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国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法(2000年8月24日国务院发布)第一章总则第一条为使国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本办法第二条行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定,确保国家秘密的安全第六条各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查第七条各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作第八条各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作第二章公文种类第九条行政机关的公文种类主要有
(一)命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员(―)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行
8.
1.4发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但是最大不能等于或大于22mm15mmo联合行文时应使用主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,保证公文首页显示正文
8.
1.5发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“()”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线
8.
1.6签发人上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人后标全角冒号,冒号后用2号楷体字标识签发人姓名如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mmo
8.2主体
8.
2.1公文标题红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当
8.
2.2主送机关标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送
8.
2.3公文正文主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格数字、年份不能回行
8.
2.4附件公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识附件”,后标全角冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件
1.鬃鬃“);附件名称后不加标点符号附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致如附件与公文正文不能一起装订,就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)
8.
2.5成文时间用汉字将年、月、日标全;“零写为成文时间的标识位置见
8.
2.6公文生效标识
8.
2.
6.1单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm〜4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上
8.
2.
6.2联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间主办机关印章在前,每排最多3个印章,两端不得超过版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间
8.263特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决附注公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行
8.3版记
8.
3.1主题词“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空一字
8.
3.2抄送公文如有抄送,在主题词下1行;左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关标句号如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关
8.
3.3印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字印发机关左空1字,印发时间右空1字印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识
8.
3.4版记中的反线版记中各要素下均加一条反线,宽度同版心
8.
3.5版记的位置版记应置于公文最后一页(封四),版记的最后一个要素置于最后一行9页码用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm单页码居右空1字,双页码居左空1字空白页和空白以后的页不标识页码10公文中的表格公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双贾码表头在切口一边公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封
三、封四(可放分送,不放页码)应为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上11公文的特定格式
11.1信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐使用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条武文线(上细下粗),两条线长均为170mm每行距中排28个字发文机关名称及双线均印红色两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明
11.2命令格式命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定命令标识上边缘距版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行标识正文;正文下一行右空4字标识签发人名章,签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称在签发人名章下一行右空2字标识成文时间分送机关标识方法同抄送机关其他从本标准相关要素说明
11.3会议纪要格式会议纪要标识由“鬃鬃会议纪要”组成其标识位置同
8.
1.4,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定会议纪要不加盖印章其他要素从本标准规定12式样A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1;公文首页版式见图2;上报公文首页版式见图3;公文末页版式见图4;联合行文公文末页版式见图5;联合行文公文末页版式见图6国务院公文主题词表(1997年12月修订)为适应办公现代化的要求,便于计算机检索和管理公文,特编制《国务院公文主题词表》(以下简称词表)词表主要用于标引国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门上报国务院及其办公厅的文件
一、编制原则(-)词表结构务求合乎逻辑,具有较宽的涵概面,便于使用(-)词表体现文档管理一体化的原则,即词表中主题词的区域分类和类别词可分别做为档案分类中的大类和属类
二、体系结构
