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文本内容:
公司物料采购管理制度XXX公司物料采购管理制度XXX
1、目的
1.1明确各有关部门职责及物料采购流程
1.
1.1提高来料质量
1.
1.2提高来料准时到货率
1.
1.3降低物料成本
1.2规范供应商的考察、选择与评估,提升供应链的管理水平
2、2006年目标分解
2.1供应商总数量缩减25%以上,将供应商总数操纵在220家以内,其中
2.
1.1战略合作伙伴供应商占5%以上
2.
1.2优秀供应商占20%以上
2.
1.3合格供应商占60%以上
2.2来料合格率达到96%以上
2.3准时到货率达到98%以上
2.4订单录入准确率100%
2.5准时付款率100%
3、定义
3.1资格供应商标准资格供应商的标准如下1)综合评估总得分大于70分者(含70分)2)除战略合作伙伴供应商外,目前所有其它已经是我司供应商的均作为资格供应商3)通过我司组织的现场考察,评分在80分以上(含80分)且具备向我司打样与批量供货能力的新供应商
3.2合格供应商标准合格供应商的标准如下1)诚信合作,无弄虚作假行为2)综合评估总得分大于80分者(含80分)
3.3优秀供应商标准优秀供应商的标准如卜1)诚信合作,无弄虚作假行为2)综合评估总得分大于90分者(含90分)
3.4战略伙伴供应商连续保持优秀供应商资格一年以上者,经供应商同意,由外协中心申请,报技术生产事业部总经d.关于滚动计划交货的物料,原则上不涨价,按原价格执行完合同如价格差异确实较大,可从下一批通知交货时开始涨价,而本批及往常所交物料维持原价格处理流程与规定a.务必有供应商的书面涨价要求b.务必向审批者提交原材料市场行情上涨根据C.务必对物料价格上涨情况进行分析让供应商提出书面涨价要求后,外协中心务必在7天内完成有关审批,否则将追究外协中心总经理、外协部经理与责任工程师的责任e.不同意未完成价格审批而要求供应商先做货的行为,否将将追究外协中心总经理、外协部经理与责任工程师的责任f.涨价价格最终批准权在技术生产事业部总经理2)成本评审通过后(未进行成本评审者,以小批量试生产合格后),因产品、物料的设计更换(包含技术要求的更换等)而导致价格上涨者(包含修模费、改模费、返工费等费用)处理流程与规定a.修模费、改模费、返工费等费用务必通过批准后,才能按方案实施费用在1000元下列(含1000元)者由产品研制中心总经理批准,费用在1000元以上至10000元下列(含10000元)者由技术生产事业部总工程师批准(要同时审批更换方案),费用在10000元以上者由技术生产事业部总经理批准(要同时审批更换方案)b.产品研制中心在对产品进行设计更换时,如成本增加超过产品直接材料成本的3%时,需将方案与成本增加情况报技术生产事业部总经理批准后方可实施更换,如成本增加超过产品直接材料成本的5%以上时,需将方案与成本增加情况报技术质量委员会主任委员批准后方可实施更换c.不同意在价格未完成审批的情况下通知供应商先做货的行为,否则追究外协中心总经理、外协部经理与责任工程师的责任d.如在我司下单后,供应商再提出涨价时,应按照本批维持原价的原则处理外协综合部在每周一将上周所有价格发生变化(包含涨价、降价)的物料进行统计并报订单完成部、财务部,并将物料所属的产成品的规格型号及编码报财务部
6.6打样跟踪
6.
6.1目的通过检查生产工艺文件的正确性及执行情况,保证所打样品符合设计图纸的技术要求并能代表批量生产的一致性
6.
6.2外协工程师负责打样跟踪的日常工作,包含供应商的管理
6.
6.3产品研制中心负责打样跟踪的技术、工艺问题的沟通、现场检查与处理与试模跟踪等
6.
6.4关于压铸模、塑胶模、异形玻璃模具等一些重要的、一致性容易出问题的模具应进行现场跟踪试模,一方面防止供应商在大批量不良品中选择出最好的几个样品送来检测,另一方面也防止由于试模样品数量太少,掩盖了批量生产中出现的问题发生,从而保证其与批量生产的一致性、可靠性
6.7合同流转
6.
7.1目的规范合同填制要求及流转方式
6.
7.2采购合同分类因公司忆务需要由外协中心根据采购申请单(采购计划)、外协任务书等与供应商签订的物料购买合同即为采购合同按购买内容分为四种1)物料采购合同因采购生产物料而与供应商签订的合同;2)模具订制合同就模具开模而与供应商签订的合同;3)固定资产购置合同因购买仪器、设备、工具类等固定资产而与供应商签订的合同;4)委托维修合同因产品或者物料需委托供应商维修处理而签订的合同;
6.
