的协调(本组织与上下级组织、秘书部门与秘书所载组织领导班子及领导人、秘书部门及秘书和群众)、横向关系的协调(本组织与平级相关单位、领导班子成员之间、秘书部门与平级职能部门、秘书部门内部人员)
④谈判工作注意事项协助领导确定谈判的中心议题和准备达到的目标准备好谈判各方的有关资料谈判中意外情况的预测和准备把握谈判进程总结和评价谈判的经验教训,准备向领导汇报关于谈判过程结果的内容,并及时搞好信息反馈、秘书参谋工作4含义秘书参谋是秘书近身围绕领导者,为其进行有效决策管理而直接、综合、及时地提供智能辅助的一种秘书智能活动
①秘书参谋是现代领导的现实需要
②参谋是秘书的深层职能
③秘书参谋的过程保持自觉参谋意识把握和扑捉参谋点调用处理已存信息,收集短缺信息聚焦形成辅助谋略
④秘书参谋的原则(明确角色定位,不失职不越权;明确参谋定位,谋而不断;立足规劝层面,谏而有度)第四章秘书的精神素养
一、秘书的思想政治素养、努力提高政治思想理论水平(认真学习马列毛思邓论,努力实践三个代表的重要思想,1用科学发展观统领头脑、提高政治思想理论水平)、树立法制观念
2、树立政策观念3
二、秘书的职业道德与作风修养、秘书的职业道德修养1
①忠于职守,服务领导
②埋头苦干,甘居幕后
③谦虚谨慎,办事公道
④遵纪守法,廉洁奉公
⑤诚实守信,严守机密、秘书的作风修养2
①踏实,细致,一丝不苟
②联系群众,深入实际,求真务实
③谦虚谨慎,不卑不亢,坚持原则
④敏捷干练,讲求时效,善于合作
⑤善于学习,富于创造,勇于开拓、秘书的心理品质3
①不良心理现象自负心理、厌倦心理、讨好上司心理、焦虑心理
②心理品质的构成情感品质(热爱秘书工作、尊重自己的领导者、健康高雅的美感)意志品质(自觉性、坚持性、果断性、自制力)性格品质(工作负责、谦虚随和、冷静沉着、幽默开朗)秘书的气质(多血质、胆汁质、粘液质、抑郁质)
③秘书良好心理品质的培养进入角色强化角色意识加强自我修养,形成正确的自我意识在实践中不断总结经验,加强心理品质修养第五章秘书的知识能力素养
一、秘书的知识结构、构建原则适应性原则、层次性原则、个性原则、动态原则
1、组成2
①基础知识科学文化基础知识(科技、历史、外语)、政治经济基础知识、法律法规基础知识、办公自动化知识
②专业知识秘书职业知识、秘书所在部门的业务知识
③相关知识(管理学、经济学、心理学等)
二、秘书的能力结构、基础能力(基本条件)1
①观察能力(培养兴趣,养成习惯讲究方法,注意细节)
②记忆能力(明确目的,培养兴趣深入理解,掌握技巧)
③思维能力(宽阔性、深刻性、敏捷性)、专业能力(核心)2
①表达能力口头表达能力(发音准确,字正腔圆中心突出,目的明确语气温和,富有感情说话得体,注意身份)书面表达能力(严肃性、准确性、时效性)身势表达能力
②办事能力明职权范围、通晓办事程序、区分轻重缓急、善于社会交往
③协调能力协调自己与领导者关系,协调领导者之间及领导活动,协调个部门之间的关系要求掌握协调的依据,掌握协调的原则,讲究协调方法
④管理能力辅助决策、辅助计划、辅助沟通、辅助控制能力
⑤应变能力善于观察,反应敏捷要从容镇定,随机应变
⑥社交能力知己知彼,准确定位文明礼貌,讲究方法充实知识,加强修养、基本技能3
①现代办公设备使用技能
②常用办公软件使用技能
③网络办公技能
④文案处理技能书法技能、速记技能、编辑技能、校对技能(对校法、折校法、读校法)、文件印制技能、装订技能(一条龙装订法、综合装订法)
三、秘书的文化艺术修养(基础)、文学修养、史学修养、艺术修养
①书画艺术修养
②音乐、舞蹈艺术修养123第六章秘书职能坏境
一、秘书职能环境要素及其作用、秘书职能环境层次结构1()、秘书机构内部环境1形成和保持机构内部良好的环境的条件、要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负2责人
②要有健全的工作制度
③要建立科学合理的分工合作体系,形成高效的工作流程
④要形成灵敏的信息处理和综合加工机制,提高信息综合度