(一)词表共由15类1049个主题词组成,分为主表和附表两大部分,主表有13类751个主题词,附表有2类298个主题词词表分为三个层次第一层是对主题词区域的分类如“综合经济”、“财政、金融”类等第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等第三层是类属词如“体制”、职能、编制等第二层和第三层统称为主题词,用于文件的标引
(二)1988年12月和1994年4月修订的词表中曾列入本词表中而不再继续用作标引的主题词,用黑体单列在区域分类的最后部分
三、标引方法
(一)一份文件的标引,除类别词外最多不超过5个主题词主题词标在文件的抄送栏之上,顶格写
(二)标引顺序是先标类别词,再标类属词在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词如《国务院关于加强水土保持工作的通知》,先标类别词“农业”,再标类属词“水土保持”,最后标上“通
(三)一份文件如有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容进行标引如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》,先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”,再标类属词“企业”、“破产、然后标反映笫二个主题内容的类别词“劳动”,再标类属词“就业”;最后标“通知”
(四)根据需要,可将不同类的主题词进行组配标引如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》,可标“科技、体制、改革、决定
(五)当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时,可以在类别词中选择适当的词标引同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面,并在该词的后面以便区别
(六)列在区域分类最后,用黑体标出的主题词只供检索用,不再用作标引
(七)附表中的主题词与主表中的主题词具有同等效力,标引方法相同,不同的是,如果附表中所列的国家、地区的实际名称发生了变化,使用本表的各单位可先按照变化后的标准名称进行修改和使用国务院办公厅秘书局将定期修订附表
四、词表管理
(一)本词表由国务院办公厅秘书局负责管理和解释,具体工作由档案数据处承办
(二)本词表自1998年12月1日起执行,1994年4月修订的词表同时废止国务院公文主题词表
01.综合经济(77个)01A计划规划统计指标分配统配调拨01B经济管理经济管理调整调控控制结构制度所有制股份制责任制流通产业行业改革改造竞争兼并开放开发协作资源土地资产资料产权物价价格投资招标经营生产转产项目产品质量承包租赁合同包干国有国营私营集体个体企业公司集团合作社普查工商商标注册广告监督增产效益节约浪费破产亏损特区开发区保税区展销展览商品化横向联系第三产业生产资料
02.工交、能源、邮电(69个)02A工业冶金钢铁地矿机械汽车电子电器仪器仪表化工航天航空核工船舶兵器军工轻工有色金属盐业食品印刷包装手工业纺织服装丝绸设备原料材料加工02B交通铁路公路桥梁民航机场航线航道空中管制飞机港口码头口岸车站车辆运输旅客02c能源石油煤炭电力燃料天然气煤气沼气02D邮电通信电信邮政网络数据民品厂矿空运三线通讯水运运费
03.旅游、城乡建设、环保(42个)03A旅游03B服务业:饮食业宾馆03c城乡建设:城市乡镇基建建设建筑建材勘察测绘设计市政公用事业监理环卫征地工程房地产房屋住宅装修设施出让转让风景名胜园林岛屿03D环保保护区植物动物污染生态生物风景饭店城乡国土沿海
04.农业、林业、水利、气象(56个)04A农业农村农民农民负担农场农垦粮食棉花油料生猪蔬菜糖料烟草水产渔业水果经济作物农副产品副业畜牧业乡镇企业农膜种子化肥农药饲料灾害以工代赈扶贫04B林业绿化木材森林草原防沙治沙04C水利河流湖泊滩涂水库水域流域水土保持节水防汛抗旱三峡04D气象气候预报预测烟酒土特产有机肥多种经营牧业
05.财政、金融(57个)05A财政:预算决算核算收支财务会计税务税率审计债务积累经费集资收费资金基金租金拨款利润补贴折旧费附加费固定资产05B金融银行货币黄金白银存款贷款信贷贴现通货膨胀交易期货利率利息贴息外汇外币汇率债券证券股票彩票信托保险赔偿信用社现金留成流动资金储蓄费用侨汇折旧率
06.贸易(52个)06A商业商品物资收购定购购置市场集贸酒类副食品日用品销售消费批发供应零售拍卖专卖订货营业仓库储备储运货物06B外贸对外援助军贸进口出口引进海关缉私仲裁商检外商外资合资合作关贸许可证驻外企业贸易倒卖外向型议购议售垄断经贸贩运票证外经交易会
07.外事(42个)07A外交对外政策对外关系领土领空领海外交人员建交公约大使领事条约协定协议议定书备忘录照会国际涉外事务抗议07B外事国际会议国际组织对外宣传出访出国出入境签证护照邀请来访谈判会谈会见接见招待会宴会外国人外宾对外友协外国专家涉外
08.公安、司法、监察(46个)08A公安警察武警警衔治安非法组织安全保卫禁毒消防防火检查扫黄案件处罚户口证件事件危险品游行海防边防边界边境08B司法政法法制法律法院律师检察程序公证劳改劳教监狱08C监察廉政建设审查纪检执法行贿受贿贪污处分侦破
09.民政、劳动人事(85个)09A民政基层政权选举行政区划地名人口双拥工作社会保障社团救灾救济募捐婚姻移民抚恤慰问调解老龄问题烈士纠纷残疾人墓地殡葬社区服务09B机构驻外机构体制职能编制精简更名09C人事行政人员干部公务员考核录用职工家属子女知识分子专家参事院士文史馆员履历聘任任免辞退退职职称待遇离休退休交流安置调配模范表彰奖励09D劳动就业失业招聘合同制工人保护劳务第二职业事故09E工资津贴奖金福利收入老年简历劳资人才招工待业补助拥军优属丧葬奖惩
10.科、教、文、卫、体(73个)10A科技科学技术科普科研鉴定标准计-量专利发明实验情报计算机自动化信息卫星地震海洋10B教育学校教师招生学生培训毕业学位留学教材校办企业10C文化:文字文史文学语言艺术古籍图书宣传广播电视电影出版版权报刊新闻音像文物古迹纪念物电子出版物10D卫生医院中医医疗医药药材防疫疾病计划生育妇幼保健检验检疫10E体育运动员教练员运动会比赛馆所院校校舍地方志软科学社科
11.国防(24个,略)
12.秘书、行政(74个)12A文秘工作机关国旗国徽机要印章信访督查保密公文档案会议文件秘书电报提案议案谈话讲话总结批示汇报建议意见文章题词章程条例办法细则规定方案布告决议命令决定指示公告通告通知通报报告请示批复函会议纪要12B行政事务行政工作制度纪念活动庆典活动休假节假日着装参观接待措施调查视察考察礼品馈赠服务出席发言转发名单批准审批信函事务活动纪要督察
13.综合党团(54个)13A党派团体共产党民主党派共青团团体工会协会学会民间组织文联学联妇女儿童基金会13B统战政协民主人士爱国人士13c民族民族区域自治民族事务13D宗教寺庙13E侨务外籍华人归侨侨乡13F港澳台;香港问题澳门问题台湾问题13G综合整顿形势社会精神文明法人发展其它试点推广青年政治范围党派组织领导方针政策党风事业咨询中心清除附表
01.中国行政区域(54个,
02.略)行政机关公文的常见错误(―)文件内容方面存在的问题按照《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000)23号,以下简称《办法》)发文办理规定,草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定但有些文件内容与政策规定不符
(二)行文关系方面存在的问题
1.报送渠道不规范按照《办法》关于各种公文适用范围的规定,上行公文(请示、报告)应当主送上级机关,而不是上级机关的内设机构如果办理上级机关内设机构可以自行处置的事项,可以直接向有关内设机构行文,但应当使用函有些报告、请示的主送单位打印上级机关的办公厅或其他内设机构,或以本机关办公室的名义向上级机关的办公厅请示、报告单位的工作
2.“请示”主送上级机关并领导个人按照《办法》的规定,“请示”一般只写一个主送机关除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、和“报告”但有些单位将“请示”主送上级机关并署领导个人