7.3采购方式1)合同采购指根据每次采购需求经供需双方签字盖章生效后实施的采购方式;2)协议采购指我方与供应商签订长期合作协议后,在具体业务操作中以我方签字既认为有效合同的采购方式,属于协议采购的一种形式;3)滚动协议采购指我方与供应商签订滚动协议后,计划下1〜3个月用量的合同,按计划要求供货,按协议付款期根据实际到货的合格物料数量结算的采购方式;4)零星采购指不需供应商确认的采购方式符合下列情况之一,且不含预付款的可确认为零星采购;a、采购金额小于1000元;b、不可能签订合同或者协议的;c、只采购一次的物料;d、外地供应商,货到验收合格付款;
6.
7.4议及滚动协议的对象是合格供应商与优秀、战略伙伴供应商,由外协部交供应商签名盖章后,报外协中心总经理审批,交办公室盖章,再报财务、订单完成部、外协综合部存档
6.
7.5合同填写要求1)卖方填写卖方工商、税务注册登记全称;2)地址填写卖方工商、税务注册登记地址;3)电话卖方业务联系的电话号码(深圳市外需注明区号);4)传真卖方业务联系的传真号码(深圳市外需注明区号);5)编号物料合同为电脑订单流水号,电脑订单流水号需连续,不同意出现空号;模具合同、固定资产合同按公司及签订的年份与4位流水号(OSP060003为澳照2006年第三份合同);6)日期填制合同的日期;7)物料编码、物料名称、规格或者图号及版本号、单位、数量、单价、金额准确无误,单价务必是通过批准的;8)交货日期以订单完成部核准的交货日期为准;9)包装要求小物料为每包的数量,较大的物料为每箱的数量,注明包装单位;10)付款条件与供应商协商达成,如货到齐验收合格**天付,每批货到验收合格**天,月结**天、样品验收合格**天等,有预付款的需明确预付的时间;11)备注栏中注明对应的采购申请单号、外协任务书号与采购方式,即合同采购、协议采购、零星采购;12)委外入库物料合同与采购入库物料合同分开填制,委外入库物料合同在备注栏中注明委外字样与物料损耗率;13)检验标准、所开票据类型需明确规定;14)模具合同需注明模具规格、对应图号及版本号、所用材料、使用寿命、所有权、存放地点、维修保养方式及必要的其他要求;15)固定资产合同须在备注中注明固定资产的保护,保养等条款,固定资产合同要求供应商提供产品的有关证书
6.
7.6合同填写1)由综合部文员根据采购申请单所列物料,按照物料档案,在收到采购申请单的当天录入采购合同,并在采购申请单相应位置标明合同号、供应商名称;2)外协中心接到计划采购申请单在2天内对不能到货的物料以OA形式通知订单完成部3)滚动物料合同按协议要求,由综合部在合同号后备注加以说明,滚动物料每三个月下一次合同,合同中的数量为虚拟数,合同编号作为跟单入库的根据;4)模具订做合同与固定资产购置合同由外协工程师手工填制合同后附《价格审批表》交综合部登记编号,并在《审批表》右上角注明合同号;5)所有合同需由综合部预审,应注意a、同一合同不同意录入两条以上相同物料;b、新供应商第一次合同,由外协部向综合部提供下列资料,供应商考察报告表、基本情况表、营业执照、税务登记证复印件等;C、新物料录制合同前需将《价格审批表》第三联交订单完成部建立物料档案
6.
7.7合同的审核1)综合部于每日1600对当日录入电脑订单进行预审,第二天900将合同清单交订单完成部;2)订单完成部每天上午1100前对合同进行审核,并将审核结果记录在清单上于当天1200前交综合部;3)对未通过审核的合同,订单完成部注明未审核原因,外协中心核实原因后修改订单,并在清单上注明“已更换”,于两小时内更换完毕交订单完成部再次审核对未及时更换的合同,当事人需书面写明原因,由外协中心总经理签字后交订单完成部审核
6.
7.8合同打印及生效1)由综合部负责合同打印,每份合同只可打印一份;2)综合部每日下午200起打印当日订单完成部已审核合同;综合部下午300将合同交订单完成部审核,430将合同交外协中心总经理签字生效;3)滚动物料由订单完成部每周下滚动计划,综合部跟单员书面通知供应商;4)综合部文员每两天与订单完成部核对采购申请单,以防有漏单
6.
7.9合同发出1)综合部每天下午500前将合同传真给供应商,并在合同蓝联上注明“已传真”及传真日期;2)传真后的合同蓝联由综合部跟单员储存,未注明传真字样的合同即为未传供应商合同;3)合同其它三联由综合部文员归档留存
6.
7.10同变更1)已审核生效的合同如需变更,务必由跟单员或者外协工程师书面写明更换原因交外协中心总经理签字同意,收回合同所有联交订单完成部作废,由订单完成部对相应合同弃审后方可修改合同;2)若原合同已与入库单关联,务必由跟单员或者外协工程师书面写明更换原因交外协中心总经理签字同意,收回合同所有联交订单完成部,由综合部做红字单冲抵入库单,由订单完成部将原合同关闭后,再由综合部重新录入新合同,按上述合同录入、审核、打印、生效及发出程序实施6710合同传递、盖章1)生效合同由外协综合部在两天内,交公司办公室盖章;2)由综合部跟单员通知供应商来综合部盖章;3)外地供应商的合同,由我司盖章后快递给供应商盖章
6.8合同跟踪
6.
