文本内容:
内部电话处理程序Subject:Ref:主题内部电话处理参考号XX-TEL-005Preoared by:Front OfficeManager批准Date:Aug31,2017前厅部经理日期2017-031批准总Date:Approved by:General Manager日期经理目的OBJECTIVE标准化行政人员的电话过滤程序,减少不必要的电话滋扰,以提高工作效率流程PROCEDURES上班期间
1.需直接转入秘书的分机,经秘书再进行转接如秘书电话占线或没人听,则需直接转接入办公室并做“预先通知电话服务”(首先应询问来电者的姓名及公司,然后通知行政人员是否接听来电者的电话,经同意后方可接转进来;如行政人员不想接听该电话,则可同来电者说办公室电话没人听)如办公室电话和秘书电话都没人接听,则需问来电者是否需要留言下班后的电话
2.首先应把电话转入办公室,看是否有人接听如有人接听,贝做“预先通知电话服U务”如无人接听,应提出其它帮助,如先记下对方的姓名、公司名、电话号码和重要消息,然后再拨行政人员的手机或寻呼机与之联络,将留言转达备注一般情况下,不可将行政人员的联络电话直接告知来电者如是公关销售部人员电话,一般可直接提供予以客人。