3.在主送给上级机关的同时,又抄送给某内设机构按照公文处理工作有关规定,公文发送给一个单位后,都由收文单位的办公厅(室)负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门,发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构但有些单位在主送给上级机关的同时,又抄送给某内设机构
(三)行文规则方面存在的问题
1.“报告”在行文规则方面存在的问题按照公文处理工作有关规定,向上级机关报告事项,应用上行文格式;须有主送单位,注明签发人姓名;报告不得夹带请示事项;下行文不应署签发人姓名,不能用上行文格式但有些单位用下行文格式印制报告;报告无主送单位,无签发人;在报告中夹带请示事项,结尾出现“请阅示”字样,混淆了与“请示”的用语规范;有些下行文使用上行文格式
2.“请示”在行文规则方面存在的问题按照公文处理有关规定,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话;公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行;文件结尾应当使用“请批示”等规范的请示用语但有些单位用下行文格式印制请示;有些没有以附注注明联系人姓名及电话;有些虽然标注了联系人和联系方式,但附注位置不规范;有些文件结尾没有使用“请批示”等规范的请示用语;还有在请示中“以上请示,如无不妥,请求批准”一句为结束语后,又接着写了一段文字也是不对的
(四)公文要素方面存在的问题
1.公文份数序号按照保密要求,机密级以上秘密公文应在每份文件上标明份数序号如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行具体执行中出现报告是机密等级,却未标明份数序号的情况
2.发文字号发文字号中的年度括号应使用“[)”,序号不编虚位,不加‘第”字但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“()”或“仃’、还有编虚位、发文字号错误现象
3.签发人国家标准规定上报的公文标识的“签发人”用3号仿宋体字,后标全角冒号,签发人姓名用3号楷体字有些文件中“签发人”未用3号仿宋体字;有的将“签发人”标识为“签发”;有的未用3号楷体字标识签发人姓名
4.公文标题《办法》规定,公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号行政公文标题中的文种部分,必须与国家规定的13个法定文种一致有的单位以“报告”文种报送业务或其他事项时,往往在标题中的文种部分出现《・・・・・・的业务调查报告》、《……的专项报告》、《的专项分析报告》等提法,形成文种不规范现象应当统一表述为《㈠调查的报告》、・・・・・・・・・・・・《.(某专门事项)的报告》还有的文件标题末尾将“请示”写作“申请”,将“通知”写作“方・・・・・案”,将“报告”写作“汇报有些文件公文标题中滥用标点符号
5.主送机关《办法》规定,主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称、统称但有些单位将主送单位“上级机关写为“国家上级机关”;有些简报、信息在正文前打印了主送单位,不符合简报的行文格式
6.公文正文()《办法》规定,正文结构层次序数,第一层为“
一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1二第四层为“
1、文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一;公文中多次出现某单位的名称时,应当首先引用其全称,同时标注其规范简称,然后均使用规范简称(有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合‘
一、“
(一)”、“
1.”、“1)”的层次规范,尤其是第三层序号数字后面常常用“、”,而没有用同一文件内层次序号用法不统一;页之间文字不衔接、出现断行、缺页;正文内对同一审计对象先后使用了多种不同称谓
7.附件国家标准规定公文如有附件,正文后应标识“附件”;附件如有序号使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号;附件应与公文正文一起装订,页码连续编排;附件的序号和名称前后标识应一致;公文附件如果是表格,仍标识为“附件”,而不能将所附表格标识为“附表”或“表工有些文件带附件,但没有在正文结尾处作附件说明;有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致;有些文件附件称谓比较混乱,有的写作“附”,有的写作“附表”;附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用有些附件与正文印在同一页,不符合附件与正文分页印制的规范;有些附件没有与正文统一编排页码;有些表格排版装订时朝向不规范;有些文件仅在左上角订一钉;有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明
8.成文时间成文日期应当用汉字将年、月、日标全误将“”写为“零”英文“0”或数字“0”
9.印章《办法》规定,公文除会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章在实际运用中,出现联合上报的公文,发文机关都加盖了印章按照公文排版规定,印章须与正文安排在同一页内,印章所在页不得出现“此页无正文”字样;印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔如果印章与正文在同一页安排不下时,应当增加或减少正文最后一两页的字间距、行间距,以使印章与正文同页,即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行、每行28个字的排版规范限制
9.版记应当位于文件封底,最后一个要素应当置于版面最后一行有的文件没有版记,有的版记没有位于封底
(五)排版规格与印制装订方面存在的问题
1.排版规格国家标准规定,公文纸张规格为A4型纸,一份公文纸张规格应当保持一致(有些表格例外)正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字但有些单位的文件A4型与16开纸张混用,文件封面与正文纸张规格不同;排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字还有的行距过大或过小
2.印刷、装订国家标准规定,公文双面印刷,页码套正,左侧装订,不掉页页码用4号半角阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm单页码居右空1字,双页码居左空1字空白页和空白页以后的页不标识页码一份文件应统一顺次编排页码有些单位的公文为单面印刷,有的还在左上角装订;有的公文页码标识的位置不对,有的没有一字线或一字线字号不规范;有些公文空白页和空白页以后的页标识了页码;转发几份文件的通知,全文未统一顺次编排页码,而是被转发的几份文件页码自成体系
3.标题字号国家标准规定公文标题用2号小标宋体字,置于红色反线下空2行,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当公文一级小标题字型使用长城小标宋体或黑体有些单位的公文标题使用仿宋体或黑体;字号使用小二号或者三号;字体被加粗;与红色反线之间未空出两个行距公文一级小标题字型没有使用长城小标宋体或黑体,而是与正文其他部分一样使用仿宋体或仿宋体加粗
(六)数字及标点符号方面存在的问题
(三)公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项
(四)通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项
(五)通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员