8.1目的明确跟单要求,准确反馈执行特殊情况,确保准时到货
6.
8.2外协综合部文员应在接到物料采购申请单的两天内,完成合同的传真;将合同蓝联交跟单员
6.
8.3外协综合部跟单文员根据当天录入系统的合同更新《订单跟踪表》,合同的核对、跟踪、反馈、入库过程记录到跟踪表中
6.
8.4合同核对1)综合部跟单员接到合同蓝联及滚动计划订单后,用合同与系统内订单进行核对,在采购申请单进行标识,防止错单、漏单;滚动计划与协议核对看物料是否齐全、正确;2)将未传确实订单完成传真,做好标识;3)在24小时内与供应商确认是否收到传真件对合同采购要求供应商签名盖章回传,协议采购与月结采购要求供应商签名确认回传,零星采购直接通知供应商到期送货;若供应商未收到务必重传供应商;4)供应商有异议的合同,需供应商明确更换事项要求及原因,在两个工作日内回传;报综合部经理协调处理
6.
8.5建立合同执行跟踪点1)由跟单员与供应商认知双方的合同执行流程,核对产品的规格型号;2)跟单员要确认供应商计划、生产、品质保证、仓库、运输的对应责任人,按到料、投产、产出合格数量、品质特殊、发货等跟单节点,将供货周期划分跟踪时间段,建立合同执行跟踪点;3)跟单员按跟踪点对合同执行情况进行电话跟踪,做好记录
6.
8.6准确反馈合同执行状况1)跟单员应准确熟悉供应商的产能数据,通过对供应商计划、生产、品质保证、仓库、运输等实际执行数据的掌握,正确推断合同执行情况;2)通过对各跟踪点的跟踪及对供应商多个部门人员反映情况的分析,确定合同执行中的特殊数据;及时向有关外协工程师、外协中心总经理反映合同执行中的特殊情况;3)由外协工程师处理到货特殊,负责准时到货由外协中心总经理监督
6.9物料出入库及单据录入
6.
9.1目的规范物料出入库要求
6.
9.2物料出入库分类可分直接采购入库、委外发料加工物料出入库、委托维修物料出入库、退货出库;
6.
9.3入库1)综合部跟单员需要求供应商按合同规定时间准时到货,同时提供一式两联送货单(一联给仓库,一联给外协综合部),送货单注明收货单位、物料编码、品名、订单号或者委外号、是否补退货等;2)由仓库收货人在供应商送货单上注明到货时间,通知质量卓著部检验;
6.
9.4入库录入1)由仓库每天上午900及下午400前将收货单交综合部;2)综合部文员接到送货单后应在2小时内录入用友;3)录入责任人应拒绝录入物料名称、编码、对应合同号、送货日期、填写不全或者错误的送货单,交跟单员确认后录入;4)关于直接采购的物料以拷贝订单的方式在采购管理模块中录入“采购入库单”,备注送货单流水号;5)关于委外发料加工的物料及委托维修入库物料,在库存管理模块中录入“其他入库单”;
6.
9.5出库1)委外及委托维修出库由综合部跟单员填写“发料通知单”,注明所发物料的编码、名称、数量、注明相应的合同号,即委外号,并通知仓库发货时间,交综合部录单文员输入委外出库单,并通知仓库发货时间;2)由综合部跟单员通知供应商按时提货;3)仓库按单发料给供应商,由供应商签收后,将•“其他出库单”红联交供应商,(现阶段没有交外协综合部,蓝联交财务,绿联交订单完成部,白联自留;4)当供应商检验外发的物料不合格,退回我司时综合部根据供应商退料单,在库存管理模块做“其他出库单”的红单同时注明发料时的委外号(该操作由仓库完成),蓝联交财务,白联交仓库;5)外协任务书执行过程中若需外发物料,由设计工程师领料交负责的外协工程师;外协任务书采购的物料若需入库,由产品研制中心交仓库办理入库手续;6)关于批退的物料由综合部文员根据《来料检验报告》录入退货单,于次日900将文件传到仓库,仓库在供应商到来时,打印退货单由质量卓著部完成7)关于来料、生产中积存的采购次品,综合部每周五将采购次品库清单打印出来,交跟单文员确认,请跟单人员注明合同号、物料是否委外、及物料所在仓库,综合部每周一将确认的物料退货单录入用友系统,通知质量卓著部打印退货单;
6.
9.6退货单的录入综合部文员在接到仓库书面通知后,应立即录入并打印退货单
6.10对帐、付款
6.
10.1目的规范对帐要求,保证及时付款
6.
10.2综合部付款文员应熟练我司付款要求,熟知税票的辨别,熟悉国税、地税、关税等有关政府规定,编写培训教材对外协人员、供应商进行培训,保证付款资料的正确性、完整性与及时性;
6.
