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企业档案管理内部控制制度模版企业档案管理是指对企业生产、经营活动中所产生的纸质和电子文档进行及时整理、存储、检索和利用的全过程企业档案管理是企业的重要组成部分,它与企业的内部控制制度密切相关,二者互为补充,相互配合才能发挥最好的效果下面,就企业档案管理内部控制制度模板进行阐述
一、目的本制度目的在于规范和统一本企业文件档案管理工作,保证文档档案的完整性和安全性,提高文档档案的检索和利用效率,降低企业经营风险,为企业的决策提供可靠的数据支持
二、适用范围本制度适用于本企业所有部门
三、管理职责.企业领导班子应当建立文档档案管理工作机构,明确相关工作职责
1.全体员工应当遵守企业档案管理制度,提高应用信息技术的能力2
四、档案管理范围.文档档案包括企业生产、经营活动中所产生的纸质和电子文档
1.建筑工程档案包括企业新建、扩建、改造和维护保养等工程所产生的文件和档2案.资料档案如企业历史资料、规章制度、管理制度、平台操作流程等3
五、档案管理的基本要求档案应在使用中保持完整,文档与文件应按文件分类依据管理规则、按时间顺序、
1.按号顺序存放档案室应当按安全规定管理档案,确保档案的安全与机密性
2..档案应当在规定时间内完成档案的备份和恢复操作3档案室应当按照备份维护计划,定期对文档进行备份,以确保文档安全
4.对文件保密的规定应做到严格执行
5.员工应当严格遵守档案管理规定,绝不泄露档案机密
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六、档案管理操作流程.文件和档案的归档1归档应严格按照档案管理规则进行完整,档案须有序、清晰地整理、分级分项、编号标签、保密标记;有专人负责,群众有监督,加强管理.文件和档案取用2文件和档案的取用应有规则,经过审核、划分取用范围、办理手续后才能取用,使档案完整.档案管理规程3制定档案管理规程,根据档案性质和内容的不同,分别规定汇编制度、保管制度、备用机制、有限期制度、整理制度及报损报废销毁等流程应该建立档案借阅审批程序,禁止未经授权私自借阅档案和文件
七、档案管理的安全控制.档案的保密性要求1对于需要保密的档案实施严格的保密控制措施对于涉及企业经济、技术、管理、战略等方面的重要档案要进行加密或者设置访问权限,以确保信息安全.档案的备份控制2在备份过程中,应实行身份认证及访问权限控制机制,确保备份数据的安全性及完整性;同时要严格控制备份存放位置的安全,防止备份数据被恶意攻击或者泄露.档案的访问控制3在管理档案时,应该实施访问控制机制,建立档案借阅审批程序,规定档案的使用范围及时间,确保档案的安全和机密性以上为企业档案管理内部控制制度模板,企业应严格按照制度流程执行档案管理工作,提高企业的文档档案管理水平,减少文档档案的丢失和泄露情况出现,为企业的发展提供有力支持。