(六)通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况
(七)议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人大常委会提请审议事项
(八)报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问
(九)请不适用于向上级机关请求指示、批准
(十)批复适用于答复下级机关的请示事项
(十一)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法“意见”可以用于上行文、下行文和平行文作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关决定上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行作为平行文,提出的意见供对方参考工
(十二)函适用于不和隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项“函”作为主要文种之一,与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力
(十三)会议纪要
1.数字《办法》规定,公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字但使用过程中有应使用阿拉伯数字却用汉字、数字写法不规范等现象存在数字精确到某一单位的个位数时,其小数点后数字的省略表述“余”字应置于单位词之后另外,同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保留小数位应统一数字、年份不能回行
2.标点符号国家标准中关于标点符号用法和出版物上数字用法规定句子内部并列词语之间用顿号;两个数字并列连用表示概数,数字之间不得用顿号有些文件在对有关部委所属
二、三级单位进行审计的表述中,将其写作“二三级单位”,“二三”之间缺少顿号,使得两个预算级次与概数的概念相混淆;“
二、三十个”,属于相邻的两个数字并列连用表示概数,中间不应用顿号隔开如使用书名号,其内应写全称例如《会计法》,如用书名号就写全称《中华人民共和国会计法》,如用“会计法”,则不应加书名号波折号长度应为两个汉字宽度,但是有的文件里只有一个汉字的宽度,容易与“一”字混淆
(七)文字方面存在的问题文字方面存在用词重复、概念交叉、词语不搭配现象;有些单位行文用语口头化,导致概念不准确或不规范现象在公文中出现;有些出现错字、别字、用词不当现象适用于记载、传达会议情况和议定事项第三章公文格式第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成
(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号(-)紧急公文应当根据紧急程序分别标明特急”、急件其中电报应当分别标明“特提”、特急”、加刍”“班刍,,4ZA、I
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前
(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号联合行文,只标明主办机关发文字号
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号
(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称
(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称
(九)公文除会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章
(十)成文日期以负责人签发的口期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准电报以发出日期为准
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注
(十二)公文应当标注主题词上行文按照上级机关的要求标注主题词
(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称
(十四)文字从左至右横写、横排在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)第十一条公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行第十二条公文用纸一般采用国际标准A4型(21Omm297mm),左侧装订张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定第四章行文规则第十三条行文应当确有必要,注重效用第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告第十五条政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文第十六条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文第十七条属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文联合行文应当明确主办部门须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意第十八条属于主管部门耿务范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理第十九条部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销第二十条向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关第二十一条“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关“报告”不得夹带请示事项第二十二条除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示,“意见”和“报告第二十三条受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关第五章发文办理第二十四条发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序第二十五条草拟公文应当做到
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短
(三)公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度
(五)人名、地名、数字、引文准确引用公文应当先引标题,后引发文字号引用外文应当注明中文含义日期应当写明具体的年、月、日
(六)结构层次序数,第一层为“
一、”,第二层为“
(一):第三层为力二第四层为“
(1)
(七)应当使用国家法定计量单位
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字第二十六条拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定第二十七条公文送负责人签发前,应当由办公厅(室)进行审核,审核的重点是是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等第二十八条以本机关名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发第二十九条公文正式印制前,文秘部门应当进行复核,重点是审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统
