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会计档案管理制度第一章总则第一条为加强公司计档案管理,特制定本管理办法第二条适用范围本办法适用于公司总部、下属全资及控股企也第三条会计档案的内容企业的会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件,如合同、章程、公司高层批示等各种会计资料第二章会计档案的保存和销毁第四条会计档案的保存
1.专人负责保存会计档案,定期将财务部归档的会计资料,按顺序立卷保存在财务部凭证柜存放的会计凭证期限为一年,一年以上的会计凭证应整理至库房凭证柜中存放,库房凭证柜中的凭证依次注明日期、总册数、柜号,以备今后查阅会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类,具体和保管年限详见附表
2.会计档案由各主管会计负责进行保管年度终了,由各主管会计装箱、造册,交公司财务经理签收后,封存入库如需借用,参照”会计档案的借用”执行,其销毁由公司财务部统一安排第五条会计档案的销毁档案保管期满,需要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁意见,经财务部经理审查,总裁批准后执行由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册,销毁时应由财务部有关人员共同参加,并在销毁单上签名或盖章第六条会计档案的借用
1.财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须告知会计档案管理人员,取得同意后,方可入库查阅,并按顺序及时归还原处,会计档案管理人员有权监督,如发现凭证随意堆放,报部门经理同意后,可处20元以下的罚款
2.公司内各部门若因公需要查阅会计档案时,必须经财务部经理同意才
3.能由档案管理人员接待查阅,并做好借阅档案的查阅记录
4.外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位介绍信,经本公司总经理同意后,方能由财务档案管理人员接待查阅,并由财务档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由会计档案一般不得带出财务部,如有特殊情况,需带出室外复制时,必须经财务部经理批准,并限期归还,并做好借阅档案的查阅记录
5.由于会计人员的变动或会计机构的改变等,会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章第七条会计档案保管期限
(一)会计凭证类
1.原始凭证、记账凭证15年其中涉及外来和对私改造的会计凭证永久
2.银行存款余额调节表3年
(二)会计账簿类
1.日记账15年其中现金和银行存款口记账25年
2.明细账、总账、辅助账15年
3.涉及外来和对私改造的会计账簿永久
(三)会计报表类
1.主要财务指标报表3年
2.月、季度会报表15年
3.年度会计报表永久
(四)其它类
1.会计档案保管清册及销毁清册25年
2.财务成本计划3年
3.主要财务会计文件、合同、协议永久保存第三章附则第八条本制度由财务部负责编写和解释第九条本制度由公司批准通过后执行。