10.3交货情况满足下列条件者方能付款1)交货数量在合同规定数量的±5%以内(含5%),按实际合格品数量付款,不需补足缺少物料或者退还多余物料2)交货数量少于合同规定数量5%以上者,需将货物数量补足至合同规定数量的5%以内(含5%),按实际合格品数量付款如供应商确实无法补足数量时,供应商以书面形式将情况说明,并盖章确认后,经外协中心总经理审批能够按实收合格数量付款3)交货数量高于合同规定数量5%以上者,按合同规定数量付款,多余货物退回外协中心处理
6.
10.4应付款期在30天或者以上的采购合同,综合部跟单员应提早10天与供应商对帐,付款期少于15天的合同,物料到货检验完毕后与供应商对帐;同时要求供应商及时开出发票;
6.
10.5综合部跟单员至少在付款期前7天,填写付款通知书,并将发票、对帐单、合同蓝联交综合部付款文员;
6.
10.6综合部付款文员接到付款资料,应在两个工作日内将付款资料流转到财务;
6.
10.7关于不及时按照流程规定付款的外协中心的有关人员,外协中心总经理按责任过失处理规定对其进行处罚假如是由于供应商迟开发票、开错发票、对帐等原因造成不能及时付款者,务必有供应商的书面说明并经供应商的总经理以上人员签名后方可,否则仍按不及时付款处理
7、管理规定要求7」供应商档案目的建立全面的供应商档案,合理利用外协资源,具体1)由外协中心总经理负责组织建立全面的供应商档案,对供应商的生产能力、品质保证能力、资本状况、各部门联系人及电话、已存我司模具、正在供货的物料名称及编码、供货质量、考评等进行记录,并对合作状态及进展方向进行综合评价;2)在供应商档案的基础上,建立产品、配件、设备加工精度、工序加工周期及对应价格的基础数据库,更新对行业最低价格的认知,制定成月报表,报事业部、产品研制中心、财务部、订单完成部;3)制定文件,对供应商档案的建立、保护、存档、传递、责任人、时间、方法及责任过失处罚等进行明确的规定;4)老供应商的供应商档案,应在4月15日之前完成交各有关部门,考察合格的新供应商应在考察完成后3个工作日内完成;5)建立供应商档案的责任部门为外协部,由外协综合部保护存档及传递
7.2模具管理
7.
2.1制定模具管理规定,指导跟模过程,建立模具档案,保证模具自开模起至模具寿命终止或者者报废的全过程可追溯;
7.
2.2对模具的停用、报废、转移流程及权限进行明确规定
7.3建立基础数据信息档案
7.
3.1外协中心总经理负责组织建立基础数据信息档案,包含原材料市场行情价格、加工费用市场行情价格等
7.
3.2外协中心综合部负责每个月对基础数据信息档案库进行更新
7.4与供应商的合作原则
7.
4.1目的规范协作要求及合作范围,保证外协资源的合理性、可靠性
7.
4.2资格供应商1)签订“责任协议书”;2)A类物料不超过5种;3)年交易额在100万元下列;合格供应商1)签订“责任协议书”;2)可签订“长期供货协议”;3)A类物料不超过20种;4)同类供应商限制在5家以内744优秀供应商1)签订“责任协议书”;2)可签订“长期供货协议”;3)A类物料供应无限制;4)同类供应商限制在3家以内;5)授予2A级重质量、守信誉供应商称号,由事业部总经理进行授牌仪式;6)管理、文化、资金方面的支持;7)承诺其所加工物料占我司业务量的60%以上;8)年终组织事业部总经理以上级高层进行联谊活动战略伙伴供应商1)签订“责任协议书”;2)可签订“长期供货协议”;3)A类物料供应无限制;4)同类供应商限制在2家以内;5)可直接参与我司产品开发;6)建立高层互访制度;7)建立资源共享、风险共承的合作平台,形成双赢的持续进展的合作理念;8)授予3A级重质量、守信誉供应商称号,由公司总经理进行授牌仪式;9)管理、文化、资金方面的支持;10)承诺其所加工物料占我司业务量的80%以上;11)年终组织公司双方总经理以上级高层进行联谊活动
8、本制度由技术质量委员会于2006年3月21日制定,于2006年3月21日开始执行原深海投总字[2003]第097号《采购管理制度》正在执行且不与本制度冲突的业务流程条款可继续执行
9、本制度解释权属于技术质量委员会主任委员理审核,技术质量委员会主任委员批准后成为战略伙伴供应商
4、范围
4.1适用于所有海洋王生产用物料、生产辅料、开发用样品、固定资产等物资的采购
4.2习惯于海洋王所有的供应商
5、部门职责
5.1外协中心
5.
1.1外协中心是通过对供应商资源及公司内部资源进行管理,保证及时、优质、低价地为产品开发与生产供应所需各类物料的职能管理部门,也是第一责任部门
5.
1.2外协中心是组织对供应商进行现场考察与对供应商进行再评审的责任部门
5.
1.3外协中心综合部负责订单跟进、付款、文件管理,监控外协任务书执行,统计每月供应商的准时交货情况,并进行分析,提出分析报告与改进要求,每月向供应商予以通报
5.2订单完成部
5.
