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文本内容:
石油化工公司会议管理制度1总则为实现对公司各类会议进行有序的组织与管理,确保会议召开的质量和效率,特制定本制度2适用范围
2.1本制度适用于公司召开的各项会议的组织与管理3会议分类
3.1会议依周期分为两类
3.
1.1定期会议,也称例会,公司按规定定期召开公司例会每周召开一次,会议时间为每周一早8:00整
3.
1.2不定期会议,召开时间没有特别规定,根据实际需要可随时召开
3.2会议的提出
3.
1.1定期会议应由总经理根据公司总体经营发展的需要提出,备部门按照事先约定的会议时间、与会人员、会议报告内容进行参会准备,如因特殊情况取消,另行通知
3.
1.2不定期会议的召开由公司领导依据工作需要召集4会议组织与管理
4.1会前准备
4.
1.1确定会议主题确定会议时间、地点以及与会人员
4.
1.3布置会场
4.
1.4会议通知
4.
1.
4.1会议的通知分为书面和口头通知两种会议通知的内容包括召开原因、会议主题、会议起始时间、与会人员、会议议程、准备资料等内容
4.
1.5准备会议材料
4.
1.
5.1依据会议议题,相关部门负责协助会议主持人准备会议报告、参考材料、数据、电子文件、实物、会议通知等
4.与会者应根据会议的类型和议题提前准备会议资料
4.2会议管理
1.
2.1按时参加会议,不迟到、早退,不随便离场
4.
2.2与会者不能到会的,需提前向会议召集人请假
5.
2.3关闭手机或将手机置于震动状态,无重要事务不接打电话
6.
2.4不允许找他人代替参加各类会议
7.
2.5违反上述规定一次罚款50元
4.3会场服务
4.
3.1会议召开前进行签到,并准确统计会议人数
4.
4.2安排会议记录、拍照或摄像,由综合办负责以笔录或电脑的形式进行记录4,
3.3会场服务
4.3,
3.1分发会议文件和材料
4.
3.
3.3维持会场秩序
4.
3.
3.4处理临时交办事项
4.
3.
3.5在公司外的会议,需准备好会议用餐、会议住宿等服务,相关事项按照公司的预算标准安排
4.
3.
3.6其他
4.4会后跟踪
4.
4.1综合办整理《会议纪要》并下发
4.
4.2会议从准备到结束整个过程的相关文件、资料、表单一并收集、整理齐全,按照一会一册的方法设立案卷,并加以保存5附则
5.1本制度自下发之日起执行
5.2本制度由公司综合办负责解释。