一、规范等经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审第六章收文办理第三十条收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序第三十一条收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核审核的重点是是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范第三十二条经审核,对符合本办法规定的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门紧急公文,应当明确办理时限对不符合本办法规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由第三十三条承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由第三十四条收到上级机关下发或交办的公文,由文秘部门提出拟办意见,送负责人批示后办理第三十五条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定第三十六条审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知第三十七条送负责人批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办0第七章公文归档第三十八条公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档个人不得保存应当归档的公文第三十九条归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用第四十条联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本第四十一条本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档第四十二条归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交第四十三条拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求第八章公文管理第四十四条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁第四十五条文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度第四十六条上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准,可以翻印翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围第四十七条公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力第四十八条公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章第四十九条公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力第五十条不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准,可以销毁第五十一条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记第五十二条机关合并时,全部公文应当随之合并管理机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退第五十三条密码电报的使用和管理,按照有关规定执行第九章附则第五十四条行政法规、规章方面的公文,依照有关规定处理外事方面的公文,按照外交部的有关规定处理第五十五条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定统一规定发布之前,各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定第五十六条各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度有关规定另行制定第五十七条本办法自2001年1月1日起施行1993年11月21日国务院办公厅发布,1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止国家行政机关公文格式1范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则本标准适用于国家各级行政机关制发的公文其他机关可参照执行使用少数民族文字印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行2引用标准下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用面成为本标准的条文本标准出版时,所标版本均为有效所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性GB/T148-1997印制、书写和绘图纸幅面尺寸3定义本标准采用下列定义
2.1字word标识公文中横向距离的长度单位一个字指一个汉字所占空间
2.2行line标识公文中纵向距离的长度单位本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行4公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m2〜80g/m2的胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85%〜90%,横向折度N15次,不透明度之85%,PH值为
7.5〜
9.55公文用纸幅面及版面尺寸
5.1公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm297mm,尺寸允许偏差见GB/T
1485.2公文页边与版心尺寸公文用纸天头(上白边)为37mmlmm公文用纸订口(左白边)为28mmimm版心尺寸为156mm225mm(不含页码)6文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色7排版规格与印刷装订要求
7.1排版规格正文用3号仿宋体字,一般每百排22行,每行28个字
7.2制版要求版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm
7.3印制要求双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%印品着墨实,均匀;字面不花、不白、无断划o
7.4装订要求公文应左侧装订,不掉页包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空两页页码之间误差不超过4mm骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处,允许误差4mm平订钉锯与书脊间的距离为3mm〜5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散页明订裁切成品尺寸误差1mm,四角成90o,无毛茬或缺损
7.5中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分置于公文首页红色反线(宽度同版芯,即156mm)以上的各要素统称训眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记
8.
1.1公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行
8.
1.2秘密等级和保密期限如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级各保密期限之间用“★”隔开
8.
1.3紧急程度。