2.1订单完成部为物料采购流程执行的监控责任部门
5.
2.2提出物料需求计划并审核采购申请单并发外协中心
5.
2.3审核采购合同
5.
2.4监督合同的执行情况及抽查物料价格情况,对其中存在的问题行使管理职权,责成有关部门进行整改,并对整改不力的部门按责任过失处罚,严重者向公司提出处理意见
5.
2.5参与供应商考察,负责对供应商生产能力、人员配置、工艺、设备进行熟悉评估
5.3产品研制中心
5.
3.1负责处理不合格来料中存在的技术、工艺问题532负责处理不合格来料中,供应商对技术要求与检验标准的懂得存在差异与技术要求与检验标准本身存在不合理等问题
5.
3.3负责新物料、新供应商物料、开模与改模的首轮价格洽谈与核算(包含设计更换导致价格发生变化的首次谈价)
5.
3.4负责打样过程中对供应商制定工艺文件及执行工艺文件的核查、跟踪与处理
5.
3.5负责试模过程的现场跟踪,确保所打样品与批量生产的一致性
5.
3.6样品确认前,对向供应商提供的图纸、技术要求、检验标准、检验方法的准确性及保证供应商正确懂得负责
5.
3.7参与供应商考察,负责对供应商技术能力、生产能力、工艺保障能力的符合性进行评估
5.4质量卓著部
5.
4.1质量卓著部为物料采购过程中,对来料进行质量管理与对不合格物料处理进行监控的责任部门,对其中存在的问题行使管理职权,责任有关部门进行整改,并对整改不力的部门按责任过失处罚,严重者向公司提出处理意见542质量卓著部是完善供应商质量管理体系的第一责任部门543样品确认并正常采购后,对向供应商提供的物料检验标准、检验方法、技术要求的准确性及保证供应商正确懂得负责
5.
4.4负责在公司规定的时间要求内提出到货物料的检验结果
5.
4.5负责统计来料质量情况,按供应商资格要求对供应商进行分析与评价,并提出分析报告与改进要求,每月向供应商予以通报(交外协中心向供应商进行通报)
5.
4.6参与供应商考察,负责对供应商质量保障与操纵能力的符合性、可靠性进行评估
5.5财务部
5.
5.1财务部为监控外协中心按时给供应商付款的责任部门
5.
5.2按制度审核付款资料,按合同要求准时付款
5.
5.3参与供应商考察,负责对供应商经营状况的合法性进行评估
5.6生产部门
5.
6.1负责以天为单位向订单完成部与外协中心反馈到货情况记录
5.
6.2负责保持物料帐实相符,及时反馈低于安全库存的物料信息;
6、内容
6.1供应商现场考察
6.
1.1通过对供应商的经营状况、生产保障能力、工艺操纵能力、质量过程操纵能力、现场环境、人员状况及质量体系运行情况等进行全面的现场考察与评审,选择具备所需能力并符合公司要求的供应商,保证来料质量,提升供应链的水平
6.
1.2由外协工程师根据外协任务书或者者其它寻访供应商的要求,在与设计人员等进行充分沟通并懂得物料的技术要求后,1)假如公司已有的供应商资源能完成该任务,则按战略合作伙伴供应商一优秀供应商一合格供应商一资格供应商的顺序原则向至少2家供应商发出明确的寻价与打样通知,此种情况下不需要再进行供应商现场考察2)假如公司的供应商资源不能完成该任务,则向至少3家合适的生产厂商发出明确的寻价与打样通知,此种情况下在打样完成后务必进行现场考察3)不勉强原则即所有进行寻价与打样的供应商与生产厂商假如不愿或者不能同意我司的技术要求、检验标准且通过沟通后仍不能达成一致者,或者者供应商认为其生产能力、加工设备无法满足我司要求者,不得勉强供应商与生产厂商同意我司的任务4)先定价原则即打样之前务必先按流程规定将价格或者者定价原则谈好并确定后才能打样(能够先不进行最终审批,待打样合格后进行最终审批),不同意在没有谈好价格的情况下让供应商或者者生产厂商先打样,特殊情况要先打样者务必经技术生产事业部总经理批准5)批量价原则除使用与批量生产工艺不一致的手板样品的价格外,所有价格都务必是批量价格
6.
1.3关于务必进行现场考察的生产厂商,在满足下列条件时,外协工程师与被考察对象商定明确的现场考察时间1)打样样品已经确认合格,关于以功能样品或者者使用其它工艺、材料代替的打样样品即样品打样与实际生产时可能不是同一个厂商的情况,需通过了设计方案评审、手板样品评审及成本评审后方可2)已经按规定流程完成价格谈判
6.
1.4外协工程师要求被考察的生产厂商提供下列资料1)厂商基本资料包含厂商介绍、组织架构、人力资源状况、设备及工艺能力详情、工程技术能力详情、要紧客户等2)质量方针与质量目标3)工艺文件我司打样样品的作业指导书、关键工序及工装操纵说明(假如没有我司样品,能够其它零部件的上述工艺文件替代)
6.
