还剩2页未读,继续阅读
文本内容:
1、确定会议规格会议规模是由主持单位领导决定一般来说,企业内部的一般工作性会议讲究效率,可以不拘形式对于上级单位主持的会议,因为邀请各企业的代表参加,所以接待工作要求比较规范通常是由企业的一位主要领导直接抓会议准备工作,成立一个会务组,专门研究布置会议接待接待的有关工作
2、发放会议通知会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等会议通知一般在会议前15至30天之内寄出,这样可以使对方有充足的时间把会议回执寄回来
3、会场的选择选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑最好是达到一下标准第一大小要适中会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好所以,英国的首相丘吉尔曾说“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间”第二地点要合理历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波第三附属设施要齐全会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”否则,可能会造成损失第四要有停车场现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成
4、会场的布置会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅门口张贴欢迎和庆祝标语可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法
①圆桌型如果是使用圆桌或椭圆形桌子这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见这种形式适于10—20人左右的会议座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐同级别的对角线相对而坐
②口字型如果使用长形方桌这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议
③教室型这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见这种形式主席台与听众席相对而坐主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列
5、会议资料的准备现代化的会议离不开各种辅助器材,在召开会议之前,就应该把各种辅助器材准备妥当这些资料包括桌椅、名牌、茶水、签到簿、名册、会议议程、黑板、白板、笔等
6、接待人员提前入场接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态一般的接待工作分签到、引座、接待三个岗位
①签到设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担签字台北有毛笔、钢笔和签到本向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上签到本应精致些,以便保存如需要发放资料,应礼貌地双手递上接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数
②引座签到后会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座
③接待与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。