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大学外宾接待管理办法第一章总则第一条为贯彻落实《关于深入贯彻落实〈党政机关厉行节约反对浪费条例〉的通知》、《关于转发〈和国家机关外宾接待经费管理办法〉的通知》及《直机关外宾接待经费管理办法》等的要求,进一步规范学校外宾接待,提高外宾接待工作效益,结合学校实际情况,制定本办法第二条外宾接待是指国外、境外各类团组或个人(以下简称外宾团组)来学校访问交流所涉及的接待工作第三条外宾接待工作应遵循服务外交、友好对等、务实节俭的原则第二章外宾接待类型及责任第四条外宾接待按邀请方主要分为学校、学院(重点实验室、部、处、中心等二级单位)、课题组三类
(一)学校类是指涉及国(境)外大学领导、科教机构负责人、政府团组、部分著名专家学者等来访,由国际合作交流处统筹协调安排的外宾接待
(二)学院类是指学院、重点实验室、部、处、中心等二级单位根据工作与事业发展及国际合作与交流等需要,以其为主邀请及安排的外宾接待
(三)课题组类是指以合作研究、学术交流、学生联合培养等为目的,以课题组为主邀请及安排的外宾接待第五条外宾接待按照“谁邀请、谁负责,谁接待、谁负责”的原则,由邀请单位协调落实接待安排,并明确接待负责人第六条外宾接待须先审批再接待填写《大学外宾接待审批表》(附件1),由接待单位负责,分管或联系校领导审批接待日程交国际合作交流处备案,不得先接待后报备若需办理邀请函则需提前3个月向国际合作交流处提出申请其中涉及外国和地方现职副省(部级)以上人员和卸任外国政要、外国驻华使(领)馆官员、国外媒体人员、非政府组织人员以及敏感国家或地区人员来访等活动,须提前3个月通过国际合作交流处报批,待相关主管部门审核批准后,方可联络邀请和安排接待,擅自邀请或接待造成不良影响的将严肃追究邀请和接待负责人的责任第三章安全、保密及宣传第七条为提高外宾接待工作的实际效益,在拟邀请阶段,邀请单位应明确接待目的、预期效益,并做好外宾团组信息整理和汇总第八条制订接待计划(参照附件2《接待日程》模板),落实接待参与人员,并提供相关背景资料第九条做好接待记录和照片、影像、文本等资料留存外宾接待人员应遵守外事礼仪第十条接待完成后,应及时撰写接待总结并存档,新闻发布应经单位负责人审核后报宣传部第十一条接待单位应严格遵守外事纪律和保密制度,明确保密内容,采取相应的保密措施,并对我方接待人员进行保密教育和提醒涉密人员需按学校有关规定完成校内审批手续接待过程中涉及协议签署的,按《大学合同管理办法》的要求报法律事务部审核、国际合作交流处备案第十二条国际合作交流处可为外宾接待活动提供指导服务外宾接待中遇到突发敏感事件,接待负责人第一时间报告国际合作交流处第四章接待经费管理第十三条预算管理
(一)严格执行接待计划制订制度,接待计划应当明确外宾团组中由我方接待的人数、天数,费用开支范围、标准以及资金来源、列支渠道、预算等
(二)外宾接待费用应纳入单位预算各单位应加强外宾接待费预算管理,控制预算规模,不得超预算或无预算安排外宾接待使用科研经费接待外宾按照批准的预算执行,由科研项目负责人按程序组织实施使用专项经费开展的接待工作,按专项经费的要求执行第十四条费用报销外宾接待费的报销须持《大学外宾接待审批表》及相关票据、清单到财务处办理,支付过程应严格按照学校公务卡管理等有关制度执行,采用银行转账或公务卡结算方式,原则上不得以现金方式支付第十五条外宾接待经费开支范围与标准
(一)外宾接待经费开支范围主要包括住宿费、日常伙食赛、宴请费、交通费、赠礼等外宾接待经费原则上不列支外宾来华国际旅费,确需列支的应在《大学外宾接待审批表》中注明缘由一并审批需含外宾薪酬补贴的,依据经批准的引智项目或科技计划下达的预算执行
(二)住宿外宾住宿应当注重安全舒适,不追求奢华副部长级及以上人员率领的外宾代表团,可安排在五星级、四星级宾馆;其他代表团原则上安排在校内宾馆,在校外安排的宾馆、房间等级不超过四星级副部长级及以上人员可安排套间,其他人员安排标准间
(三)伙食外宾日常伙食招待应当注意节俭,严格根据伙食费标准选择菜品,提倡采用简餐和自助餐等形式外宾日常伙食费(含酒水、饮料)标准正、副部长级每人每天不超过500元,其他人员每人每天不超过300元
(四)宴请宴请外宾严禁讲排场,不上高档菜肴和酒水,杜绝浪费,原则上安排在校内招待单位外宾来访期间,宴请不得超过2次除宴会外,提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式外宾宴请费(含酒水、饮料)标准每人每次不超过300元冷餐、酒会、茶会分别为每人每次不超过150元、
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(五)交通除少数重要外宾乘坐小轿车外,其他外宾可视人数多少安排适宜车辆集中乘车一般不承担外宾赴外地访问的差旅费,确需支付的,应在《大学外宾接待审批表》中注明缘由,由项目经费负责人审批后可为其提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席(含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧)
(六)赠礼对外赠礼应当节约从简,实物礼品应当尽量选择具有中国的纪念品、传统手工艺品和实用物品,朴素大方,不求奢华赠礼对象仅为对方团长,必要时可包括主要陪同人员,正副部长级每人次不得超过400元,厅(司)局人员,每人次礼品不得超过200元,其他人员,可以视情况赠送小纪念品学校多个单位接待的,其中一个接待单位赠礼后,其他接待单位可不再赠礼如外方赠礼,可按对等原则回礼第十六条陪同人员及经费管理
(一)我方参加宴请人数应当根据礼宾要求安排,外宾5人(含)以内的,中外人数原则上在11以内安排;外宾超过5人的,超过部分中外人数原则上在1:2以内安排
(二)陪同外宾外出访问期间,陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照学校国内差旅费管理的有关规定执行,确需与外宾同乘、同住、同行的,经项目经费负责人批准,可按对应的外宾接待标准实报实销
(三)接待工作人员在接待活动期间,确因工作需要不能按时用餐的,经接待单位负责人批准,可以领取误餐补助,标准为每人每次50元第五章监督检查第十七条国际合作交流处、财务处、审计处、监察处等部门应加强对外宾接待管理和经费使用情况的监督检查各单位应如实提供包括接待计划、经费预算、开支报销凭证等在内的相关资料,主动配合接受检查,并认真落实检查意见第十八条违反本办法规定,有下列行为之一的,按照《财政违法行为处罚处分条例》《党政机关厉行节约反对浪费条例》《实施〈党政机关厉行节约反对浪费条例〉办法》等有关规定,责令整改,追回资金,并追究有关人员责任:
(一)擅自提高接待开支标准的;
(二)计划未经批准接待外宾的;
(三)违规扩大外宾接待开支范围的,或报销与接待无关的费用的;
(四)虚报外宾接待级别、人数、天数,套取接待经费的;
(五)使用虚假发票报销接待费用的;
(六)其他违反本办法的行为第六章附则第十九条在华举办国际会议涉及的外宾接待费用管理按照在华举办国际会议的有关规定执行第二十条台湾、香港、澳门地区来宾接待参照本办法执行第二十一条本办法由国际合作交流处、财务处负责解释自发布之日起施行。