1.5外协工程师收到厂商提供的资料后,填写“供应商考察通知单”并经外协中心总经理批准后,随厂商资料一起发各有关部门负责人
6.
1.6有关部门接到“供应商考察通知单”后,应根据考察对象制定具体的考察项目、内容、方法及责任人,在2天内回复外协中心需准备的考察内容要紧为1)根据考察责任及厂商的资料,熟悉其有关制度、流程;2)以检验制度、流程与实际是否一致,结果与目标是否一致,结果是否能满足我司要求等为考察要点,细化考察内容,确定要看什么文件、现场、表格,要与什么人交谈及在考察的那个步骤、那个时间进行等;3)确定考察参与责任人
6.
1.7外协工程师收到各部门反馈的考察计划后,在1天内整理并制定出全面的供应商考察计划,交外协部经理审核,外协中心总经理确定考察组人员名单、指定考察组组长并批准考察计划考察组人员要求如下1)省内生产厂商的考察组人员务必至少在3名以上,外协中心与质量卓著部务必各有1人2)省外生产厂商的考察组人员务必至少在3名以上,外协中心、产品研制中心与质量卓著部务必各有1人
6.
1.8外协工程师将供应商考察计划通知被考察对象,并与被考察对象予以确认
6.
1.9外协部经理在考察的前2天组织所有的考察人员开一个准备会,由考察组组长再次明确目标、责任、步骤、方法、时间等考察细节及需要对考察计划作出调整的内容
6.
1.10外协工程师组织考察人员等对供应商进行现场考察与评分,评分在80分以上(含80分)且无严重不合格项者,经考察组组长及成员签字后方可成为资格供应商
6.
1.11特殊情况(如外地供应商、客户指定供应商等)在样品确认后,由技术生产总监在样品确认书上批准,方可作为资格供应商
6.
1.12未通过现场考察或者未经技术生产总监签字批准的生产厂商不能成为资格供应商给我司供货
6.2供应商再评估
6.
2.1通过对供应商供货质量情况、交货准时情况、提交整改措施及其执行情况等进行及时地、持续地评估,促使供应商不断地进行持续改进,提升公司供应链的水平622供应商再评估使用扣分制,从供货质量情况、交货准时情况、提交整改措施及执行情况三个方面进行评估,每季度的基础满分均为100分,经三项评估后根据总得分情况分别给予如下处理:1)关于优秀供应商与战略合作伙伴供应商a.总得分低于90分者(不含90分),给予该供应商黄牌警告,并给予30天的整改期,供应商需在3日内提供明确的整改措施在整改期内假如当月得分低于96分(不含96分)者,,将该供应商等级下降一级b.总得分低于80分者(不含80分),给予该供应商红牌警告,并给予30天的整改期,供应商需在3日内提供明确的整改措施在整改期内假如当月得分低于95分(不含95分)者,将该供应商等级下降一级C.总得分低于75分者(不含75分),直接将该供应商等级下降一级d.外协中心总经理对给予黄牌、红牌警告的优秀供应商与战略合作伙伴供应商负责进行跟踪处理2)关于合格供应商a.总得分低于80分者(不含80分),给予该供应商黄牌警告,并给予30天的整改期,供应商需在3日内提供明确的整改措施在整改期内假如当月得分低于93分(不含93分)者,将该供应商等级下降一级b.总得分低于70分者(不含70分),给予该供应商红牌警告,并给予30天的整改期,供应商需在3日内提供明确的整改措施在整改期内假如当月得分低于92分(不含92分)者,将该供应商等级下降一级c.总得分低于65分者(不含65分),直接将该供应商等级下降一级d.外协部经理对给予黄牌、红牌警告的合格供应商负责进行跟踪处理3)关于资格供应商a.总得分低于70分者(不含70分),给予该供应商红牌警告,并给予30天的整改期,供应商需在3日内提供明确的整改措施在整改期内假如当月得分低于90分(不含90分)者,将该供应商等级下降一级b.总得分低于60分者(不含60分),直接取消资格供应商资格
1.
1.3供应商再评估周期如下,时间为评估周期的最后一个月末a.每月交货物料批次数大于12批者(含12批),以连续3个月时间来判定b.每月交货物料批次数小于12批而大于6批者(含6批),以连续6个月时间来判定c.每月交货物料批次数小于6批而大于3批者(含3批),以连续12个月时间来判定d.每月交货物料批次数小于3批者,以连续15个月时间来判定
1.
1.4关于供应商供货质量情况的评估对供应商供货质量情况的评估由质量卓著部负责,每月末将当月的统计结果并针对问题较多的供应商提交分析报告与改进要求一起交外协中心综合部具体扣分标准如下1)每批来料合格率达不到96%以上(含96%,下列同)者,扣4分2)同一物料因同一原因连续第二批合格率达不到96%以上者,扣8分,连续第三批合格率达不到96%以上者,扣12分,依此类推3)质量卓著部同意让步同意的物料按批合格处理
1.