⑤要形成和保持和谐的人际关系,工作人员之间互相关心、互相体谅、互相支持,不断加强向心力和凝聚力()、秘书所在组织内部环境2由几方面构成
①组织的结构要素2组织的动态运行要素
③组织的生态发展要素4组织心态、观念方面的要素5组织的物质环境条件
⑥组织信息要素、秘书所在组织外部环境政治、经济、科技、文化环境
3、秘书职能环境要素关系
2、秘书与部门的关系1
①表现形态辅助形态、协调形态
②秘书部门处理其他部门关系的原则一是要有效的提供综合服务,二是要做好协调工作,三是尊重和依靠职能部门、秘书与群众的关系被动形态和主动形态2秘书处理群众关系的方法
①指导思想上,要以人民群众的根本利益为依归
②工作行动上,要将贴近领导工作于深入群众、联系群众有机的结合起来3工作作风上,要尊重群众、关心群众、反映群众的意见和要求,甘当群众的小学生4积极排解疑难,急群众之所急,多为群众着想,努力为群众排忧解难、秘书处理与新闻媒介的关系的方法3“四要”
①友好热情,以礼相待
②实事求是,以诚相待
③一直同仁,平等对待
④迅速行动,改进工作“四不要,
①不要一厢情愿,干扰记者
②不要以利相交,送礼行贿
③不要以广告为饵,交换要挟
④不要被动消极,仓促应付、秘书职能环境的作用
3、职能环境对秘书工作的规定性
1、职能环境对秘书工作的导向性
2、职能坏境对秘书工作的促进性
3、职能环境给秘书工作带来的机遇和危险4
二、秘书职能环境的适应与优化、秘书职能场是指在秘书职能环境中秘书职能活动的影响力范围
1、秘书对职能环境的适应21适应职能环境特征适应宏观环境特征和发展趋势;适应所在组织的行业环境特征;适应所在组织的环境特征
②满足职能环境需要
③顺应职能环境发展
④职能环境资源的制约(信任度、和谐度、开放度、自由度)
⑤开发职能环境资源、秘书对职能环境的优化2
①秘书优化职能环境的主要途径
②排除职能环境障碍(信任障碍的排除、理解障碍的排除、沟通障碍的排除、利益障碍的排除)
③秘书职能场的优化指的是秘书要尽可能的是自己对领导的综合辅助和公务服务范围与其领导者的公务活动需要相吻合,并对领导职责范围内工作效率的提高产生积极的辅助作用秘书职能场大小=领导者对其秘书综合辅助和公务服务需要范围二领导者的职务范围领导者对自己综合素质水平的评价领导者对其秘书X X综合素质水平的评价
三、秘书与领导的关系、秘书与领导关系的多维性1
①政治上的同志关系
②人格上的平等关系
③组织上的上下关系
④工作上的主辅关系(最能体现秘书与领导角色关系的本质特征)、秘书处理与领导关系的方法2
①摆正位置,自觉服务
②正确领会、贯彻领导意图领导意图是指领导人、领导班子或领导组织在知道社会组织实现目标的过程中所提出的意见和想法的实质,是领导提出的工作意见的出发点和目的,是领导工作思想的体现
③加强与领导的思想沟通(适时、适地、适人、适言)
④自觉与领导联络个人感情、秘书为领导班子服务中应把握的关系3
①为主要领导人服务与为领导人服务2为中心工作服务于为日常工作服务
③处理好多头指示避免酿成矛盾
④对口请示,避免交叉请示
⑤逐级请示,避免越级请示
⑥加强沟通,避免产生误会
⑦筛选信息,避免说是道非第七章秘书与组织管理
一、组织管理的职能
①计划职能
②组织职能
③领导职能
④控制职能
⑤协调职能(对内协调的核心是沟通,对外协调的核心是公关)
⑥激励职能
二、秘书管理观念的更新新的观念人本观念;系统观念;效能观念;主动服务观念(信息意识、超前意识、创新意识、参谋意识)
三、秘书与组织管理效率、提高组织效率的管理方法任务管理方法、人本管理方法、目标管理方法、系统管理方法
1、秘书与组织管理效率2工作制度的建立;程序化和规范化的实现;现代化手段的采用;学习型组织的培养
四、秘书与秘书决策、秘书工作对领导工作的价值体现1
①为领导工作做铺垫;
②为领导工作代劳;
③为领导工作拓展延伸;
④为领导工作拾遗补缺、秘书工作与领导决策2
①决策在管理工作中的地位;
②决策类型和决策系统;
③秘书与组织战略
④决策程序及秘书在决策活动中的工作(步骤确定决策目标;拟定方案;评估和选择方案;典型试验;普遍实施;追踪控制)。