1.5关于供应商准时交货情况的评估对供应商准时交货情况的评估由外协中心综合部负责,每月末将当月的结果统计出来并针对问题较多的供应提交分析报告与改进要求交外协中心总经理具体扣分标准如下1)每出现一批延迟到货的物料,扣1分2)订单完成部同意延期交货的物料,能够按订单完成部新同意的日期计算是否准时交货
1.
1.6关于提交整改措施及执行情况对供应商提交整改措施及执行情况的评估由质量卓著部负责,每月末将当月的统计结果交外协中心综合部具体扣分标准如下1)供应商未在规定时间内提交整改措施,每次扣1分2)整改措施不具体、不充分或者者不正确(以质量卓著部的判定结果为准,有异义时由质量卓著部经理来判定),扣.5分3)供应商不严格按照整改措施执行,一经发现扣5分
1.
1.7假如发现直接用我司图纸、模具或者者通过细微改动间接使用我司图纸、模具与我司委托开发、生产,产权属于我司的技术为任何第三方加工产品与零部件者,直接淘汰出供应商链且永远不能再选用
1.
1.8外协中心综合部每月3日前需将上月的供应商评估的评估情况、处理情况(包含红黄牌警告处理)及供应商的最终等级报外协中心总经理审批后,发给质量卓著部、订单完成部,并向相应的供应商进行通报
1.
1.9关于每个供应商的晋级,外协中心应根据供应商的等级采取以贺卡、传真、设宴等各类合适的形式向供应商表示祝贺并要求继续改进,以表示公司对每个供应商的进步给予关注与重视
6.3供应商品质保证
6.
3.1目的明确供应商对标准、技术要求与责任的认知,保证供货质量
6.
3.2质量卓著部需对供应商正确懂得物料的技术要求与检验标准负责,并保证双方达成共识假如供应商对检验标准不懂得或者有异议时,由质量卓著部负责与供应商进行沟通与交流(必要时可要求产品研制中心参加),确保供应商正确懂得并达成一致假如通过沟通与交流,技术要求与检验标准需修改者、检验标准由质量卓著部负责修改或者组织修改,图纸与技术要求由产品研制中心负责修改,并按程序文件规定受控下发至有关部门;
6.
3.3外协工程师应让供应商懂得、认同并签订“责任协议书”、“质量保证协议书”关于供应商违反“责任协议书”的要求或者未能达到“质量保证协议书”的要求者,外协工程师务必严格按照协议书的规定执行处罚或者退货,质量卓著部负责监督外协中心的执行;
6.
3.4外协中心综合部负责对所有发给供应商的图纸、技术要求、检验标准、来料检验报告、整改通知等务必要求供应商签字回传并存档
6.4外协任务书执行流程
6.
4.1目的外协任务书用于产品开发样品的采购,由产品研制中心总经理以上人员批准生效;
6.
4.2外协任务书由事业部文控转交至外协文控,由外协文控编号、登记下发时间、责任人后,分发至各责任工程师;
6.
4.3外协部责任工程师务必先认真阅读图纸并充分熟悉物料的标准与技术要求,必要时与设计人员进行充分沟通;
6.
4.4外协部责任工程师按照条规定选择供应商或者生产厂商进行报价,并按规定流程进行谈价后确定供应商或者生产厂商打样;
6.
4.5由外协部责任工程师将供应商的情况及报价单等资料交产品研制中心总经理,并通知供应商来司协商;
6.
4.6由产品研制中心总经理与工程师与供应商对产品图纸、技术要求、样品价格、样品进度、质量保证工艺等进行首轮协商与谈判;
6.
4.7外协部工程师与供应商进行第二轮价格谈判,并对样品的进度与品质保证工艺的落实负责;
6.
4.8外协任务书完成后,外协工程师通知有关产品研制中心工程师确认数量及品质,外协工程师填写好签收单,产品研制中心工程师在外协任务书的原件与签收单上签字并注明实领数量,产品研制中心总经理务必在签收单上签字以示审核;若为模具样,需填写样品确认通知书交产品研制中心工程师;
6.
4.9执行完毕的外协任务书由外协文控负责归档,并以周为单位将完成情况、样品批量价格进行统计报外协中心总经理,由外协中心总经理将统计的新项目物料价格,交相应的产品研制中心总经理,做为价格评审的最终根据;
6.
4.10需付款的外协任务书,由外协工程师填写付款通知书,附样品签收单经综合部审核后报财务付款;
6.
4.11外协工程师务必按规定的时间向供应商支付样品货款在产品研制中心确认样品之日起90天内(供应商付款周期为90天者,则从确认样品之日起到供应商付款周期之后15天之内)假如没有向供应商支付样品货款,按责任过失追究外协中心总经理、外协部经理与责任工程师的责任,情节严重者按公司奖惩条例进行处理,且该样品货款需经技术生产总监签字批准后方能交财务部通知付款;
6.
4.12外协工程师务必严格按照外协任务书中规定的数量、规格及技术要求等打样,假如打样数量需增加、规格及技术要求需改变等,务必经打样提出部门的负责人在外协任务书上更换处签名确认后方可实施,改变较多者需重新填写外协任务书并按程序进行审批假如外协工程师在供应商现场需对上述内容提出更换要求时,可先电话请示打样提出部门负责人批准后实施,但务必在1个工作日内将外协任务书交给该负责人进行书面更换并签名确认,否则将按责任过失予以处罚,造成严重后果者按公司奖惩条例进行处理
6.5价格谈判与审批
6.
5.1目的明确与规范物料采购价格核算、洽谈、审批的流程、要求与权限,降低物料采购成本
6.
5.2价格谈判流程价格谈判流程如下1)外协中心将供应商的报价资料全部交给打样或者者寻价的提出部门的负责人,由该部门负责与供应商(包含还未成为我司的供应商的生产厂商)进行第一轮的价格谈判特别强调所有报价的供应商都务必谈价2)第一轮价格谈判完成后,由该部门负责人进行审核,并以书面形式将第一轮谈价的过程、结果及有关资料转交外协中心工程师3)外协工程师与供应商进行第二轮价格谈判,并由外协中心负责将全部资料存档4)第二轮价格谈判完成后,外协工程师按价格审批流程与权限进行审批
6.
5.3报价及谈价要求外协中心提供给其它部门的报价单与最终谈定的报价单务必符合下列要求1)报价单务必清晰、完整,有报价日期与签名(或者盖章),任何人不得涂改2)报价单的总原则是务必有明细构成,以便其它部门谈价、核价,要求如下a.材料费务必分解到物料的重量(或者面积、体积等)、单价、损耗(或者废料重量、面积等),假如损耗(包含废料等)高于20%时,原则上不得使用该方法加工,而务必修改设计或者者改变加工方法、材料形式等,比如灯具的支架能够使用带材而不使用板材、使用热板而不能使用冷板等b.加工费务必分解到每一道加工工序,如车螺纹、平端面、钻孔、攻丝等c.喷涂(包含喷塑、喷油、喷漆等)须分解到面积、单价,如需保护处理时要单列出来d.包装运输须分解到包装纸箱的价格、每箱数量、纸箱回收次数等e.模具加工物料须分解到机床吨位(有投影面积)、每件所需工序时间等,不同意用高于物料实际所需机床吨位两个等级的机床加工,如物料际所需压铸机吨位为300吨时,不同意用500吨的压铸机压铸等(供应商应机床紧张自行调整者除外,费用由供应商承担)f.电路板、充电器、电子镇流器等电子器件物料务必分解到要紧元器件的规格、等级、数量、单价等及其它要紧材料、加工费用等3)务必按供应商访价要求,有多家报价4)成本评审时要紧物料的价格务必是通过两轮谈判,并通过外协部经理审核后的价格,外协部经理对该价格负责5)最终谈定的价格(包含供应商提出的涨价价格)务必是书面形式的、无任何涂改的、且有供应商签名(或者盖章)及我司经办人员与外协部经理、外协中心总经理的签名6)关于最终价格审批时,如发现有明显存在没有通过明细分解而使价格不合理且没有任何说明理由者,将追究外协中心有关责任人的责任过失,情节严重者按公司奖惩条例处理7)订单完成部每月至少对当月审批的物料价格及老物料价格进行一次抽查,发现价格有问题者向外协中心总经理发出整改通知并监控其完成,如发现存在违反流程规定要给予责任过失处罚,情节严重者向公司提出处理建议价格审批流程与权限价格审批流程如下1)两轮价格谈判完成或者者通过成本评审后,由外协工程师填写价格审批表,附第一轮、第二轮报价与谈价资料,报外协中心总经理批准后交综合部审批表同样需全面记录价格明细、市场行情、多家对比等情况2)审批表一式三联,第三联报订单完成部录入系统建立物料档案,作为合同审核的根据;第一联原件附首次合同付款根据,流转后存财务;第二联综合部存档3)模具审批表外协工程师自存,填写模具合同时附合同再交综合部价格审批权限如下1)外协中心总经理负责正常情况下所有物料价格的批准2)涨价物料价格审批表需外协工程师附调查报告,交外协中心总经理审批,报技术生产事业部总经理批准后执行3)样品灯具采购总价在10万元下列(不含10万元)由技术生产事业部总经理批准,10万元以上由技术质量委员会主任委员批准价格审批时限如下1)关于新产品的物料,在成本评审通过之日起7个工作日内务必完成所有物料的价格审批,对事先不能准确明白重量、面积等的物料,在样品确认后3个工作日内务必完成价格审批2)关于设计更换的物料,务必在产品研制中心的设计/工艺更换通知下发后2个工作日内务必完成其价格审批3)关于其它形式的采购物料,在样品得到确认起3个工作日内务必完成价格审批涨价处理规定1)因原材料行情市场价格大幅度上涨,供应商以书面形式提出涨价者处理原则如下a.风险共担原则,即我司与供应商共同承担涨价b.材料是否能够更换的原则c.已经签订合同的物料价格不涨价,应按原价格执行完合同。